Maak kennis met de Alumio Route Builder
Verbind, orkestreer en beheer nu integraties op grote schaal vanuit één visuele interface
Facturen van leveranciers, de bijbehorende goedkeuringen en de daaropvolgende betalingen komen via BILL in Odoo terecht. Het grootboek toont dus wat er daadwerkelijk is betaald, in plaats van alleen wat iemand heeft geautoriseerd.
Een goedgekeurde factuur is niet hetzelfde als een betaalde factuur, en de kloof tussen die twee is waar de problemen ontstaan. BILL registreert de goedkeuring en geeft de betaling vrij, terwijl Odoo de aansprakelijkheid draagt. Hierdoor kan een factuur worden betaald zonder dat het grootboek dit weet, of lang na de betaling nog openstaan. Iemand merkt het op wanneer een leverancier belt over een betaling die al is verwerkt, of erger nog, wanneer er een tweede betaling wordt gedaan. Door Odoo en BILL te koppelen, wordt deze kloof gedicht: de goedkeuring, de betaling en de referentie worden samen verwerkt, en het grootboek registreert de daadwerkelijke betaling in plaats van de betalingsintentie.
DATA DIE TUSSEN SYSTEMEN STROOMT
Leveranciersfacturen
Goedkeuringsstatussen
Betalingsgegevens
Leveranciersrekeningen
Bankreferenties
Journaalposten
Alumio maakt via de beschikbare API verbinding met BILL, net als met elk ander bereikbaar systeem, waardoor goedkeuringen en betalingsgegevens Odoo bereiken zonder dat iemand aan het einde van de maand twee lijsten hoeft te vergelijken.
Een factuur die in BILL als betaald is gemarkeerd, sluit de verplichting in Odoo af met het bijbehorende betalingskenmerk. Zo krijgt een leverancier die om geld vraagt antwoord vanuit het grootboek, en niet vanuit een inbox.
Omdat de goedkeuringsstatus met de factuur meereist, wordt de auditvraag wie een betaling heeft geautoriseerd vanuit één bron beantwoord in plaats van door een screenshot van een tweede systeem te maken.
Betalingen worden geregistreerd op de rekening van de leverancier waartoe ze behoren, waardoor een dubbele uitgave conflicteert met een andere factuur in plaats van als een nieuwe, ongerelateerde factuur te worden beschouwd.
Wanneer BILL een goedkeuring registreert, schrijft Alumio de factuur en de bijbehorende status naar Odoo, zodat de verplichting in het grootboek staat met de autorisatie eraan gekoppeld, in plaats van pas in de boekhouding te verschijnen nadat het geld al is uitgegeven.
Een betaling die in BILL wordt vrijgegeven, bereikt Odoo met het bijbehorende referentienummer en de datum. Hierdoor wordt de factuur afgesloten en blijft er een spoor achter, zodat niemand hoeft te bepalen of een openstaande post daadwerkelijk onbetaald is of simpelweg nooit is geregistreerd.
Omdat Odoo de factuur en de betalingsstatus al vastlegt, kan een tweede afgifte van dezelfde leveranciersfactuur worden herkend aan een bestaand record in plaats van dat deze weken later door iemand anders op het bankafschrift wordt ontdekt.
Alumio fungeert als een beheerde integratie-backbone tussen verkoopkanalen en fulfillment-systemen. Orders worden gerouteerd, getransformeerd en gevalideerd, terwijl statusupdates naar elk kanaal worden teruggestuurd.
Authenticeer je systemen met de kant-en-klare connectors van Alumio. Kies uit meer dan 200 connector-pakketten in de marketplace, plus onbeperkte aangepaste integraties.
Bepaal in een visuele interface hoe datavelden tussen systemen worden gekoppeld. Pas formaten aan, verrijk records en pas bedrijfslogica toe, zonder dat er maatwerkcode nodig is.
Configureer flows zodat ze in real-time, op basis van events, volgens een schema of beide worden uitgevoerd. Verminder handmatige gegevensinvoer en laat Alumio de verplaatsing en transformatie tussen systemen afhandelen.
.svg){kind=icon}
Zodra je eerste integratie live is, kun je je ERP, PIM, WMS of CRM eenvoudig op dezelfde hub aansluiten. Bestaande flows blijven gewoon draaien. Je hoeft niets opnieuw op te bouwen.
Waar de goedkeuring van afhangt en wat niemand controleert, zijn de bankgegevens van de leverancier, en dat is waar de volgende koppeling naartoe gaat. Een service voor het onboarden en verifiëren van leveranciers is een veelvoorkomende aanvulling, omdat een goedkeuring in BILL bevestigt dat een factuur legitiem is en niets zegt over de vraag of de rekening waarop de betaling wordt gedaan nog steeds van die leverancier is. Alumio beheert beide koppelingen, waardoor de geverifieerde gegevens gekoppeld zijn aan dezelfde leverancier waar Odoo betalingen naar verricht.
De goedkeuringsstatus wordt eerst gelezen, omdat deze bepaalt of er al iets in het grootboek moet staan. Alumio leest facturen en hun statussen uit BILL en maakt of werkt de bijbehorende Odoo-boeking bij. Vervolgens wordt de betaling en het bijbehorende referentienummer geschreven wanneer een betaling wordt vrijgegeven. Facturen die nog in de goedkeuringsfase zitten, blijven zichtbaar zonder te zijn geboekt, zodat het grootboek niet vol raakt met verplichtingen waar niemand mee heeft ingestemd.
Nee, en de goedkeuringsregel is het onderdeel dat niemand zou moeten programmeren. Welke factuurstatus een Odoo-boeking aanmaakt, welke deze sluit en wat er gebeurt met een afgewezen factuur na boeking, zijn instellingen in Alumio, beheerd door degene die verantwoordelijk is voor het financiële proces. Wanneer een bedrijf een ongebruikelijke tweede autorisatie uitvoert, blijft aangepaste logica beschikbaar via de Code Transformer, maar alleen voor die specifieke stap.
Het gaat om de betalingsgegevens, niet om de goedkeuring, en het feit dat deze twee afzonderlijk binnenkomen. BILL kan een goedgekeurde factuur dagenlang vasthouden voordat deze wordt vrijgegeven. Een goedkeuring die Odoo bereikt, creëert dus een schuld, terwijl de betalingsreferentie deze juist afsluit. Door de betalingsgebeurtenis als trigger voor de afwikkeling te configureren in plaats van de goedkeuring, blijft het Odoo-grootboek de daadwerkelijk overgemaakte bedragen correct weergeven.
Een betaling die twee keer wordt vrijgegeven, is het resultaat dat dit moet voorkomen, en het is iets wat intern niemand opmerkt. Wat er is geprobeerd, wordt geregistreerd bij de factuurbetaling, er wordt direct een melding gegenereerd met de reden, vaak een gesloten periode of een leverancier die niet overeenkomt, en er worden herhaalpogingen uitgevoerd indien geconfigureerd. De factuur blijft op de lijst met onopgeloste betalingen staan, waardoor er buiten Odoo niets onopgemerkt wordt afgehandeld.
Spreek met een Alumio-integratiespecialist. Wij brengen de juiste architectuur voor jouw systemen in kaart, op de juiste schaal, zodat je bedrijfsactiviteiten bij elke verandering betrouwbaar blijven.
.svg)
