Wir stellen vor: Der Alumio Route Builder
Integrationen zentral über eine visuelle Oberfläche steuern
Die Rechnung, die eingeht, weil jemand etwas bei Shopify gekauft hat, ist diejenige, die BILL bezahlen muss. Durch die Verknüpfung der beiden kann ein Genehmiger die zugrunde liegende Bestellung einsehen, bevor das Geld fließt.
Bei einem Onlineshop geht man üblicherweise davon aus, dass das Geld zunächst eingeht und die Ausgaben später, beispielsweise als Lieferantenrechnung für die verkaufte Ware oder die per Dropshipping direkt an den Käufer versendete Ware, separat eingehen. Da diese beiden Vorgänge nicht miteinander verknüpft sind, wird die Rechnung isoliert geprüft, ohne dass die zugrundeliegende Bestellung ersichtlich ist. Die Verknüpfung von Shopify und BILL stellt die Bestellung der zugehörigen Rechnung gegenüber, sodass der Genehmigende vor der Zahlungsentscheidung die gekauften Artikel einsehen kann. Dadurch behandelt die Finanzabteilung die beiden Teile einer Transaktion nicht mehr als voneinander unabhängige Ereignisse.
DATEN, DIE ZWISCHEN IHNEN FLIESSEN
Bestellungen
Bestellpositionen
Lieferanten
Lieferantenrechnungen
Genehmigungsstatus
Zahlungsstatus
Die Shopify-Bestellung, die zu einer Lieferantenrechnung geführt hat, ist daneben sichtbar, sodass die Person, die die Zahlung genehmigt, ihre Entscheidung auf Grundlage des vorliegenden Verkaufs und nicht nur der Rechnung trifft.
Wenn ein Lieferant direkt liefert, kann die Rechnung mit den darauf enthaltenen Bestellungen abgeglichen werden. Daher stellt sich die Frage nach einer Gebühr für etwas, das nie verkauft wurde.
Der Lieferant, von dem ein Shopify-Produkt stammt, und der Lieferant, an den die Zahlung geleistet wird, werden einmalig vereinbart, sodass Zahlungen nicht zweimal an dasselbe Unternehmen unter zwei leicht unterschiedlichen Namen erfolgen.
Es erfolgt keine Zahlung, nur weil ein Datensatz eingegangen ist. Die Genehmigungsregeln in BILL sind weiterhin maßgebend, und die Verknüpfung fügt lediglich die Details hinzu, die diese Regeln zuvor nicht berücksichtigten.
Wenn eine Lieferantenrechnung erstellt wird, sind die zugehörigen Shopify-Bestellungen bereits zugeordnet, sodass der Genehmiger die Lieferantenbelastung anhand der tatsächlich verkauften Artikel überprüft und nicht anhand einer Erinnerung daran, wie die Woche aussah.
Wenn ein Dropshipping-Lieferant eine Position in Rechnung stellt, die niemand verkauft hat, fällt das Fehlen sofort auf, weil die Shopify-Bestellung, auf die sie sich beziehen sollte, nicht existiert. Daher erfolgt die Abfrage vor der Zahlung und nicht erst bei der nächsten Abstimmung.
Wenn dasselbe Lieferantendokument zweimal die Finanzabteilung erreicht, wird zuerst die bereits erstellte Verbindlichkeit gefunden, sodass keine zweite im BILL erstellt wird und der Lieferant nicht zweimal für eine Lieferung bezahlt wird, die nur einmal stattgefunden hat.
Alumio fungiert als zentrales Integrations-Backbone zwischen Vertriebskanälen und Fulfillment-Systemen. Bestellungen werden weitergeleitet, transformiert und validiert, während Status-Updates an jeden Kanal zurückgemeldet werden.
Authentifizieren Sie Ihre Systeme mit den vorgefertigten Connectoren von Alumio. Wählen Sie aus über 200 Connector-Paketen im Marketplace oder erstellen Sie unbegrenzt viele individuelle Integrationen.
Definieren Sie in einer visuellen Oberfläche, wie Datenfelder zwischen Systemen zugeordnet werden. Passen Sie Formate an, reichern Sie Datensätze an und wenden Sie Geschäftslogik an – ganz ohne eigenen Programmcode.
Konfigurieren Sie Abläufe so, dass sie in Echtzeit bei bestimmten Ereignissen, nach einem Zeitplan oder beidem ausgeführt werden. Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und überlassen Sie Alumio den Datentransfer und die Transformation zwischen Ihren Systemen.
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Sobald Ihre erste Integration live ist, können Sie Ihr ERP, PIM, WMS oder CRM einfach an denselben Hub anschließen. Bestehende Abläufe laufen nahtlos weiter. Kein Neuerstellen von Grund auf.
Eine Spesenabrechnungs-App ist ein gängiges Mittel und gehört aus demselben Grund hierher. Das Team fotografiert einen Beleg, jemand kodiert ihn später, und niemand kann nachvollziehen, ob er zu einer Bestellung gehört oder nicht. Alumio stellt diese Verbindung her, sodass eine Kostenrechnung den Grund für ihren Ursprung im Unternehmen erfasst und nicht nur die Rechnung des Lieferanten.
Ja, und der entscheidende Unterschied liegt in der Unterscheidung zwischen einer Verbindlichkeit und einem Buchungssatz. Manche Unternehmen möchten, dass aus der Bestellung eine Verbindlichkeit entsteht, andere möchten nur die Kosten erfassen. Alumio kann beides gemäß Ihrem Zeitplan realisieren, wobei die Bestellreferenz in beide Richtungen übertragen wird, sodass beide Vorgänge zusammen gelesen werden können. Es kann genau das erstellt werden, was die Rechnung (BILL) dafür bereitstellt.
Nein. Die neue Vorgehensweise ersetzt die bisherige Praxis, Rechnungen an einen Buchhalter weiterzuleiten, der sie erfasst und die E-Mail ablegt. Geändert hat sich lediglich der Ort der Bearbeitung; unverändert bleibt, wer die Rechnung genehmigt, da die Genehmigungsregeln unverändert bleiben. Sollte ein Lieferant eine Rechnung in einem Format ausstellen, das die Regeln nicht verarbeiten können, übernimmt der Code Transformer diese Konvertierung.
Nicht beim Bezahlvorgang – und genau das ist wichtig zu betonen. Ein Shopify-Verkauf begründet eine Verpflichtung gegenüber dem Lieferanten erst, wenn dieser die Ware versendet oder die Rechnung stellt. Bei Dropshipping-Artikeln kann dies erst Tage später geschehen. Die Verknüpfung erfasst die Bestellung zum Zeitpunkt ihres Eingangs und verbindet sie mit dem Lieferantendokument, sobald dieses eintrifft. So sind beide Dokumente miteinander verknüpft, ohne dass eines auf das andere warten muss.
Der kostspielige Fehler entsteht, wenn aus einem Lieferantendokument zwei Verbindlichkeiten werden, weil das zweite Dokument bezahlt wird. Alumio speichert die Lieferantendokumentreferenz und ordnet sie dem erstellten Dokument zu, sodass ein erneuter Wareneingang der bereits vorhandenen Verbindlichkeit zugeordnet wird. Jede Überweisung wird live überwacht und mit den übertragenen Daten protokolliert. Bei einer Ablehnung wird eine Benachrichtigung mit Angabe des Dokuments und des Grundes ausgelöst. Falls konfiguriert, werden Wiederholungsversuche durchgeführt, und es geht nichts unbemerkt verloren.
Sprechen Sie mit einem Alumio-Integrationsspezialisten. Wir entwerfen die passende Architektur für Ihre Systeme und die richtige Skalierung, damit Ihre Betriebsabläufe bei jeder Veränderung zuverlässig bleiben.
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