Wir stellen vor: Der Alumio Route Builder
Integrationen zentral über eine visuelle Oberfläche steuern
Lieferantenrechnungen, die noch auf ihre Genehmigung warten, werden zwischen SAP und BILL übertragen, sodass die Genehmigung dort erfolgt, wo die Genehmiger bereits arbeiten, und der Buchungssatz dort landet, wo er hingehört, ohne dass er erneut eingegeben werden muss.
BILL ist ein Genehmigungs- und Zahlungsprozess, kein Hauptbuch. SAP ist ein Hauptbuch, das nie dafür ausgelegt war, vier Personen für eine Unterschrift zu kontaktieren. Werden Rechnungen getrennt betrachtet, wird sie in einem System genehmigt und im anderen durch manuelles Abtippen verbucht. Die beiden Systeme weichen so lange voneinander ab, bis die Buchung abgeschlossen ist. Schlimmer noch: Eine Genehmigung kann abgeschlossen sein, ohne jemals im Hauptbuch erfasst zu werden. So wird eine Zahlung auf eine Verbindlichkeit getätigt, die SAP nicht führt. Niemand bemerkt dies, bis eine Lieferantenabrechnung widerspricht. Die Integration von SAP und BILL sorgt dafür, dass die Genehmigung als Ereignis an SAP übermittelt wird – und genau dieser Teil muss zuverlässig sein.
DATEN, DIE ZWISCHEN IHNEN FLIESSEN
Lieferantendatensätze
Rechnungskopfzeilen
Rechnungspositionen
Genehmigungsstatus
Zahlungsstatus
Sachkonten
Alumio verbindet sich mit BILL über seine verfügbare API, wie es bei jedem erreichbaren System der Fall wäre, sodass Genehmigungsworkflow und Hauptbuch durch Konfiguration und nicht durch erneutes Eintippen verknüpft werden.
Die abgeschlossene Genehmigung in BILL löst die Buchung in SAP aus, sodass das Hauptbuch von einer Verbindlichkeit in dem Moment erfährt, in dem sie vereinbart wurde, und nicht erst, wenn der nächste Exportvorgang läuft.
Genehmigungen, die keinen Buchungseintrag zur Folge hatten, werden gekennzeichnet und nicht einfach angenommen, sodass eine Zahlung nicht stillschweigend auf eine Genehmigung folgen kann, von der das Hauptbuch nie erfahren hat.
Die Sachkontencodes, gegen die eine Rechnung verbucht wird, werden an einer Stelle konfiguriert, sodass die Codierung nicht mehr zur Gewohnheit wird, dass jeder Genehmiger die gleiche Art von Lieferant etwas anders behandelt.
Eine Rechnung wird in BILL freigegeben. Alumio erstellt den SAP-Eintrag mit dem Lieferanten, den aufgelösten Positionen und der Kontierung und schreibt die Referenz zurück, sodass beide Systeme auf dieselbe Verbindlichkeit verweisen und nicht auf zwei Versionen davon.
Wenn ein in SAP angelegter Lieferant in die Rechnungsstellung gelangt, wird eine Rechnung für denselben Lieferanten genehmigt, an den das Hauptbuch zahlt, und nicht für einen Lieferanten mit einer leicht abweichenden Schreibweise, den jemand hinzugefügt hat, während sich die Rechnung in der Genehmigungswarteschlange befand.
Eine über BILL getätigte Zahlung aktualisiert den entsprechenden SAP-Eintrag, sodass das Hauptbuch den tatsächlich gezahlten Betrag widerspiegelt, ohne dass am Ende jedes Monats zwei separate Zahlungslisten manuell abgeglichen werden müssen.
Alumio fungiert als zentrales Integrations-Backbone zwischen Vertriebskanälen und Fulfillment-Systemen. Bestellungen werden weitergeleitet, transformiert und validiert, während Status-Updates an jeden Kanal zurückgemeldet werden.
Authentifizieren Sie Ihre Systeme mit den vorgefertigten Connectoren von Alumio. Wählen Sie aus über 200 Connector-Paketen im Marketplace oder erstellen Sie unbegrenzt viele individuelle Integrationen.
Definieren Sie in einer visuellen Oberfläche, wie Datenfelder zwischen Systemen zugeordnet werden. Passen Sie Formate an, reichern Sie Datensätze an und wenden Sie Geschäftslogik an – ganz ohne eigenen Programmcode.
Konfigurieren Sie Abläufe so, dass sie in Echtzeit bei bestimmten Ereignissen, nach einem Zeitplan oder beidem ausgeführt werden. Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und überlassen Sie Alumio den Datentransfer und die Transformation zwischen Ihren Systemen.
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Sobald Ihre erste Integration live ist, können Sie Ihr ERP, PIM, WMS oder CRM einfach an denselben Hub anschließen. Bestehende Abläufe laufen nahtlos weiter. Kein Neuerstellen von Grund auf.
Ein Beschaffungssystem ist üblicherweise die Ergänzung, denn Rechnungen, die keiner Bestellung zugeordnet werden können, verzögern den Genehmigungsprozess und führen zu Doppelzahlungen. Alumio verwaltet diese Verknüpfungen zentral und nutzt die bereits konfigurierte Lieferantenzuordnung wieder, sodass Bestellung, Genehmigung und Buchung nur eine einzige Verpflichtung anstatt dreier betreffen.
Ja, und das Genehmigungsereignis selbst wird konfiguriert, nicht ein Zeitplan. Alumio wird aktiv, sobald eine Rechnung den von Ihnen festgelegten Genehmigungsstatus erreicht. Dabei wird der SAP-Eintrag mit der aufgelösten Codierung erstellt und die Referenz zurückgegeben. Solange eine Rechnung noch in Bearbeitung ist, werden keine Buchungen vorgenommen. Der Zahlungsstatus wird aktualisiert, sobald die Rechnung verbucht ist.
Nein, dies wird konfiguriert, nicht programmiert. Genehmigungsstatus, Lieferantendatensätze und die Sachkonten, auf die eine Rechnung gebucht wird, werden einmalig in Alumio zugeordnet und dort verwaltet. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, die bei dieser Übergabe üblicherweise erforderlich ist. Wenn eine Codierungsregel von Daten abhängt, die in keinem der Systeme direkt vorhanden sind, übernimmt der Code-Transformator diese Logik im Ablauf.
In der Rechnung und in SAP gebucht, weil beide Systeme genau dafür entwickelt wurden. Eine Genehmigung erfordert Erinnerungen, Delegierung und eine Warteschlange, die per Telefon abgearbeitet werden kann – ein Workflow-Problem. Eine Buchung erfordert Periode, Lieferant und Kontierung – ein Ledger-Problem. Die Integration stellt sicher, dass die erste Aktion immer die zweite auslöst.
Eine genehmigte Rechnung, die SAP nie erreicht hat, stellt einen Zahlungsausfall dar, da eine Zahlung auf eine Genehmigung folgen kann, von der das Hauptbuch nichts weiß. Alumio überwacht jede Übergabe live und protokolliert die gebuchte Rechnung. Daher meldet ein von SAP abgelehnter Eintrag sofort den Grund, häufig einen Lieferanten oder Sachkontencode, der nicht zugeordnet werden konnte. Sofern konfiguriert, werden Wiederholungsversuche automatisch durchgeführt, sodass keine genehmigte Verbindlichkeit unbemerkt außerhalb des Hauptbuchs verbleibt.
Sprechen Sie mit einem Alumio-Integrationsspezialisten. Wir entwerfen die passende Architektur für Ihre Systeme und die richtige Skalierung, damit Ihre Betriebsabläufe bei jeder Veränderung zuverlässig bleiben.
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