Wat een boekhoudkoppeling naar het grootboek moet overbrengen
Wat een boekhoudkoppeling overbrengt is meer dan alleen facturen, en voor elk item geldt een andere regel.
- Verkoopfacturen en creditnota's: gegenereerd op basis van orders en retouren, met de fiscale behandeling die van toepassing is op de klant en de bestemming
- Omzetverantwoording: het moment waarop een verkoop wordt erkend, wat kan zijn bij verzending, bij levering of gespreid over een serviceperiode
- Inkoopfacturen en ontvangsten: gekoppeld aan inkooporders en ontvangen goederen; dit is waar de drieweg-matching wel of niet slaagt
- Voorraadwaardering: voorraadbewegingen vertaald naar kostprijs van de omzet en de eindvoorraadwaarde
- Betalingsverwerking: ontvangen betalingen gekoppeld aan de facturen die ze voldoen, inclusief deelbetalingen en inhoudingen
Alleen het eerste punt lijkt op een documentoverdracht. De andere vier zijn interpretaties van operationele gebeurtenissen. Daarom laat een koppeling die alleen facturen verplaatst, het meeste werk voor de maandafsluiting ongewijzigd.
Waarom bepaalt de boekhoudkoppeling de afsluitdatum?
De afsluiting is afhankelijk van de juiste volgorde, en dat is een structurele kwestie in plaats van een kwestie van werklast. De financiële afdeling kan een periode niet afsluiten terwijl de operatie er nog boekingen in verricht. Een te laat geregistreerde verzending, een retour die na de deadline is verwerkt of een ontvangst die pas volgende week wordt ingevoerd, wijzigt de cijfers nadat de afsluiting al is begonnen.
De tweede is matching, wat eerder aanvoelt als een puzzel dan als een taak. Er komt een bedrag binnen als een lumpsum die meerdere facturen dekt, minus een inhouding waar niemand melding van heeft gemaakt, en iemand moet uitzoeken welke facturen hiermee zijn voldaan. Dat is het terrein dat betalingsaflettering in detail beslaat, en het is slechts één onderdeel van de maandafsluiting, niet het geheel.
De derde is beoordelingsvermogen, en dat is precies waar automatisering vaak de schuld van krijgt. Voor overlopende posten, cut-off beslissingen en voorzieningen is een mens nodig. Een bedrijf dat alleen het mechanische deel automatiseert, houdt dus een finance team dat overwerkt. Het verschil is of die week opgaat aan het verzamelen van data of aan het bepalen wat die data betekent.
Alleen het derde punt is echt onherleidbaar. De andere twee zijn problemen met datatransport die op het bureau van het finance team belanden.
Wat handmatige boekhoudkoppelingen kosten
De kosten van handmatige verwerking worden geabsorbeerd door het finance team, en daarom komen ze zelden naar boven als een specifiek project.
- Een afsluiting die dagen in plaats van uren duurt: de eerste week van elke maand besteed aan het verzamelen in plaats van het analyseren
- Rapportages die achterlopen op de handel: beslissingen genomen in week drie op basis van cijfers van de maand daarvoor
- Fouten die laat aan het licht komen: een verkeerd ingevoerde factuur of een gemiste creditnota die pas aan het einde van het jaar wordt ontdekt in plaats van in de week dat het gebeurde
- Debiteurendagen die onnodig oplopen door administratie: facturen die dagen na verzending worden opgesteld, schuiven de betalingsdatum met dezelfde marge op
- Een audit die meer kost dan nodig: het steekproefsgewijs controleren van een transactie betekent het opnieuw samenstellen van het spoor door verschillende systemen, en accountants brengen die tijd in rekening
Niets hiervan verschijnt als systeemkosten, en daarom is de gebruikelijke reactie om kritischer naar het boekhoudpakket zelf te kijken.
Waarom boekhoudkoppelingen langer meegaan dan een nieuw boekhoudpakket
Bedrijven in het middensegment gebruiken vaak een boekhoudpakket naast een ERP-systeem in plaats van erin. De financiële afdeling houdt vast aan Exact, Xero, QuickBooks of Sage omdat dit prettig werkt voor de boekhouders en voldoet aan de aangifteverplichtingen, terwijl de operatie draait op het ERP- of commerceplatform waar de transacties plaatsvinden.
Die opzet is logisch, maar creëert een grens die dagelijks moet worden overbrugd. Het operationele systeem weet dat de bestelling is verzonden. Het boekhoudsysteem heeft een factuur nodig met de juiste grootboekrekeningen, de juiste btw-behandeling en de juiste periode. Die vereiste blijft bestaan, of het grootboek nu in een pakket zit of in het ERP, zoals iedereen die boekhoudgegevens integreert met Dynamics 365 ontdekt.
Het vervangen van het boekhoudpakket lost de maandafsluiting daarom zelden op. De grens verschuift alleen maar in plaats van te verdwijnen, tenzij het operationele systeem de volledige financiële administratie overneemt, wat een grotere verandering is dan het probleem rechtvaardigt.
Er zijn drie gangbare methoden, elk met een eigen plafond. Standaardkoppelingen tussen een commerceplatform en een boekhoudpakket dekken de gebruikelijke stromen, maar stoppen bij de standaardfacturatie. Een speciale reconciliatietool is goed in het matchen van gegevens, maar moet nog steeds vanuit beide kanten worden gevoed. Het maandelijks exporteren en importeren van bestanden is wat de meeste financiële teams in de praktijk doen, en dat is precies wat de maandafsluiting tot een project maakt in plaats van een routine. Dat roept de vraag op waar de vertaalslag dan wel moet plaatsvinden.
Hoe verbindt een integratieplatform boekhouding met operaties?
Het omzetten van een verzending naar een journaalpost moet ergens gebeuren. De enige plek die zowel de operationele gebeurtenis als de boekhoudkundige consequentie kan zien, is de laag tussen het commerceplatform, het ERP en het boekhoudsysteem. Die laag is een integration platform-as-a-service (iPaaS).
Het verplaatsen van de gebeurtenis is het makkelijke deel. De journaalpost die daaruit voortvloeit, hangt af van de kenmerken van de bestelling, aangezien de klant, de bestemming en het product de btw-behandeling, de grootboekrekening en de periode bepalen. Het toepassen van die regels tijdens het transport, in plaats van dit over te laten aan degene die de invoer doet, is het verschil tussen een integratie en een maandelijkse upload.
Alumio is zo'n integratieplatform dat zich bevindt op het punt waar zowel de operationele gebeurtenis als de journaalpost zichtbaar zijn. Binnen het Alumio-integratieplatform verloopt dit via vier stromen.
- Gebeurtenissen verwerkt zodra ze plaatsvinden: een event-driven datastroom binnen Alumio verwerkt verzendingen, retouren en ontvangsten continu in het boekhoudsysteem, zodat de periode wordt afgesloten op basis van gegevens die al aanwezig zijn in plaats van op een export aan het einde van de maand
- Codering toegevoegd tijdens transport: een data-transformer voegt de grootboekrekening, btw-behandeling en kostenplaats toe die bij de kenmerken van de bestelling horen, zodat de codering consistent is en niet afhangt van wie de gegevens heeft ingevoerd
- Betalingsgegevens geleverd voor aflettering: betalings- en afletteringsgegevens bereiken het boekhoudsysteem inclusief factuurreferenties, zodat een storting direct kan worden afgeletterd tegen openstaande facturen in plaats van dat iemand moet uitzoeken waar de betaling betrekking op heeft
- Een audittrail per transactie: gedetailleerde logs leggen vast welke operationele gebeurtenis tot welke journaalpost heeft geleid, waardoor een auditsteekproef verandert in een eenvoudige opzoekactie
Configuratie regelt de coderings- en routeringsregels, en het Alumio iPaaS biedt een Code Transformer voor gevallen waarin het schrijven van code efficiënter is dan configureren. Het toevoegen van een verkoopkanaal hergebruikt de coderingslogica die al actief is.
Boekhoudkundige integratie en een maandafsluiting in dagen
Financiële teams worden beoordeeld op nauwkeurigheid en snelheid, en handmatige integratie dwingt hen tot een keuze tussen beide. Sneller afsluiten betekent minder controleren, dus de meeste teams kiezen voor nauwkeurigheid en accepteren de vertraging.
Drie rollen ervaren die afweging op verschillende manieren. De financial controller is verantwoordelijk voor de afsluiting en draait op voor het verzamelwerk. De CFO rapporteert cijfers over een maand die al voor twee derde voorbij is. De operations lead is degene wiens late boekingen de periode verschuiven, meestal zonder dat diegene het doorheeft.
Een integratieplatform heft de afweging op in plaats van deze op te lossen. Wanneer operationele gebeurtenissen correct in het grootboek terechtkomen zodra ze plaatsvinden, is de afsluiting geen verzamelklus meer, maar een controleproces. Dat is zowel sneller als beter gecontroleerd dan de handmatige versie; een resultaat dat noch snelheid, noch nauwkeurigheid alleen ooit had kunnen bieden.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
