Wohin die Zeit beim Lieferanten-Onboarding wirklich fließt
Sechs Wochen verstrichene Zeit bedeuten nicht sechs Wochen Arbeitszeit. Die Vereinbarung, welche Dokumente ausgetauscht werden, in der Regel Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen, dauert zwischen zwei Personen, die ihre eigenen Prozesse kennen, meist nur einen Nachmittag. Das Erstellen des Mappings selbst nimmt einige Tage in Anspruch.
Der Rest ist Warten. Testdokumente gehen hin und her, und jeder Durchlauf landet in einer Warteschlange auf der Seite des Partners, wo er mit anderen Aufgaben konkurriert, die das IT-Team bereits zugesagt hat. Ein Zyklus, der eigentlich zwei Stunden Arbeitsaufwand erfordert, dauert routinemäßig fünf Arbeitstage, bis er abgeschlossen ist.
Sonderfälle ziehen den Prozess weiter in die Länge, da sie erst spät auftauchen. Die erste echte Bestellung mit einer Teillieferung oder einer Gutschrift deckt eine Lücke auf, die von den Testdaten nicht abgedeckt wurde. Diese Entdeckung startet einen neuen Durchlauf, von dem alle dachten, er sei bereits abgeschlossen.
Warum braucht jeder Lieferant sein eigenes Mapping?
Ein Standard definiert die Form eines Dokuments, nicht den Inhalt, den ein Unternehmen hineinlegt. Zwei Lieferanten können beide eine konforme Auftragsbestätigung senden, aber unterschiedliche Felder für das Lieferdatum und unterschiedliche Codes für Maßeinheiten verwenden. Sie können sich auch uneinig darüber sein, ob eine Teillieferung ein Dokument oder mehrere ist.
Die Varianz wird bei kleineren Handelspartnern noch größer. Ein Lieferant mit ausgereiften Systemen sendet strukturierte Dokumente über elektronischen Datenaustausch. Ein kleinerer Lieferant sendet vielleicht eine Tabelle per E-Mail, erwartet einen Portal-Login oder möchte weiterhin PDFs senden. Alle drei sind legitime Geschäftsbeziehungen, und alle drei kommen unterschiedlich an.
Die Mapping-Arbeit ist also real und lässt sich nicht eliminieren. Was sich jedoch ändern lässt, ist, ob sie einmal pro Partner oder einmal pro Muster erfolgt. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Lieferantenbasis leicht wachsen kann oder nicht.
Die Kosten, wenn das Lieferanten-Onboarding nie günstiger wird
Wenn jeder Partner bei der Anbindung gleich viel kostet, wächst die Lieferantenbasis nicht mehr nach wirtschaftlicher Logik, sondern nach IT-Kapazität. Die Kosten dafür, in etwa der Reihenfolge, wie ein Unternehmen sie spürt:
- Einsparungen, die zu spät oder gar nicht ankommen: der Einkauf findet einen besseren Lieferanten und erfährt, dass das Onboarding hinter zwei anderen Projekten in der Warteschlange steht
- Beziehungen, die manuell bleiben: Bestellungen werden per E-Mail versendet und manuell neu eingegeben, während Bestätigungen als PDFs eintreffen, die erst gelesen und dann abgetippt werden müssen
- Fehler, die zu Streitfällen führen: falsche Mengen und strittige Rechnungen, die sich auf verschiedene Personen verteilen, anstatt als Projektkosten sichtbar zu werden, weshalb sie selten behoben werden
- Verlust an Wechselgeschwindigkeit: Ein Unternehmen, das Lieferanten nicht schnell anbinden kann, kann sie auch nicht schnell ersetzen, was besonders bei Engpässen oder Lieferantenausfällen entscheidend ist
Was Lieferanten-Onboarding wiederverwendbar macht
Das Ziel ist nicht eine funktionierende Verbindung. Das Ziel ist ein Muster, bei dem der zweite, fünfte und zwanzigste Lieferant jeweils weniger Aufwand erfordert als der vorherige.
- Ein kanonisches internes Format: Partner werden auf eine interne Definition gemappt, anstatt jeden direkt mit dem ERP zu verknüpfen. So wirkt sich eine Änderung auf einer der beiden Seiten nur auf ein Mapping aus, statt auf viele.
- Formatunabhängige Aufnahme: Derselbe Prozess verarbeitet strukturierte Dokumente, Tabellenkalkulationen oder Datei-Uploads, sodass die Möglichkeiten des Partners den Aufwand bestimmen und nicht die technische Machbarkeit.
- Vorlagen pro Partnertyp: Ein etablierter Partner, der strukturierte Dokumente sendet, und ein kleinerer Partner, der Dateien übermittelt, sind zwei Muster, keine zwanzig Variationen.
- Validierung vor Annahme: Ein Dokument, das die Prüfung auf Pflichtfelder nicht besteht, wird direkt an der Schnittstelle mit einer Begründung abgelehnt, anstatt erst drei Schritte später im ERP entdeckt zu werden.
- Self-Service-Tests: Partner können Testdokumente austauschen, ohne dass ein Entwickler jeden einzelnen Durchlauf koordinieren muss.
Der Großteil der sechs Wochen besteht aus Wartezeiten, nicht aus tatsächlicher Arbeit. Diese Wartezeiten zu eliminieren bringt mehr, als das Mapping selbst zu beschleunigen.
Wie eine Integrationsplattform das Lieferanten-Onboarding beschleunigt
Die Alternativen sind erwähnenswert. Ein Managed-EDI-Dienstleister übernimmt die Partneranbindungen für Sie und berechnet Preise pro Partner und Dokument, sodass die Kostenkurve bei steigendem Volumen flach bleibt. Der Aufbau von Punkt-zu-Punkt-Verbindungen im eigenen Haus ist für die ersten zwei Partner am günstigsten, aber ab dem zehnten Partner am ineffizientesten. Ein Lieferantenportal verlagert den Aufwand auf den Lieferanten, was größere Partner ablehnen und kleinere nur unregelmäßig nutzen werden.
Eine Integration Platform-as-a-Service (iPaaS) behält das Mapping im eigenen Haus und macht es gleichzeitig wiederverwendbar. Auf der Alumio iPaaS nimmt diese Arbeit vier Formen an:
- Eine interne Definition, viele Partnerformate: ein Transformer konvertiert die Struktur jedes Partners in eine einheitliche interne Darstellung einer Bestellung, sodass die ERP-Seite nur einmal erstellt und dann wiederverwendet wird
- Strukturierte und unstrukturierte Datenaufnahme kombiniert: EDI-Dokumente, XML, CSV und Datei-Uploads gelangen über dieselben verwalteten Routes in das System, anstatt über separate Tools
- Überprüfung an der Schnittstelle: Validierungsregeln weisen unvollständige oder fehlerhafte Dokumente mit einer Begründung zurück, bevor sie das ERP erreichen, wodurch schlechte Partnerdaten aus dem operativen Geschäft ferngehalten werden
- Sichtbarkeit pro Partner: Protokolle erfassen, was jeder Lieferant wann gesendet hat, sodass eine fehlende Bestätigung nur eine kurze Suche erfordert und kein Telefonat
Diese Abläufe werden konfiguriert, anstatt sie für jeden Partner manuell zu erstellen. Der Code Transformer steht dort zur Verfügung, wo eine Konfiguration nicht ausreicht, um eine Regel abzubilden. Der nächste Lieferant ist somit eine Variation eines bestehenden Musters und kein neues Projekt.
Den nächsten Lieferanten schneller anbinden als den letzten
Der entscheidende Maßstab ist nicht, wie lange das Onboarding heute dauert. Entscheidend ist, ob diese Zeitspanne sinkt. Ein Unternehmen, bei dem der zehnte Lieferant genauso lange dauert wie der erste, hat zehn Verbindungen aufgebaut, aber keine echte Fähigkeit entwickelt.
Diesen Wert zu senken, verändert die Möglichkeiten des Einkaufs. Lieferanten können ausgewählt werden, weil sie kommerziell besser sind, nicht weil sie technisch bequemer anzubinden sind. Ein Lieferant kann in der Geschwindigkeit ersetzt werden, die die Situation erfordert, und nicht in der Geschwindigkeit, die der Integrationsstau zulässt.
Eine Integrationsplattform macht aus diesem Ziel eine Rechnung, die zu Ihren Gunsten aufgeht. Das Unternehmen gewinnt eine Lieferantenbasis, die flexibel anpassbar ist, und Einsparungen, die sich bereits in dem Quartal bemerkbar machen, in dem sie ausgehandelt wurden, und nicht erst, wenn das Onboarding endlich abgeschlossen ist. Die Optionen des Einkaufs werden dann vom Markt bestimmt und nicht mehr vom Integrationsrückstand.
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