Présentation de l'Alumio Route Builder
Connectez, orchestrez et gouvernez vos intégrations depuis une interface visuelle
Les factures fournisseurs en attente d'approbation circulent entre SAP et BILL, de sorte que l'approbation se fait là où travaillent déjà les approbateurs et que l'écriture comptable arrive là où elle doit être, sans avoir à la ressaisir.
BILL est un processus d'approbation et de paiement, et non un grand livre comptable. Or, SAP est un grand livre comptable qui n'a jamais été conçu pour gérer la signature de quatre personnes. Lorsqu'une facture est conservée séparément, elle est approuvée dans un système puis enregistrée dans l'autre par un utilisateur qui la ressaisit. Les deux systèmes divergent alors jusqu'à ce que cette opération soit nécessaire. Pire encore, une approbation peut être validée sans jamais être enregistrée dans le grand livre comptable, entraînant un paiement sur un compte non couvert par SAP. Personne ne s'en aperçoit avant qu'un relevé fournisseur ne conteste cette information. L'intégration de SAP à BILL permet à SAP de prendre connaissance de l'approbation, et c'est précisément cette information qui doit être fiable.
DES DONNÉES QUI CIRCULENT ENTRE EUX
Fiches fournisseurs
En-têtes de factures
Lignes de factures
Statut d'approbation
Statut de paiement
Codes comptables
Alumio se connecte à BILL via son API disponible, comme il le ferait pour n'importe quel système accessible ; ainsi, le flux d'approbation et le grand livre sont liés par configuration plutôt que par ressaisie.
C’est l’approbation complète dans BILL qui déclenche l’écriture comptable dans SAP, de sorte que le grand livre prenne connaissance d’une obligation au moment où elle a été convenue plutôt que lors de la prochaine exportation.
Les approbations n'ayant donné lieu à aucune écriture comptable sont signalées plutôt que présumées, de sorte qu'un paiement ne peut pas faire suite discrètement à une approbation dont le grand livre n'a jamais été informé.
Les codes GL utilisés pour la comptabilisation des factures sont configurés à un seul endroit, ce qui évite que chaque approbateur n'applique une méthode de codage légèrement différente pour un même type de fournisseur.
Une facture est validée dans BILL. Alumio crée l'entrée SAP avec son fournisseur, les lignes et la codification résolues, et met à jour la référence, de sorte que les deux systèmes pointent vers la même dette plutôt que vers deux versions distinctes.
Un fournisseur créé dans SAP est intégré à la facturation, de sorte qu'une facture est approuvée pour le même fournisseur que celui qui sera payé par le grand livre, plutôt que pour une facture dont l'orthographe a été légèrement différente et ajoutée par quelqu'un d'autre pendant qu'elle était en attente d'approbation.
Un paiement effectué via BILL met à jour l'entrée SAP qu'il règle, de sorte que le grand livre reflète ce qui a été réellement payé sans que personne n'ait à rapprocher manuellement deux listes de paiements distinctes à la fin de chaque mois.
Alumio se place entre vos canaux de vente et vos systèmes de traitement des commandes en tant qu'épine dorsale d'intégration gouvernée. Les commandes sont acheminées, transformées et validées, tandis que les mises à jour de statut sont renvoyées vers chaque canal.
Authentifiez vos systèmes à l'aide des connecteurs pré-construits d'Alumio. Faites votre choix parmi plus de 200 packs de connecteurs sur la marketplace, en plus d'intégrations personnalisées illimitées.
Définissez la correspondance des champs de données entre vos systèmes via une interface visuelle. Ajustez les formats, enrichissez les enregistrements et appliquez vos règles métier, sans aucun code personnalisé.
Configurez vos flux pour qu'ils s'exécutent en temps réel selon des événements, selon un calendrier, ou les deux. Réduisez la saisie manuelle des données et laissez Alumio gérer les transferts et les transformations entre vos systèmes.
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Une fois votre première intégration en ligne, l'ajout de votre ERP, PIM, WMS ou CRM se connecte au même hub. Les flux existants continuent de fonctionner. Pas besoin de tout reconstruire.
Un système d'approvisionnement est généralement indispensable, car une facture non rattachée à un bon de commande ralentit le processus d'approbation et engendre des paiements en double. Alumio centralise ces liens et réutilise le mappage fournisseur déjà configuré ; ainsi, une commande, une approbation et une comptabilisation se rapportent à un seul engagement au lieu de trois.
Oui, et c'est l'événement d'approbation qui est configuré, et non une planification. Alumio intervient lorsqu'une facture atteint le statut d'approbation que vous avez défini, créant l'écriture SAP avec son codage résolu et renvoyant la référence. Ainsi, aucune écriture n'est passée tant que la facture est en cours de contestation. Le statut de paiement est mis à jour une fois que le système BILL l'a enregistré.
Non, il s'agit d'une configuration et non d'un codage. Les états d'approbation, les fiches fournisseurs et les codes comptables associés à une facture sont mappés une seule fois dans Alumio et gérés dans ce système, ce qui remplace la ressaisie manuelle habituellement nécessaire lors de ce transfert. Lorsqu'une règle de codage dépend d'un élément absent des deux systèmes, le transformateur de code intègre cette logique dans le flux.
Dans la facture, et enregistré dans SAP, car ce sont les fonctions pour lesquelles chaque système est conçu. Une approbation nécessite des rappels, une délégation et une file d'attente qu'un utilisateur peut traiter par téléphone ; il s'agit d'un problème de flux de travail. Un enregistrement nécessite une période, un fournisseur et un code ; il s'agit d'un problème de comptabilité. L'intégration vise à garantir que la première génère toujours la seconde.
Une facture approuvée mais jamais enregistrée dans SAP représente un manquement financier, car un paiement peut intervenir après une approbation non prise en compte par le système. Alumio surveille chaque transfert en temps réel et enregistre la facture en cours de traitement. Ainsi, en cas de refus d'entrée par SAP, une alerte est immédiatement déclenchée, précisant le motif, souvent un fournisseur ou un code comptable non apparié. Les nouvelles tentatives sont effectuées automatiquement lorsque la configuration le permet, garantissant ainsi qu'aucune dette approuvée ne reste inactive hors du système.
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