Presentamos el Alumio Route Builder
Ahora conecte, organice y gobierne las integraciones a escala desde una interfaz visual
Las facturas de proveedores pendientes de aprobación se transfieren entre SAP y BILL, de modo que la aprobación se realiza donde los aprobadores ya trabajan y el asiento contable se registra donde corresponde, sin necesidad de volver a escribirlo.
BILL es un flujo de trabajo de aprobación y pago, no un libro mayor, y SAP es un libro mayor que nunca se diseñó para tener que buscar la firma de cuatro personas. Si se mantienen separados, una factura se aprueba en un sistema y se registra en el otro mediante la transcripción manual, y ambos sistemas discrepan durante el tiempo que sea necesario. Peor aún, una aprobación puede completarse y nunca llegar al libro mayor, por lo que se realiza un pago contra una obligación que SAP no registra. Nadie se da cuenta hasta que un estado de cuenta del proveedor muestra una discrepancia. La integración de SAP con BILL convierte la aprobación en un evento del que SAP tiene conocimiento, y es precisamente esta la parte que debe ser fiable.
DATOS QUE FLUYEN ENTRE ELLOS
Registros de proveedores
Encabezados de factura
Líneas de factura
Estado de aprobación
Estado de pago
Códigos GL
Alumio se conecta a BILL a través de su API disponible, como lo haría con cualquier sistema accesible, por lo que el flujo de trabajo de aprobación y el libro mayor se unen mediante configuración en lugar de volver a escribir los datos.
La aprobación completada en BILL es lo que activa el registro en SAP, por lo que el libro mayor se entera de un pasivo en el momento en que se acordó, en lugar de cuando se ejecuta la siguiente exportación.
Las aprobaciones que no generan ningún asiento contable se marcan en lugar de darse por sentadas, por lo que no se puede realizar un pago discretamente tras una aprobación de la que nunca se ha informado al libro mayor.
Los códigos contables a los que se asigna una factura se configuran en un solo lugar, por lo que la codificación deja de ser una costumbre que cada aprobador aplica de forma ligeramente diferente al mismo tipo de proveedor.
Una factura finaliza su aprobación en BILL. Alumio crea la entrada en SAP con su proveedor, líneas y codificación resueltas, y vuelve a escribir la referencia, de modo que ambos sistemas apuntan a la misma obligación en lugar de a dos versiones de la misma.
Un proveedor creado en SAP llega a BILL, por lo que se aprueba una factura contra el mismo proveedor al que el libro mayor pagará, en lugar de una versión ligeramente diferente que alguien agregó mientras la factura estaba en la cola de aprobación.
Un pago realizado a través de BILL actualiza el asiento de SAP que liquida, de modo que el libro mayor refleja lo que realmente se ha pagado sin que nadie tenga que conciliar manualmente dos listas de pagos separadas al final de cada mes.
Alumio se sitúa entre los canales de venta y los sistemas de cumplimiento como una columna vertebral de integración gobernada. Los pedidos se enrutan, transforman y validan, mientras que las actualizaciones de estado regresan a cada canal.
Autentique sus sistemas utilizando los conectores preconfigurados de Alumio. Elija entre más de 200 paquetes de conectores en el marketplace, además de integraciones personalizadas ilimitadas.
Defina cómo se asignan los campos de datos entre sistemas en una interfaz visual. Ajuste formatos, enriquezca registros y aplique lógica de negocio, sin necesidad de código personalizado.
Configure los flujos para que se ejecuten en tiempo real según eventos, según un horario o ambos. Reduzca la entrada manual de datos y deje que Alumio gestione el movimiento y la transformación entre sistemas.
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Una vez que su primera integración esté activa, añadir su ERP, PIM, WMS o CRM se conecta al mismo centro. Los flujos existentes siguen funcionando. Sin necesidad de reconstruir desde cero.
Un sistema de compras suele ser un complemento habitual, ya que una factura que no se puede vincular a una orden de compra ralentiza la aprobación y da lugar a pagos duplicados. Alumio centraliza estas conexiones y reutiliza la asignación de proveedores ya configurada, de modo que una orden, una aprobación y un registro se refieren a un único compromiso en lugar de tres.
Sí, y lo que se configura es el evento de aprobación, no un cronograma. Alumio actúa cuando una factura alcanza el estado de aprobación que usted especifique, creando la entrada en SAP con su codificación resuelta y devolviendo la referencia, de modo que no se registra nada mientras la factura aún está en discusión. El estado del pago se actualiza una vez que BILL lo registra.
No, esto se configura, no se codifica. Los estados de aprobación, los registros de proveedores y los códigos GL en los que se contabiliza una factura se asignan una sola vez en Alumio y se mantienen allí, lo que reemplaza la reintroducción manual de datos que suele implicar esta transferencia. Cuando una regla de codificación depende de información que ninguno de los sistemas almacena directamente, el Transformador de Códigos incorpora esa lógica al flujo.
En BILL y publicado en SAP, porque para eso están diseñados. Una aprobación requiere recordatorios, delegación y una cola que alguien pueda gestionar desde el teléfono, lo cual es un problema de flujo de trabajo. Un registro requiere un período, un proveedor y una codificación, lo cual es un problema de contabilidad. La integración garantiza que el primero siempre genere el segundo.
Una factura aprobada que nunca llegó a SAP representa un fallo con consecuencias económicas, ya que puede haber un pago tras una aprobación que el libro mayor desconoce. Alumio supervisa cada transferencia en tiempo real y registra la factura que se estaba contabilizando, por lo que si SAP rechaza una entrada, se genera una alerta inmediata con el motivo, a menudo un proveedor o un código de cuenta contable que no se pudo conciliar. Los reintentos se ejecutan automáticamente cuando están configurados, de modo que ninguna obligación aprobada queda sin registrarse en el libro mayor.
Habla con un especialista en integración de Alumio. Diseñaremos la arquitectura adecuada para tus sistemas, a la escala correcta, para que tus operaciones sigan siendo fiables ante cualquier cambio.
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