Maak kennis met de Alumio Route Builder
Verbind, orkestreer en beheer nu integraties op grote schaal vanuit één visuele interface
Leveranciersfacturen die nog goedgekeurd moeten worden, worden tussen SAP en BILL verplaatst, zodat de goedkeuring plaatsvindt op de plek waar de goedkeurders al werken en de boekhoudkundige boeking op de juiste plek terechtkomt, zonder dat deze opnieuw hoeft te worden ingevoerd.
BILL is een workflow voor goedkeuring en betaling, geen grootboek, en SAP is een grootboek dat nooit bedoeld was om vier mensen achter een handtekening aan te moeten sturen. Wanneer een factuur in het ene systeem wordt goedgekeurd en in het andere wordt geboekt door iemand die de factuur overtypt, blijven de twee systemen van mening verschillen zolang dat duurt. Erger nog, een goedkeuring kan worden voltooid zonder dat de factuur ooit in het grootboek terechtkomt, waardoor een betaling wordt gedaan ten koste van een schuld die SAP niet heeft. Niemand merkt het totdat een leveranciersafschrift een afwijkend resultaat geeft. De SAP-BILL-integratie zorgt ervoor dat de goedkeuring een gebeurtenis is waar SAP van op de hoogte is, en dat is het onderdeel dat betrouwbaar moet zijn.
DATA DIE TUSSEN SYSTEMEN STROOMT
Leveranciersgegevens
Factuurheaders
Factuurregels
Goedkeuringsstatus
Betalingsstatus
Grootboekcodes
Alumio maakt via de beschikbare API verbinding met BILL, net zoals met elk ander bereikbaar systeem. Hierdoor worden de goedkeuringsworkflow en het grootboek via configuratie aan elkaar gekoppeld in plaats van door hertyping.
Een voltooide goedkeuring in BILL is wat de SAP-boeking activeert, waardoor het grootboek op de hoogte wordt gebracht van een verplichting op het moment dat deze werd overeengekomen, in plaats van pas bij de volgende export.
Goedkeuringen die geen boekhoudkundige boeking hebben opgeleverd, worden gemarkeerd in plaats van als vanzelfsprekend beschouwd. Zo kan een betaling niet ongemerkt volgen op een goedkeuring waarvan het grootboek nooit op de hoogte is gesteld.
De grootboekrekeningen die aan een factuur worden gekoppeld, worden op één plek geconfigureerd, waardoor het coderen niet langer een gewoonte is die elke goedkeurder op een iets andere manier toepast op hetzelfde type leverancier.
Een factuur wordt in BILL goedgekeurd. Alumio maakt de SAP-boeking aan met de leverancier, regelnummers en codering, en schrijft de referentie terug, zodat beide systemen naar dezelfde verplichting verwijzen in plaats van naar twee verschillende versies ervan.
Een in SAP aangemaakte leverancier bereikt de factuurstatus, waardoor een factuur wordt goedgekeurd voor dezelfde leverancier die uiteindelijk betaald zal worden, in plaats van een iets andere spelling die iemand heeft toegevoegd terwijl de factuur in de goedkeuringswachtrij stond.
Een betaling via BILL werkt de bijbehorende SAP-boeking bij, waardoor het grootboek weergeeft wat er daadwerkelijk is betaald zonder dat iemand aan het einde van elke maand handmatig twee aparte betalingslijsten hoeft te vergelijken.
Alumio fungeert als een beheerde integratie-backbone tussen verkoopkanalen en fulfillment-systemen. Orders worden gerouteerd, getransformeerd en gevalideerd, terwijl statusupdates naar elk kanaal worden teruggestuurd.
Authenticeer je systemen met de kant-en-klare connectors van Alumio. Kies uit meer dan 200 connector-pakketten in de marketplace, plus onbeperkte aangepaste integraties.
Bepaal in een visuele interface hoe datavelden tussen systemen worden gekoppeld. Pas formaten aan, verrijk records en pas bedrijfslogica toe, zonder dat er maatwerkcode nodig is.
Configureer flows zodat ze in real-time, op basis van events, volgens een schema of beide worden uitgevoerd. Verminder handmatige gegevensinvoer en laat Alumio de verplaatsing en transformatie tussen systemen afhandelen.
.svg){kind=icon}
Zodra je eerste integratie live is, kun je je ERP, PIM, WMS of CRM eenvoudig op dezelfde hub aansluiten. Bestaande flows blijven gewoon draaien. Je hoeft niets opnieuw op te bouwen.
Een inkoopsysteem is een gebruikelijke aanvulling, omdat een factuur die niet aan een inkooporder kan worden gekoppeld, de goedkeuring vertraagt en dubbele betalingen veroorzaakt. Alumio beheert deze koppelingen centraal en hergebruikt de reeds geconfigureerde leveranciersmapping, waardoor een order, een goedkeuring en een boeking betrekking hebben op één verplichting in plaats van drie.
Ja, en het is de goedkeuringsgebeurtenis die wordt geconfigureerd in plaats van een planning. Alumio handelt wanneer een factuur de door u opgegeven goedkeuringsstatus bereikt. Hierbij wordt de SAP-boeking aangemaakt met de bijbehorende codering en wordt de referentie teruggestuurd, zodat er niets wordt geboekt zolang er nog over een factuur wordt gediscussieerd. De betalingsstatus wordt teruggezet zodra BILL deze registreert.
Nee, dit wordt geconfigureerd in plaats van gecodeerd. Goedkeuringsstatussen, leveranciersgegevens en de grootboekrekeningen waarop een factuur wordt geboekt, worden eenmalig in Alumio vastgelegd en daar beheerd. Dit vervangt het handmatig invoeren van gegevens dat normaal gesproken bij deze overdracht plaatsvindt. Wanneer een coderingsregel afhankelijk is van iets dat geen van beide systemen direct bevat, neemt de Code Transformer die logica over in het proces.
In BILL, en geboekt in SAP, omdat dat is waarvoor ze ontworpen zijn. Een goedkeuring vereist herinneringen, delegatie en een wachtrij die iemand telefonisch kan afhandelen, wat een workflowprobleem is. Een boeking vereist een periode, een leverancier en een codering, wat een grootboekprobleem is. De integratie zorgt ervoor dat het eerste altijd het tweede oplevert.
Een goedgekeurde factuur die SAP nooit bereikt, is een mislukking met financiële gevolgen, omdat een betaling kan volgen op een goedkeuring waar het grootboek niets van afweet. Alumio monitort elke overdracht live en registreert de factuur die geboekt zou moeten worden. Als SAP een invoer weigert, wordt er direct een melding gegeven met de reden, vaak een leverancier of grootboekcode die niet kon worden gekoppeld. Indien geconfigureerd, worden herhaalpogingen automatisch uitgevoerd, zodat geen enkele goedgekeurde verplichting ongemerkt buiten het grootboek blijft staan.
Spreek met een Alumio-integratiespecialist. Wij brengen de juiste architectuur voor jouw systemen in kaart, op de juiste schaal, zodat je bedrijfsactiviteiten bij elke verandering betrouwbaar blijven.
.svg)
