Vad bokföringsintegration måste föra in i huvudboken
Det som bokföringsintegration hanterar är mer än bara fakturor, och varje post kräver sin egen regel.
- Försäljningsfakturor och kreditnotor: skapade utifrån order och returer, med den skattebehandling som gäller för kunden och destinationen
- Periodisering av intäkter: när en försäljning redovisas, vilket kan vara vid leverans, vid mottagande eller fördelat över en tjänsteperiod
- Inköpsfakturor och mottagningskvitton: matchade mot inköpsorder och mottagna varor, vilket är där trevägsmatchning antingen fungerar eller inte
- Lagervärdering: lagerrörelser översatta till kostnad för sålda varor och värde på lagret vid periodens slut
- Betalningsavstämning: inbetalningar matchade mot de fakturor de avser, inklusive delbetalningar och avdrag
Endast den första punkten liknar en dokumentöverföring. De övriga fyra är tolkningar av operativa händelser, vilket är anledningen till att en integration som bara flyttar fakturor lämnar det mesta av arbetet med månadsbokslutet kvar där det var.
Varför avgör bokföringsintegration datumet för bokslutet?
Bokslutet väntar på sekvensering, och det är en strukturell fråga snarare än en fråga om arbetsinsats. Ekonomiavdelningen kan inte stänga en period medan den operativa verksamheten fortfarande bokför i den. En för sent registrerad leverans, en retur som hanterats efter brytpunkten eller ett kvitto som registrerats veckan efter flyttar alla siffror efter att bokslutet har påbörjats.
Det andra är matchning, vilket snarare framstår som ett pussel än en uppgift. Betalningar dyker upp som en klumpsumma som täcker flera fakturor minus ett avdrag som ingen flaggat för, och någon måste räkna ut vilka fakturor som har reglerats. Det är det område betalningsavstämning täcker i detalj, och det är en del av bokslutsarbetet snarare än hela processen.
Det tredje är bedömning, och det är den del som automatisering ofta får skulden för. Periodiseringar, avgränsningsbeslut och reserveringar kräver en människa, så ett företag som bara automatiserar den mekaniska delen har fortfarande ett ekonomiteam som jobbar sent. Det som förändras är om den tiden går åt till att samla in data eller till att avgöra vad den betyder.
Endast den tredje delen är genuint oreducerbar. De andra två är problem med dataöverföring som hamnar på ekonomiteamets bord.
Vad manuell bokföringsintegration kostar
Kostnader för manuell hantering absorberas av ekonomiteamet, vilket är anledningen till att de sällan lyfts fram som ett projekt.
- Ett bokslut som tar dagar istället för timmar: den första veckan varje månad går åt till att sammanställa istället för att analysera
- Rapportering som släpar efter verksamheten: beslut som fattas under vecka tre baserat på siffror som beskriver förrförra månaden
- Fel som upptäcks sent: en felskriven faktura eller en missad kreditnota som hittas vid årets slut istället för under veckan då det hände
- Kundkredittider som blåses upp av administration: fakturor som skapas dagar efter leverans skjuter fram betalningsdatumet med samma marginal
- Revision som kostar mer än nödvändigt: att göra stickprov på en transaktion innebär att återskapa dess spår genom olika system, och revisorer fakturerar för den tiden
Inget av detta syns som en systemkostnad, vilket är anledningen till att den vanliga reaktionen är att granska själva bokföringsprogrammet noggrannare.
Varför bokföringsintegration överlever ett nytt bokföringsprogram
Mellanstora företag använder ofta ett bokföringsprogram vid sidan av ett affärssystem (ERP) snarare än inuti det. Ekonomiavdelningen behåller Exact, Xero, QuickBooks eller Sage eftersom det passar revisorerna och uppfyller lagkraven, medan den operativa verksamheten körs i det affärssystem eller den handelsplattform där händelserna sker.
Det upplägget är förnuftigt, men det skapar en gräns som måste överbryggas varje dag. Det operativa systemet vet att ordern har skickats. Bokföringssystemet behöver en faktura med rätt huvudbokskonton, rätt skattehantering och rätt period. Det kravet kvarstår oavsett om huvudboken ligger i ett bokföringsprogram eller i ett affärssystem, vilket alla som integrerar bokföringsdata med Dynamics 365 upptäcker.
Att byta ut bokföringsprogrammet löser därför sällan bokslutsarbetet. Gränsen flyttas bara istället för att försvinna, såvida inte det operativa systemet tar över hela den finansiella bokföringen, vilket är en större förändring än vad problemet motiverar.
Tre upplägg dominerar, och vart och ett har sina begränsningar. Inbyggda kopplingar mellan en handelsplattform och ett bokföringsprogram täcker de vanligaste flödena men stannar vid standardfakturering. Ett dedikerat avstämningsverktyg hanterar matchning väl men behöver fortfarande matas med data från båda håll. Att exportera och importera filer månadsvis är vad de flesta ekonomiavdelningar faktiskt gör, och det är vad som gör bokslutet till ett projekt snarare än en rutin. Det lämnar frågan om var översättningen bör ske istället.
Hur kopplar en integrationsplattform ihop bokföring med verksamhet?
Att omvandla en leverans till en bokföringspost måste ske någonstans. Den enda platsen som kan se både den operativa händelsen och dess bokföringsmässiga konsekvens är lagret mellan handelsplattformen, affärssystemet och bokföringssystemet. Det lagret är en integrationsplattform (iPaaS).
Att flytta händelsen är den enkla delen. Vilken bokföringspost det blir beror på orderns egna attribut, eftersom kunden, destinationen och produkten avgör skattehantering, huvudbokskonto och period. Att tillämpa dessa regler under överföringen, istället för att överlåta det till den som registrerar posten, är skillnaden mellan en integration och en månatlig uppladdning.
Alumio är en integrationsplattform av det slaget, som placerar sig där både den operativa händelsen och dess bokföringspost kan ses. Inom Alumio-plattformen körs detta som fyra flöden.
- Händelser som överförs i realtid: en händelsestyrd dataväg (Route) inom Alumio för över leveranser, returer och inbetalningar till bokföringssystemet kontinuerligt, så att perioden stängs baserat på data som redan finns där istället för på en export vid månadsskiftet
- Kontering kopplas under överföringen: en datatransformator kopplar på det huvudbokskonto, den skattehantering och det kostnadsställe som orderns attribut kräver, så att konteringen blir konsekvent istället för beroende av vem som matade in den
- Betalningsdetaljer levereras för matchning: betalnings- och avstämningsuppgifter når bokföringssystemet med fakturareferenser bifogade, så att en inbetalning kan matchas mot öppna fakturor istället för att någon manuellt behöver utreda vad den avsåg
- Ett granskningsspår per transaktion: detaljerade loggar registrerar vilken operativ händelse som skapade vilken bokföringspost, vilket gör ett stickprov vid revision till en enkel sökning
Konfiguration hanterar reglerna för kontering och dirigering, och Alumio iPaaS tillhandahåller en kodtransformator för de fall där det är mer effektivt att skriva kod än att konfigurera. Att lägga till en försäljningskanal innebär att man återanvänder den konteringslogik som redan är i drift.
Bokföringsintegration och månadsbokslut på några dagar
Ekonomiteam bedöms utifrån noggrannhet och hastighet, och manuell integration tvingar fram en kompromiss mellan dessa två. Att stänga månaden snabbare innebär mindre kontroll, så de flesta team prioriterar noggrannhet och accepterar fördröjningen.
Tre roller upplever denna kompromiss på olika sätt. Ekonomichefen ansvarar för bokslutet och tar på sig allt sammanställningsarbete. CFO:n rapporterar siffror som beskriver en månad som redan är två tredjedelar förbi. Operativt ansvariga är de vars sena bokningar förskjuter perioden, oftast utan att de själva vet om det.
En integrationsplattform eliminerar behovet av att välja mellan hastighet och noggrannhet. När operativa händelser når huvudboken korrekt i takt med att de sker, upphör bokslutet att vara en sammanställningsövning och blir istället en granskningsprocess. Det är både snabbare och mer noggrant än den manuella metoden – ett resultat som varken hastighet eller noggrannhet ensamt någonsin skulle kunna leverera.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
