Lo que la integración contable debe trasladar al libro mayor
Lo que transporta la integración contable es más que simples facturas, y cada elemento conlleva una regla distinta.
- Facturas de venta y notas de crédito: generadas a partir de pedidos y devoluciones, con el tratamiento fiscal aplicable al cliente y al destino
- Momento del reconocimiento de ingresos: cuándo se reconoce una venta, lo cual puede ser en el envío, en la entrega o distribuido a lo largo de un periodo de servicio
- Facturas de compra y recibos: conciliados con las órdenes de compra y la recepción de mercancías, que es donde la conciliación tripartita funciona o falla
- Valoración de inventario: movimientos de existencias traducidos en costo de ventas y valor del inventario final
- Aplicación de cobros: pagos recibidos conciliados con las facturas que liquidan, incluyendo pagos parciales y deducciones
Solo el primero parece una transferencia de documentos. Los otros cuatro son interpretaciones de eventos operativos, razón por la cual una integración que solo mueve facturas deja la mayor parte del trabajo de cierre de mes donde estaba.
¿Por qué la integración contable determina la fecha de cierre?
El cierre depende primero de la secuenciación, y eso es algo estructural más que una cuestión de esfuerzo. El departamento financiero no puede cerrar un periodo mientras las operaciones sigan registrando datos en él. Un envío registrado tarde, una devolución procesada después del corte o un recibo ingresado la semana siguiente mueven las cifras una vez que el cierre ha comenzado.
El segundo es la conciliación, que se presenta más como un rompecabezas que como una tarea. El efectivo llega como un pago global que cubre varias facturas menos una deducción que nadie señaló, y alguien tiene que averiguar qué facturas se liquidaron. Ese es el terreno que la conciliación de pagos cubre en detalle, y es solo una parte del cierre, no su totalidad.
El tercero es el criterio, y es al que se culpa cuando falla la automatización. Los devengos, las decisiones de corte y las provisiones requieren de una persona; por lo tanto, una empresa que solo automatiza la parte mecánica sigue teniendo un equipo financiero trabajando hasta tarde. Lo que cambia es si esa semana se dedica a recopilar datos o a decidir qué significan.
Solo el tercero es verdaderamente irreductible. Los otros dos son problemas de movimiento de datos que llegan al escritorio del equipo financiero.
Lo que cuesta la integración contable manual
Los costes de la gestión manual los absorbe el equipo financiero, razón por la cual rara vez se plantean como un proyecto.
- Un cierre que lleva días en lugar de horas: la primera semana de cada mes dedicada a recopilar en lugar de analizar
- Informes que van por detrás de la actividad comercial: decisiones tomadas en la tercera semana basadas en cifras que describen el mes anterior al pasado
- Errores que aparecen tarde: una factura mal registrada o una nota de crédito olvidada que se descubre al final del año en lugar de en la semana en que ocurrió
- Periodo medio de cobro inflado por la administración: las facturas emitidas días después del envío retrasan la fecha de pago en el mismo margen
- Una auditoría que cuesta más de lo debido: muestrear una transacción implica reconstruir su rastro a través de los sistemas, y los auditores cobran por ese tiempo
Nada de esto aparece como un coste de sistema, por lo que la respuesta habitual es examinar con más detenimiento el propio paquete contable.
Por qué la integración contable es más duradera que un nuevo paquete contable
Las empresas del mercado medio suelen utilizar un paquete contable junto a un ERP en lugar de integrarlo dentro de este. El departamento financiero conserva Exact, Xero, QuickBooks o Sage porque se adapta a los contables y cumple con los requisitos de presentación de informes, mientras que las operaciones se ejecutan en el ERP o en la plataforma de comercio que gestiona los eventos.
Esa disposición es sensata, pero crea una frontera que debe cruzarse a diario. El sistema operativo sabe que el pedido se ha enviado. El sistema contable necesita una factura con los códigos de contabilidad general, el tratamiento fiscal y el periodo correctos. Ese requisito se mantiene tanto si el libro mayor reside en un paquete como en el ERP, como cualquiera que esté integrando datos contables con Dynamics 365 descubre.
Por lo tanto, sustituir el paquete contable rara vez soluciona el cierre. La frontera se desplaza en lugar de desaparecer, a menos que el sistema operativo asuma toda la contabilidad financiera, lo cual es un cambio mayor de lo que el problema justifica.
Predominan tres disposiciones, y cada una tiene un límite diferente. Los conectores nativos entre una plataforma de comercio y un paquete contable cubren los flujos comunes y se detienen en la facturación estándar. Una herramienta de conciliación dedicada gestiona bien las coincidencias, pero sigue necesitando información de ambas partes. Exportar e importar archivos mensualmente es lo que realmente hacen la mayoría de los equipos financieros, y es lo que convierte el cierre en un proyecto en lugar de una rutina. Esto deja abierta la cuestión de dónde debería ejecutarse la traducción.
¿Cómo conecta una plataforma de integración la contabilidad con las operaciones?
Convertir un envío en un asiento contable debe ocurrir en algún lugar. El único sitio que puede ver tanto el evento operativo como su consecuencia contable es la capa intermedia entre la plataforma de comercio, el ERP y el sistema contable. Esa capa es una plataforma de integración como servicio (iPaaS).
Mover el evento es la parte fácil. El asiento contable resultante depende de los atributos del pedido, ya que el cliente, el destino y el producto determinan el tratamiento fiscal, el código de contabilidad general y el periodo. Aplicar esas reglas durante el tránsito, en lugar de dejarlas en manos de quien introduce el asiento, es la diferencia entre una integración y una carga mensual.
Alumio es una plataforma de integración de este tipo, situada donde se pueden ver tanto el evento operativo como su asiento contable. Dentro de la plataforma de integración Alumio, esto se ejecuta en cuatro flujos.
- Eventos transmitidos a medida que ocurren: una ruta de datos basada en eventos dentro de Alumio transporta envíos, devoluciones y recibos al sistema contable de forma continua, de modo que el periodo se cierra con datos ya presentes en lugar de depender de una exportación de fin de mes
- Codificación adjunta durante el tránsito: un transformador de datos adjunta el código de contabilidad general, el tratamiento fiscal y el centro de costes que implican los atributos del pedido, por lo que la codificación es coherente y no depende de quién la haya introducido
- Detalles de remesas entregados para su conciliación: los detalles de pago y remesas llegan al sistema contable con las referencias de factura adjuntas, de modo que se puede liquidar un depósito frente a las facturas pendientes en lugar de que alguien tenga que averiguar qué cubría
- Una pista de auditoría por transacción: los registros detallados (Logs) documentan qué evento operativo produjo qué asiento contable, lo que convierte una muestra de auditoría en una simple consulta
La configuración gestiona las reglas de codificación y enrutamiento, y la iPaaS de Alumio proporciona un transformador de código para aquellos casos en los que escribir código es más eficiente que configurarlo. Añadir un canal de ventas permite reutilizar la lógica de codificación que ya está en funcionamiento.
Integración contable y un cierre en cuestión de días
A los equipos financieros se les mide por su precisión y se les juzga por su rapidez, y la integración manual obliga a elegir entre ambas. Cerrar más rápido significa revisar menos, por lo que la mayoría de los equipos priorizan la precisión y aceptan el retraso.
Tres roles perciben este dilema de forma distinta. El controlador financiero es responsable del cierre y absorbe el trabajo de recopilación. El director financiero (CFO) presenta cifras que describen un mes que ya ha transcurrido en dos tercios. El responsable de operaciones es quien, con sus registros tardíos, desplaza el periodo, normalmente sin saberlo.
Una plataforma de integración elimina el dilema en lugar de resolverlo. Cuando los eventos operativos llegan al libro mayor correctamente a medida que ocurren, el cierre deja de ser un ejercicio de recopilación para convertirse en uno de revisión. Esto es a la vez más rápido y está mejor verificado que la versión manual, un resultado que ni la velocidad ni la precisión por sí solas habrían podido ofrecer.
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