Presentamos el Alumio Route Builder
Ahora conecte, organice y gobierne las integraciones a escala desde una interfaz visual
Las facturas de los proveedores, la aprobación que conlleva cada una y el pago posterior llegan a Odoo desde BILL, por lo que el libro mayor muestra lo que realmente se ha pagado en lugar de solo lo que alguien autorizó.
Una factura aprobada no es una factura pagada, y ahí radica el problema. BILL registra la aprobación y libera el pago, mientras que Odoo asume la responsabilidad, por lo que una factura puede liquidarse sin que el libro mayor lo sepa, o permanecer pendiente mucho tiempo después de que se haya efectuado el pago. Alguien se da cuenta cuando un proveedor llama para reclamar un pago que ya se ha realizado, o peor aún, cuando se emite un segundo pago. Conectar Odoo y BILL soluciona este problema: la aprobación, el pago y la referencia se registran juntos, y el libro mayor refleja el dinero en lugar de la intención.
DATOS QUE FLUYEN ENTRE ELLOS
Facturas de proveedores
Estados de aprobación
Registros de pago
Cuentas de proveedores
Referencias bancarias
Asientos contables
Alumio se conecta a BILL a través de su API disponible, como lo haría con cualquier sistema accesible, de modo que las aprobaciones y los registros de pago llegan a Odoo sin que nadie tenga que conciliar dos listas al final del mes.
Una factura marcada como pagada en FACTURAS cierra la obligación en Odoo con su referencia de pago adjunta, por lo que un proveedor que reclama un pago recibe respuesta del libro mayor, no de una bandeja de entrada.
Dado que el estado que aprueba el pago se incluye en la factura, la pregunta de auditoría sobre quién autorizó un pago se responde desde un solo lugar en lugar de tener que hacer una captura de pantalla de un segundo sistema.
Los pagos se registran en la cuenta del proveedor a la que pertenecen, por lo que una emisión duplicada tiene con qué coincidir, en lugar de pasar como una factura nueva y sin relación alguna.
Cuando BILL registra una aprobación, Alumio escribe la factura y su estado en Odoo, de modo que la obligación existe en el libro mayor con la autorización adjunta, en lugar de aparecer en las cuentas solo una vez que el dinero ya se ha desembolsado.
Un pago registrado en BILL llega a Odoo con su referencia y fecha, cerrando la factura y dejando un registro, de modo que nadie tiene que decidir si una entrada pendiente está realmente impagada o simplemente nunca se ha registrado.
Dado que Odoo ya almacena la factura y su estado de pago, se puede detectar un segundo pago para la misma factura del proveedor en un registro existente, en lugar de que otra persona lo descubra semanas después en el extracto bancario.
Alumio se sitúa entre los canales de venta y los sistemas de cumplimiento como una columna vertebral de integración gobernada. Los pedidos se enrutan, transforman y validan, mientras que las actualizaciones de estado regresan a cada canal.
Autentique sus sistemas utilizando los conectores preconfigurados de Alumio. Elija entre más de 200 paquetes de conectores en el marketplace, además de integraciones personalizadas ilimitadas.
Defina cómo se asignan los campos de datos entre sistemas en una interfaz visual. Ajuste formatos, enriquezca registros y aplique lógica de negocio, sin necesidad de código personalizado.
Configure los flujos para que se ejecuten en tiempo real según eventos, según un horario o ambos. Reduzca la entrada manual de datos y deje que Alumio gestione el movimiento y la transformación entre sistemas.
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Una vez que su primera integración esté activa, añadir su ERP, PIM, WMS o CRM se conecta al mismo centro. Los flujos existentes siguen funcionando. Sin necesidad de reconstruir desde cero.
La aprobación depende de los datos bancarios del proveedor, información que nadie verifica, y que es donde se establece la siguiente conexión. Un servicio de incorporación y verificación de proveedores es una adición común, ya que la aprobación en BILL confirma que una factura es legítima, pero no indica si la cuenta a la que se realiza el pago pertenece todavía a ese proveedor. Alumio gestiona ambas conexiones, por lo que los datos verificados se asocian al mismo proveedor al que Odoo paga.
Primero se lee el estado de aprobación, ya que determina si debe existir algún registro en el libro mayor. Alumio lee las facturas y sus estados desde BILL y crea o actualiza la entrada correspondiente en Odoo; luego registra el pago y su referencia cuando se libera. Las facturas que aún están en aprobación son visibles sin ser contabilizadas, por lo que el libro mayor no se llena con pasivos que nadie ha aceptado.
No, y la regla de aprobación es la parte que nadie debería programar. El estado de la factura que crea una entrada en Odoo, cuál la cierra y qué sucede con una factura rechazada después de su contabilización son configuraciones de Alumio, mantenidas por quien sea responsable del proceso financiero. Cuando una empresa realiza una segunda autorización inusual, la lógica personalizada permanece disponible a través del Code Transformer solo para ese paso.
Lo importante es el registro de pago, no la aprobación, y que ambos lleguen por separado. BILL puede retener una factura aprobada durante días antes de liberarla, por lo que una aprobación que llega a Odoo crea un pasivo, mientras que la referencia de pago es la que lo liquida. Configurar el evento de pago como desencadenante de la liquidación, en lugar de la aprobación, es lo que permite que el libro mayor de Odoo refleje el dinero que realmente se ha movido.
Se debe evitar que se produzca un doble pago, un problema que nadie detecta internamente. El intento de pago se registra en la factura, se activa una alerta de inmediato indicando el motivo (a menudo un período cerrado o un proveedor que no coincide) y se realizan reintentos donde estén configurados. La factura permanece en la lista de pendientes, por lo que no se resuelve nada fuera de Odoo.
Habla con un especialista en integración de Alumio. Diseñaremos la arquitectura adecuada para tus sistemas, a la escala correcta, para que tus operaciones sigan siendo fiables ante cualquier cambio.
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