Was Zahlungsintegration über den Checkout hinaus abdeckt
Die Wahl eines Payment-Gateways ist eine Entscheidung für den Onlineshop, und der dabei abgewickelte Austausch ist ein einmaliger Vorgang. Die Zahlungsbeziehung erzeugt jedoch über Wochen hinweg Daten, und jede Art von Transaktion hat ein anderes Ziel.
- Autorisierung und Einzug: der Onlineshop bestätigt die Verfügbarkeit der Mittel und zieht diese ein, oft erst bei Versand statt bei Bestellung
- Abrechnung: der Anbieter fasst eingezogene Zahlungen in Batches zusammen und überweist sie, üblicherweise abzüglich der Gebühren und mit zeitlicher Verzögerung
- Rückerstattungen und Teilrückerstattungen: Geld wird auf eine ursprüngliche Transaktion zurückgebucht, manchmal lange nachdem die Bestellung abgeschlossen wurde
- Rückbuchungen und Streitfälle: Gelder werden mit einem Grundcode und einer Frist für die Einreichung von Nachweisen zurückgefordert
- Gebühren: pro Transaktion, pro Methode und pro Währung – das ist der Faktor, der den Brutto- vom Nettoumsatz unterscheidet
Nur der erste Punkt betrifft den Onlineshop. Die anderen vier gehören in den Finanzbereich, und genau diese bleiben ohne Zuordnung, wenn der Zahlungsanbieter nur mit dem Checkout verbunden ist und sonst nirgendwohin führt.
Warum stimmen Abrechnungen nicht mehr mit dem Auftragsbuch überein?
Zahlungsanbieter fassen ihre Erfassungen in Batches zusammen. Eine Einzahlung von 48.000 EUR entspricht keiner einzelnen Bestellung im ERP-System. Sie setzt sich aus mehreren hundert Transaktionen über zwei Tage zusammen, abzüglich Gebühren, abzüglich drei Rückerstattungen und zuzüglich einer Rückbuchung aus dem Vormonat.
Verschiedene Zahlungsmethoden vervielfachen das Problem. Kartenzahlungen werden nach einem anderen Zeitplan abgerechnet als Lastschriften oder „Buy Now, Pay Later“-Anbieter – jeder mit seiner eigenen Gebührenstruktur und seinem eigenen Berichtsformat. Ein Unternehmen, das vier Methoden nutzt, muss vier separate Zahlungsströme mit einem einzigen Auftragsbuch abgleichen.
Währungen bilden die letzte Ebene. Wenn eine Zahlung in einer Währung entgegengenommen und in einer anderen abgerechnet wird, entsteht eine Umrechnungsdifferenz, die das ERP-System nicht vorgesehen hat. Dadurch weichen der im Auftrag erfasste Betrag und der tatsächlich erhaltene Betrag unvorhersehbar voneinander ab.
Was eine schwache Zahlungsintegration kostet
Niemand eröffnet ein Ticket, wenn eine Abrechnung nicht mit einem Auftrag übereinstimmt. Die Kosten summieren sich stattdessen im Stillen und treten in dieser Reihenfolge zutage:
- Monatsabschluss, der sich in die Länge zieht: Die Finanzabteilung gleicht Abrechnungen manuell in einer Tabelle mit Aufträgen ab, und das Abschlussdatum hängt davon ab, wie viele Unstimmigkeiten aufgetreten sind.
- Umsatz wird verspätet erfasst: Aufträge bleiben ungeprüft, sodass der ausgewiesene Umsatz dem tatsächlichen Handelsvolumen um die Dauer des Abgleichprozesses hinterherhinkt.
- Kanalrentabilität ist reine Spekulation: Zahlungsgebühren werden nicht pro Auftrag zugeordnet, daher ist die Marge pro Kanal und Produkt nur eine Schätzung.
- Rückerstattungen, die doppelt ausgezahlt werden: Wenn sich das Zahlungssystem und das ERP-System nicht darüber einig sind, ob eine Rückerstattung bereits verarbeitet wurde, veranlasst der Kundenservice eine zweite.
- Verlorene Streitfälle durch Fristversäumnis: Nachweise für Rückbuchungen sind über den Shop, das Lager und das Anbieterportal verstreut, und die Frist läuft ab, bevor jemand alle Unterlagen zusammengetragen hat.
Zahlungsintegration in einem modularen Tech-Stack
Früher nutzten Unternehmen einen Zahlungsanbieter für eine Plattform, und das Plugin des Anbieters deckte das Meiste ab. Dieses Modell ist heute unüblich. Ein typischer mittelständischer Einzelhändler arbeitet mit einem Hauptanbieter, einer regionalen Zahlungsmethode für einen bestimmten Markt, einer Rechnungs- oder BNPL-Option sowie einem Marktplatz mit eigenem Zahlungsfluss.
Essentiel Antwerp ist eine belgische Luxusmodemarke, die ihre Produkte international sowohl in physischen Geschäften als auch online vertreibt. Mithilfe der Integrationsplattform Alumio (iPaaS) hat das Unternehmen einen modularen Tech-Stack statt einer monolithischen Suite aufgebaut. Dabei kommen Microsoft Dynamics 365 Business Central für die Finanzbuchhaltung, Adobe Commerce für den Onlineshop, Channable für das Marketing und Adyen für die Zahlungsabwicklung zum Einsatz.
Der entscheidende Punkt für den Abgleich ist das, was diese Architektur im Hintergrund erfordert. Wenn Zahlungen, Bestellungen und Finanzdaten in drei verschiedenen Systemen verwaltet werden, muss die Verbindung zwischen ihnen aktiv gesteuert werden, da kein einzelner Anbieter die gesamte Kette kontrolliert.
Wie eine Integrationsplattform Zahlungen mit dem ERP verbindet
Eine Sammelüberweisung in die einzelnen Zahlungen zu zerlegen, ist nur der erste Schritt. Jede Zahlung muss mit der entsprechenden Gebühr und der zugehörigen Bestellreferenz verknüpft werden, damit das ERP sie dem richtigen Dokument zuordnen kann. Diese Aufgabe erfordert eine Ebene zwischen dem Zahlungsanbieter und den Finanzsystemen. Ein spezielles Tool für den Zahlungsabgleich erledigt dies zwar effizient, muss aber dennoch von beiden Seiten mit Daten versorgt werden. Standard-Plugins der Anbieter reichen hierfür nicht aus.
Die Alumio iPaaS übernimmt genau diese Rolle und verbindet den Zahlungsanbieter mit den Systemen, die die Finanzdaten verarbeiten. Dies geschieht auf vier Wegen:
- Aufschlüsselung von Abrechnungen: Ein Daten-Transformer zerlegt eine Sammelüberweisung in die zugrunde liegenden Transaktionen und verknüpft jede mit ihrer Bestellreferenz, sodass das ERP detaillierte Einzelposten statt einer Gesamtsumme erhält.
- Gebührenzuordnung pro Bestellung: Ein Daten-Mapper weist jede Transaktionsgebühr der jeweiligen Bestellung zu, wodurch die Marge pro Kanal präzise berechnet und nicht nur geschätzt wird.
- Durchgängige Rückerstattungsprozesse: Eine Daten-Route übermittelt eine Rückerstattung sofort nach ihrer Auslösung sowohl an den Zahlungsanbieter als auch an das ERP, sodass beide Systeme stets auf dem gleichen Stand sind.
- Zentraler Nachweis: Detaillierte Protokolle führen die Datensätze zu Bestellung, Erfüllung und Zahlung einer strittigen Transaktion zusammen, damit Rückbuchungsanfragen fristgerecht bearbeitet werden können.
Diese Abläufe werden konfiguriert, anstatt sie für jeden Anbieter individuell zu programmieren. Sollte eine Konfiguration einmal nicht ausreichen, steht ein Code-Transformer zur Verfügung, falls die manuelle Programmierung bevorzugt wird. Das Hinzufügen einer neuen Zahlungsmethode nutzt dabei die bereits bestehende Logik für den Abgleich wieder.
Was eine vernetzte Zahlungsintegration leistet
Der wahre Test für eine Zahlungsintegration ist nicht die Conversion-Rate an der Kasse. Es ist die Frage, ob die Finanzabteilung den Monatsabschluss ohne Excel-Tabellen bewältigen kann und ob jederzeit ersichtlich ist, wie hoch die Marge einer Bestellung nach Abzug aller Gebühren tatsächlich ist.
Unternehmen, die dies richtig angehen, betrachten Zahlungsanbieter nicht mehr nur als Entscheidung für den Onlineshop, sondern als strategische Finanzentscheidung. Über eine Integrationsplattform wird das Hinzufügen einer regionalen Zahlungsmethode zu einer rein geschäftlichen Entscheidung statt zu einem Problem für den Buchhaltungsabgleich – was besonders beim Eintritt in Märkte wichtig ist, in denen lokale Zahlungsmethoden über den Erfolg entscheiden.
Das Ergebnis ist ein Monatsabschluss, der ohne manuelle Abgleiche auskommt, eine Umsatzrealisierung zum Zeitpunkt der Entstehung statt bei der Zuordnung und ein klarer Überblick über die tatsächlichen Erträge jedes Kanals nach Abzug aller Gebühren.
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