Présentation de l'Alumio Route Builder
Connectez, orchestrez et gouvernez vos intégrations depuis une interface visuelle
Les factures des fournisseurs, les approbations qu'elles comportent et les paiements qui en découlent parviennent à Odoo via la fonction BILL, de sorte que le registre affiche ce qui a réellement été payé et non seulement ce qui a été autorisé.
Une facture approuvée n'est pas une facture payée, et c'est dans cet écart que réside la source du problème. Le module BILL enregistre l'approbation et autorise le paiement, tandis qu'Odoo en assume l'obligation. Ainsi, une facture peut être réglée sans que le grand livre ne le sache, ou rester impayée longtemps après le décaissement. Il arrive qu'un fournisseur appelle pour un paiement déjà effectué, ou pire, qu'un second paiement soit émis. Connecter Odoo et BILL permet de résoudre ce problème : l'approbation, le paiement et la référence sont synchronisés, et le grand livre reflète le montant perçu et non l'intention de paiement.
DES DONNÉES QUI CIRCULENT ENTRE EUX
Factures fournisseurs
États d'approbation
Relevés de paiement
Comptes fournisseurs
Références bancaires
Écritures comptables
Alumio se connecte à BILL via son API disponible, comme il le ferait pour n'importe quel système accessible, de sorte que les approbations et les enregistrements de paiement parviennent à Odoo sans que personne n'ait à rapprocher deux listes à la fin du mois.
Une facture marquée comme payée dans le champ FACTURE clôture l'engagement dans Odoo avec sa référence de paiement associée ; ainsi, un fournisseur qui réclame un paiement reçoit une réponse du grand livre, et non d'une boîte de réception.
Étant donné que l'État d'approbation accompagne la facture, la question de savoir qui a autorisé un paiement trouve sa réponse à partir d'un seul endroit, au lieu de devoir effectuer une capture d'écran d'un deuxième système.
Les paiements sont enregistrés sur le compte du fournisseur auquel ils sont rattachés, de sorte qu'une facturation en double a un élément à prendre en compte au lieu d'être considérée comme une nouvelle facture sans rapport avec le précédent.
Lorsque BILL enregistre une approbation, Alumio inscrit la facture et son état dans Odoo afin que la dette figure dans le grand livre avec l'autorisation jointe, au lieu d'apparaître dans les comptes seulement une fois que l'argent a déjà été dépensé.
Un paiement validé par la facture parvient à Odoo avec sa référence et sa date, clôturant ainsi la facture et laissant une trace, de sorte que personne n'ait à décider si une entrée en suspens est réellement impayée ou si elle n'a tout simplement jamais été enregistrée.
Comme Odoo conserve déjà la facture et son statut de paiement, une deuxième émission pour la même facture fournisseur peut être repérée par rapport à un enregistrement existant au lieu d'être découverte des semaines plus tard sur le relevé bancaire par quelqu'un d'autre.
Alumio se place entre vos canaux de vente et vos systèmes de traitement des commandes en tant qu'épine dorsale d'intégration gouvernée. Les commandes sont acheminées, transformées et validées, tandis que les mises à jour de statut sont renvoyées vers chaque canal.
Authentifiez vos systèmes à l'aide des connecteurs pré-construits d'Alumio. Faites votre choix parmi plus de 200 packs de connecteurs sur la marketplace, en plus d'intégrations personnalisées illimitées.
Définissez la correspondance des champs de données entre vos systèmes via une interface visuelle. Ajustez les formats, enrichissez les enregistrements et appliquez vos règles métier, sans aucun code personnalisé.
Configurez vos flux pour qu'ils s'exécutent en temps réel selon des événements, selon un calendrier, ou les deux. Réduisez la saisie manuelle des données et laissez Alumio gérer les transferts et les transformations entre vos systèmes.
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Une fois votre première intégration en ligne, l'ajout de votre ERP, PIM, WMS ou CRM se connecte au même hub. Les flux existants continuent de fonctionner. Pas besoin de tout reconstruire.
L'approbation dépend de plusieurs éléments non vérifiés : les coordonnées bancaires du fournisseur, qui constituent le point de connexion suivant. Un service d'intégration et de vérification des fournisseurs est généralement proposé, car une approbation dans la facturation confirme la légitimité d'une facture sans préciser si le compte débiteur appartient toujours au fournisseur. Alumio gère les deux connexions, de sorte que les informations vérifiées correspondent au fournisseur payé par Odoo.
L'état d'approbation est lu en premier, car il détermine si une opération doit déjà figurer dans le grand livre. Alumio lit les factures et leurs états dans la base de données BILL, crée ou met à jour l'écriture Odoo correspondante, puis enregistre le paiement et sa référence lorsqu'il est validé. Les factures en cours d'approbation restent visibles sans être comptabilisées, évitant ainsi que le grand livre ne soit encombré d'engagements non approuvés.
Non, et la règle d'approbation est la partie que personne ne devrait coder. L'état de la facture qui crée une entrée Odoo, qui la clôture, et le traitement d'une facture rejetée après comptabilisation sont des paramètres d'Alumio, gérés par le responsable du processus financier. Lorsqu'une entreprise utilise une seconde autorisation inhabituelle, la logique personnalisée reste accessible via le transformateur de code pour cette étape uniquement.
C'est l'enregistrement du paiement, et non l'approbation, qui arrive séparément, qui est important. La fonction BILL peut conserver une facture approuvée pendant plusieurs jours avant de la valider. Ainsi, l'approbation parvenant à Odoo crée une dette, tandis que la référence de paiement la clôture. Configurer l'événement de paiement comme déclencheur du règlement, plutôt que l'approbation, permet à Odoo de refléter fidèlement les mouvements de fonds effectifs dans son registre.
Ce système vise à éviter qu'un paiement ne soit émis deux fois, et c'est précisément ce qui passe inaperçu en interne. L'opération est consignée dans le ticket de facture, une alerte est immédiatement déclenchée précisant le motif (souvent une période clôturée ou un fournisseur non concordant), et des nouvelles tentatives sont effectuées si la configuration le permet. La facture reste en attente, garantissant ainsi qu'aucun règlement ne soit effectué discrètement en dehors d'Odoo.
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