Présentation de l'Alumio Route Builder
Connectez, orchestrez et gouvernez vos intégrations depuis une interface visuelle
La facture qui arrive suite à un achat sur Shopify est celle que BILL doit régler, et le lien entre les deux permet à un approbateur de voir la commande correspondante avant que les fonds ne soient débloqués.
On considère généralement qu'une boutique en ligne génère des rentrées d'argent, tandis que les dépenses sont effectuées séparément et ultérieurement, sous forme de facture fournisseur pour les articles vendus ou de colis expédié directement au client. Comme ces deux éléments ne sont pas liés, la facture est approuvée indépendamment, sans qu'il soit facile de retrouver la commande correspondante. L'intégration de Shopify et de BILL permet d'associer la commande à la facture, ce qui permet à l'approbateur de visualiser les achats avant de décider du paiement. Le service financier cesse ainsi de considérer les deux aspects d'une même transaction comme des événements distincts.
DES DONNÉES QUI CIRCULENT ENTRE EUX
Commandes
Lignes de commande
Fournisseurs
Factures fournisseurs
Statut d'approbation
Statut de paiement
La commande Shopify qui a généré la facture fournisseur est visible à côté, ce qui permet à la personne approuvant le paiement de prendre sa décision en se basant sur la vente elle-même plutôt que sur la seule facture.
Lorsqu'un fournisseur expédie directement, la facture peut être comparée aux commandes qu'elle couvre ; ainsi, la facturation d'un article qui n'a jamais été vendu est une question que quelqu'un se pose sur le moment.
Le fournisseur d'origine d'un produit Shopify et le fournisseur payé sont convenus une seule fois, de sorte que les paiements ne sont pas effectués deux fois à la même entreprise sous deux noms légèrement différents.
Aucun paiement n'est effectué suite à la réception d'un enregistrement. Les règles d'approbation définies dans BILL restent inchangées ; la connexion apporte simplement les détails de la commande, règles qui s'appliquaient auparavant sans ces informations.
Lorsqu'une facture fournisseur est émise, les commandes Shopify correspondantes sont déjà identifiées, ce qui permet à l'approbateur de vérifier la facturation du fournisseur par rapport aux ventes réelles plutôt que par rapport à un souvenir de la semaine écoulée.
Lorsqu'un fournisseur dropshipping facture une ligne que personne n'a vendue, l'absence est immédiatement visible car la commande Shopify correspondante n'existe pas ; la requête est donc effectuée avant le paiement et non lors du prochain rapprochement.
Lorsque le même document fournisseur parvient deux fois au service financier, la facture déjà créée est trouvée en premier, de sorte qu'une deuxième facture n'est pas émise et que le fournisseur n'est pas payé deux fois pour une seule livraison qui n'a eu lieu qu'une seule fois.
Alumio se place entre vos canaux de vente et vos systèmes de traitement des commandes en tant qu'épine dorsale d'intégration gouvernée. Les commandes sont acheminées, transformées et validées, tandis que les mises à jour de statut sont renvoyées vers chaque canal.
Authentifiez vos systèmes à l'aide des connecteurs pré-construits d'Alumio. Faites votre choix parmi plus de 200 packs de connecteurs sur la marketplace, en plus d'intégrations personnalisées illimitées.
Définissez la correspondance des champs de données entre vos systèmes via une interface visuelle. Ajustez les formats, enrichissez les enregistrements et appliquez vos règles métier, sans aucun code personnalisé.
Configurez vos flux pour qu'ils s'exécutent en temps réel selon des événements, selon un calendrier, ou les deux. Réduisez la saisie manuelle des données et laissez Alumio gérer les transferts et les transformations entre vos systèmes.
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Une fois votre première intégration en ligne, l'ajout de votre ERP, PIM, WMS ou CRM se connecte au même hub. Les flux existants continuent de fonctionner. Pas besoin de tout reconstruire.
Une application de suivi des dépenses est la troisième solution la plus courante, et elle figure ici pour la même raison. L'équipe photographie un reçu, quelqu'un le code plus tard, et personne ne peut savoir s'il est lié à une commande ou non. Alumio conserve ce lien en plus de celui-ci, de sorte qu'un coût inclut l'élément qui l'a engendré, quel que soit son point d'entrée dans l'entreprise, et pas seulement la facture du fournisseur.
Oui, et la distinction utile réside entre une facture à payer et une écriture comptable. Certaines entreprises souhaitent que la commande génère une facture à payer, d'autres veulent seulement que le coût soit enregistré. Alumio permet les deux options selon la planification que vous définissez, la référence de la commande étant transmise dans les deux sens afin que les deux puissent être consultées conjointement. Le résultat généré dépend de ce que la facture permet.
Non. Ce système remplace l'habitude de transmettre la facture à un comptable qui la saisit et l'archive par e-mail. Seul le lieu de travail change ; l'identité de l'approuvateur reste inchangée, car les règles d'approbation demeurent les mêmes. Si un fournisseur facture dans un format incompatible avec les règles, le transformateur de code gère la conversion.
Pas au moment du paiement, et c'est un point important à préciser. Une vente Shopify n'engage le fournisseur que lorsque celui-ci expédie la commande ou envoie la facture, ce qui peut prendre plusieurs jours pour une vente en dropshipping. La connexion enregistre la commande dès sa création et la rattache au document fournisseur dès réception de celui-ci ; les deux informations sont donc liées sans que l'une n'attende l'autre.
L'erreur coûteuse qui en découle est la création de deux factures fournisseurs à partir d'un seul document, car la seconde est réglée. Alumio enregistre la référence du document fournisseur par rapport à celui qu'il a créé, de sorte qu'une nouvelle réception est associée à la facture existante. Chaque transfert est suivi en temps réel et consigné avec les informations qu'il contient. En cas de refus, une alerte est générée, précisant le document et le motif. Des tentatives de réémission sont effectuées si la configuration le permet, et aucune donnée n'est perdue sans que cela ne soit signalé.
Échangez avec un spécialiste de l'intégration Alumio. Nous concevrons l'architecture adaptée à vos systèmes et à votre échelle, pour garantir la fiabilité de vos opérations à chaque étape de votre évolution.
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