Wir stellen vor: Der Alumio Route Builder
Integrationen zentral über eine visuelle Oberfläche steuern
Die Lieferantenrechnungen, die jeweils erfolgte Genehmigung und die darauf folgende Zahlung gelangen über BILL in Odoo, sodass das Hauptbuch anzeigt, was tatsächlich bezahlt wurde und nicht nur, was jemand autorisiert hat.
Eine genehmigte Rechnung ist noch keine bezahlte Rechnung, und genau hier liegt das Problem. BILL erfasst die Genehmigung und gibt die Zahlung frei, während Odoo die Verbindlichkeit trägt. So kann eine Rechnung beglichen werden, ohne dass die Buchhaltung davon Kenntnis erhält, oder lange Zeit als offen gelten, obwohl das Geld bereits abgebucht wurde. Jemand bemerkt es, wenn ein Lieferant wegen einer bereits verbuchten Zahlung anruft oder – noch schlimmer – wenn eine zweite Zahlung erfolgt. Die Verknüpfung von Odoo und BILL schließt diese Lücke: Genehmigung, Zahlung und Referenz werden gemeinsam übertragen, und die Buchhaltung spiegelt den tatsächlichen Geldbetrag wider, nicht die Absicht.
DATEN, DIE ZWISCHEN IHNEN FLIESSEN
Lieferantenrechnungen
Genehmigungsstatus
Zahlungsbelege
Lieferantenkonten
Bankreferenzen
Buchungssätze
Alumio verbindet sich über seine verfügbare API mit BILL, wie es bei jedem erreichbaren System der Fall wäre, sodass Genehmigungen und Zahlungsdatensätze Odoo erreichen, ohne dass am Monatsende jemand zwei Listen abgleichen muss.
Eine in BILL als bezahlt markierte Rechnung schließt die Verbindlichkeit in Odoo mit der zugehörigen Zahlungsreferenz ab, sodass ein Lieferant, der Geld einfordert, die Antwort aus dem Hauptbuch erhält und nicht aus dem Posteingang.
Da der Genehmigungsstatus mit der Rechnung übertragen wird, kann die Prüfungsfrage, wer eine Zahlung autorisiert hat, von einer einzigen Stelle aus beantwortet werden, anstatt durch das Erstellen eines Screenshotes eines zweiten Systems.
Zahlungen werden dem jeweiligen Lieferantenkonto zugeordnet, sodass eine doppelte Auszahlung mit einem bestehenden Konto kollidiert und nicht als neue, unabhängige Rechnung erfasst wird.
Wenn BILL eine Genehmigung erfasst, schreibt Alumio die Rechnung und ihren Status in Odoo, sodass die Verbindlichkeit im Hauptbuch mit der zugehörigen Genehmigung vorhanden ist und nicht erst dann in den Konten erscheint, wenn das Geld bereits abgeflossen ist.
Eine in BILL freigegebene Zahlung erreicht Odoo mit ihrer Referenz und ihrem Datum, schließt die Rechnung ab und hinterlässt eine Spur, sodass niemand entscheiden muss, ob ein offener Eintrag tatsächlich unbezahlt ist oder einfach nie erfasst wurde.
Da Odoo die Rechnung und ihren Zahlungsstatus bereits speichert, kann eine zweite Freigabe für dieselbe Lieferantenrechnung anhand eines bestehenden Datensatzes erkannt werden, anstatt erst Wochen später von jemand anderem auf dem Kontoauszug entdeckt zu werden.
Alumio fungiert als zentrales Integrations-Backbone zwischen Vertriebskanälen und Fulfillment-Systemen. Bestellungen werden weitergeleitet, transformiert und validiert, während Status-Updates an jeden Kanal zurückgemeldet werden.
Authentifizieren Sie Ihre Systeme mit den vorgefertigten Connectoren von Alumio. Wählen Sie aus über 200 Connector-Paketen im Marketplace oder erstellen Sie unbegrenzt viele individuelle Integrationen.
Definieren Sie in einer visuellen Oberfläche, wie Datenfelder zwischen Systemen zugeordnet werden. Passen Sie Formate an, reichern Sie Datensätze an und wenden Sie Geschäftslogik an – ganz ohne eigenen Programmcode.
Konfigurieren Sie Abläufe so, dass sie in Echtzeit bei bestimmten Ereignissen, nach einem Zeitplan oder beidem ausgeführt werden. Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und überlassen Sie Alumio den Datentransfer und die Transformation zwischen Ihren Systemen.
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Sobald Ihre erste Integration live ist, können Sie Ihr ERP, PIM, WMS oder CRM einfach an denselben Hub anschließen. Bestehende Abläufe laufen nahtlos weiter. Kein Neuerstellen von Grund auf.
Die Genehmigung hängt von den Bankdaten des Lieferanten ab, die niemand überprüft. Dort werden die nächsten Verbindungen hergestellt. Ein Service zur Lieferantenregistrierung und -verifizierung ist daher üblich, denn eine Genehmigung in BILL bestätigt lediglich die Legitimität einer Rechnung, sagt aber nichts darüber aus, ob das Konto, auf das die Zahlung erfolgt, noch dem Lieferanten gehört. Alumio verwaltet beide Verbindungen, sodass die verifizierten Daten demselben Lieferanten zugeordnet sind, an den Odoo zahlt.
Der Genehmigungsstatus wird zuerst gelesen, da er darüber entscheidet, ob überhaupt Einträge im Hauptbuch vorhanden sein sollen. Alumio liest Rechnungen und deren Status aus dem Rechnungsverzeichnis und erstellt oder aktualisiert den entsprechenden Odoo-Eintrag. Anschließend wird die Zahlung mit ihrer Referenz gebucht, sobald diese freigegeben ist. Rechnungen, die sich noch in der Genehmigungsphase befinden, sind sichtbar, ohne gebucht zu sein, sodass das Hauptbuch nicht mit Verbindlichkeiten gefüllt wird, denen niemand zugestimmt hat.
Nein, und die Genehmigungsregel sollte niemand programmieren. Welcher Rechnungsstatus einen Odoo-Eintrag erstellt, welcher ihn schließt und was mit einer nach der Buchung abgelehnten Rechnung geschieht, sind Einstellungen in Alumio, die von der für den Finanzprozess zuständigen Person verwaltet werden. Falls ein Unternehmen eine ungewöhnliche Zweitautorisierung durchführt, steht für diesen Schritt weiterhin benutzerdefinierte Logik über den Code Transformer zur Verfügung.
Der entscheidende Punkt ist der Zahlungsbeleg, nicht die Genehmigung, und dass beides separat eintrifft. BILL kann eine genehmigte Rechnung tagelang zurückhalten, bevor sie freigegeben wird. Daher erzeugt eine Genehmigung in Odoo eine Verbindlichkeit, während die Zahlungsreferenz diese begleicht. Indem man das Zahlungsereignis anstelle der Genehmigung als Auslöser für die Abrechnung konfiguriert, stellt man sicher, dass das Odoo-Hauptbuch tatsächlich geflossene Gelder abbildet.
Das System soll verhindern, dass eine Zahlung doppelt freigegeben wird – ein Fehler, der intern unbemerkt bleibt. Der Zahlungsversuch wird in der Rechnung protokolliert, eine Benachrichtigung mit Angabe des Grundes (häufig ein abgeschlossener Zeitraum oder ein nicht übereinstimmender Lieferant) wird sofort ausgelöst, und gegebenenfalls werden Wiederholungsversuche durchgeführt. Die Rechnung bleibt in der Liste der offenen Fälle, sodass außerhalb von Odoo keine Transaktion abgeschlossen wird.
Sprechen Sie mit einem Alumio-Integrationsspezialisten. Wir entwerfen die passende Architektur für Ihre Systeme und die richtige Skalierung, damit Ihre Betriebsabläufe bei jeder Veränderung zuverlässig bleiben.
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