Maak kennis met de Alumio Route Builder
Verbind, orkestreer en beheer nu integraties op grote schaal vanuit één visuele interface
De factuur die binnenkomt omdat iemand iets op Shopify heeft gekocht, is de factuur die BILL moet betalen. Door de twee te koppelen, kan een goedkeurder de bijbehorende bestelling inzien voordat het geld wordt overgemaakt.
Een webshop wordt meestal gezien als een bron van inkomsten, terwijl de uitgaven later apart binnenkomen, bijvoorbeeld in de vorm van een leveranciersfactuur voor de verkochte artikelen of een pakket dat rechtstreeks naar de koper is verzonden. Er is geen verband tussen deze twee, waardoor de factuur op zichzelf wordt goedgekeurd zonder dat er een duidelijke link is naar de onderliggende bestelling. Door Shopify en BILL te koppelen, wordt de bestelling naast de factuur geplaatst. Zo kan een goedkeurder zien wat er is gekocht voordat er een betalingsbeslissing wordt genomen. De financiële afdeling behandelt de twee onderdelen van één transactie niet langer als losstaande gebeurtenissen.
DATA DIE TUSSEN SYSTEMEN STROOMT
Bestellingen
Bestelregels
Leveranciers
Facturen van leveranciers
Goedkeuringsstatus
Betalingsstatus
De Shopify-bestelling die de leveranciersfactuur heeft gegenereerd, is ernaast zichtbaar, zodat de persoon die de betaling goedkeurt, zijn of haar beslissing baseert op de verkoop in het zicht in plaats van alleen op de factuur.
Wanneer een leverancier rechtstreeks verzendt, kan de factuur worden vergeleken met de bestellingen die erop betrekking hebben. Een factuur voor iets dat nooit is verkocht, is dan een vraag die iemand op dat moment stelt.
De leverancier waar een Shopify-product vandaan komt en de leverancier die betaald wordt, worden eenmalig vastgelegd. Er worden dus geen dubbele betalingen gedaan aan hetzelfde bedrijf onder twee enigszins verschillende namen.
Er wordt niets betaald omdat er een document is binnengekomen. De goedkeuringsregels in BILL blijven doorslaggevend, en wat de koppeling toevoegt, is de orderdetails die voorheen door die regels werden bepaald.
Wanneer een leveranciersfactuur wordt aangemaakt, zijn de bijbehorende Shopify-orders al gekoppeld. Een goedkeurder controleert de factuur van de leverancier dus aan de hand van de daadwerkelijk verkochte artikelen, in plaats van aan de hand van een herinnering aan de weekomzet.
Wanneer een dropshipping-leverancier een artikel factureert dat niemand heeft verkocht, is de afwezigheid direct zichtbaar omdat de Shopify-order waarnaar de factuur zou moeten verwijzen niet bestaat. De controle vindt dus plaats vóór de betaling in plaats van bij de volgende afstemming.
Wanneer hetzelfde leveranciersdocument tweemaal bij de financiële afdeling terechtkomt, wordt eerst de reeds aangemaakte te betalen post gevonden. Hierdoor wordt er geen tweede factuur opgesteld en wordt de leverancier niet tweemaal betaald voor een levering die slechts één keer heeft plaatsgevonden.
Alumio fungeert als een beheerde integratie-backbone tussen verkoopkanalen en fulfillment-systemen. Orders worden gerouteerd, getransformeerd en gevalideerd, terwijl statusupdates naar elk kanaal worden teruggestuurd.
Authenticeer je systemen met de kant-en-klare connectors van Alumio. Kies uit meer dan 200 connector-pakketten in de marketplace, plus onbeperkte aangepaste integraties.
Bepaal in een visuele interface hoe datavelden tussen systemen worden gekoppeld. Pas formaten aan, verrijk records en pas bedrijfslogica toe, zonder dat er maatwerkcode nodig is.
Configureer flows zodat ze in real-time, op basis van events, volgens een schema of beide worden uitgevoerd. Verminder handmatige gegevensinvoer en laat Alumio de verplaatsing en transformatie tussen systemen afhandelen.
.svg){kind=icon}
Zodra je eerste integratie live is, kun je je ERP, PIM, WMS of CRM eenvoudig op dezelfde hub aansluiten. Bestaande flows blijven gewoon draaien. Je hoeft niets opnieuw op te bouwen.
Een app voor het vastleggen van onkosten is de derde meest voorkomende, en die hoort hier om dezelfde reden thuis. Het team fotografeert een bonnetje, iemand codeert het later, en niemand kan zien of het bij een bestelling hoort of niet. Alumio houdt die koppeling vast, zodat een kostenpost de oorzaak ervan weergeeft, vanaf het moment dat deze het bedrijf binnenkwam, in plaats van alleen de factuur van de leverancier.
Ja, en het nuttige onderscheid zit hem in het verschil tussen een te betalen bedrag en een journaalpost. Sommige bedrijven willen dat de order een te betalen bedrag genereert, andere willen alleen de kosten registreren. Alumio kan beide doen op basis van het door u ingestelde schema, waarbij de orderreferentie in beide richtingen wordt doorgegeven, zodat de twee samen kunnen worden gelezen. Wat er kan worden aangemaakt, is alles wat BILL daarvoor beschikbaar stelt.
Nee. De gewoonte die hiermee wordt vervangen, is dat de factuur wordt doorgestuurd naar een boekhouder die deze invoert en de e-mail archiveert. Wat verandert, is waar het werk plaatsvindt; wat niet verandert, is wie het goedkeurt, omdat de goedkeuringsregels ongewijzigd blijven. Wanneer een leverancier factureert in een vorm die niet door de regels kan worden gelezen, zorgt de Code Transformer voor die ene conversie.
Niet bij het afrekenen, en dat is belangrijk om duidelijk te maken. Een Shopify-verkoop schept pas een verplichting jegens een leverancier wanneer die leverancier de goederen verzendt of factureert, en bij dropshipping kan dat dagen later zijn. De koppeling registreert de bestelling op het moment dat deze plaatsvindt en koppelt deze aan het document van de leverancier zodra dat binnenkomt, zodat de twee aan elkaar gerelateerd zijn zonder dat de één op de ander hoeft te wachten.
Een kostbare fout is dat één leveranciersdocument twee te betalen facturen oplevert, omdat de tweede factuur wordt betaald. Alumio registreert de referentie van het leveranciersdocument bij de aanmaak ervan, zodat een herhaalde ontvangst wordt gekoppeld aan de reeds aanwezige te betalen factuur. Elke overdracht wordt live gemonitord en vastgelegd met de inhoud ervan. Bij een weigering wordt een melding gegenereerd met de naam van het document en de reden. Indien geconfigureerd, worden herhaalpogingen uitgevoerd en gaat er niets ongemerkt verloren.
Spreek met een Alumio-integratiespecialist. Wij brengen de juiste architectuur voor jouw systemen in kaart, op de juiste schaal, zodat je bedrijfsactiviteiten bij elke verandering betrouwbaar blijven.
.svg)
