Wir stellen vor: Der Alumio Route Builder
Integrationen zentral über eine visuelle Oberfläche steuern
Gebuchte Rechnungen, Lieferungen und offene Nachbestellungen werden von Microsoft Dynamics 365 Business Central in HubSpot übertragen, sodass für einen abgeschlossenen Auftrag weiterhin angezeigt wird, was dem Kunden tatsächlich in Rechnung gestellt wurde.
Ein Auftrag wird in HubSpot zu einem bestimmten Betrag abgeschlossen, während Microsoft Dynamics 365 Business Central die Ware erst nach Lieferung abrechnet. Bei Artikeln mit Lieferzeit bedeutet das zwei oder drei gebuchte Rechnungen und einen offenen Rückstand. Ab dem Zeitpunkt des Auftragsabschlusses weichen die Pipeline-Berichte und die Finanzbuchhaltung voneinander ab: Der Vertrieb meldet Umsätze, die noch nicht fakturiert wurden, die Finanzabteilung hingegen Umsätze, die bereits abgeschlossen wurden. Die Überprüfung erfordert, dass man entscheidet, welcher Zahl man Glauben schenken soll. Die Verknüpfung von Microsoft Dynamics 365 Business Central und HubSpot schließt diese Lücke, sodass alle fakturierten, gelieferten und offenen Beträge im Auftrag erfasst werden.
DATEN, DIE ZWISCHEN IHNEN FLIESSEN
Gebuchte Verkaufsrechnungen
Gebuchte Lieferungen
Nachbestellungen
Kundendatensätze
Geschäfte
Artikelpositionen
Jede aus Microsoft Dynamics 365 Business Central gebuchte Rechnung wird dem zugehörigen HubSpot-Deal zugeordnet, sodass die Differenz zwischen vereinbartem und abgerechnetem Wert sichtbar wird.
Ein Vertriebsmitarbeiter sieht, welche Artikel bereits versandt wurden und welche noch in Rückstand sind, ohne die operative Abteilung zu fragen, da die Dokumentendetails in Business Central eintreffen, sobald die Dokumente verbucht sind.
Bei einem Vertrag, der in drei Teilen abgerechnet wird, werden drei Beträge anstatt eines einzigen ausgewiesen, sodass ein HubSpot-Pipeline-Bericht nicht mehr den Eindruck erweckt, dass alles, was in einem Quartal vereinbart wurde, auch in diesem Quartal geliefert wurde.
Vertrieb und Finanzen lesen bei einer Überprüfung die gleichen Zahlen, da beide aus den gleichen veröffentlichten Business Central-Dokumenten stammen, wodurch der am Vorabend durchgeführte Abgleich entfällt.
Wenn Microsoft Dynamics 365 Business Central eine Verkaufsrechnung bucht, trägt Alumio Betrag und Datum in den verknüpften HubSpot-Deal ein. Bei einem Deal mit gestaffelter Abrechnung wird daher angezeigt, was in Rechnung gestellt wurde, und nicht, was zum Vertragsabschluss vereinbart wurde.
Eine in Business Central erstellte Nachbestellung erscheint im HubSpot-Deal, sodass der Vertriebsmitarbeiter, der gefragt wird, wann der Rest eintrifft, Antworten aus denselben Dokumentenoperationen bearbeitet, anstatt die Frage weiterzuleiten und zu warten.
Gebuchte Lieferungen und Rechnungen werden gemäß dem von Ihnen festgelegten Zeitplan gelesen und gemeinsam dem Geschäft zugeordnet, sodass eine Umsatzprüfung den zugesagten Wert mit dem in Rechnung gestellten Wert vergleichen kann, ohne dass eines der Teams vorher eine eigene Version erstellen muss.
Alumio fungiert als zentrales Integrations-Backbone zwischen Vertriebskanälen und Fulfillment-Systemen. Bestellungen werden weitergeleitet, transformiert und validiert, während Status-Updates an jeden Kanal zurückgemeldet werden.
Authentifizieren Sie Ihre Systeme mit den vorgefertigten Connectoren von Alumio. Wählen Sie aus über 200 Connector-Paketen im Marketplace oder erstellen Sie unbegrenzt viele individuelle Integrationen.
Definieren Sie in einer visuellen Oberfläche, wie Datenfelder zwischen Systemen zugeordnet werden. Passen Sie Formate an, reichern Sie Datensätze an und wenden Sie Geschäftslogik an – ganz ohne eigenen Programmcode.
Konfigurieren Sie Abläufe so, dass sie in Echtzeit bei bestimmten Ereignissen, nach einem Zeitplan oder beidem ausgeführt werden. Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und überlassen Sie Alumio den Datentransfer und die Transformation zwischen Ihren Systemen.
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Sobald Ihre erste Integration live ist, können Sie Ihr ERP, PIM, WMS oder CRM einfach an denselben Hub anschließen. Bestehende Abläufe laufen nahtlos weiter. Kein Neuerstellen von Grund auf.
Eine Rechnung ist nicht mit dem Buchen in Microsoft Dynamics 365 Business Central abgeschlossen, sondern erst, wenn das Kundensystem sie akzeptiert hat. Hier erfolgt üblicherweise die nächste Verbindung. Die meisten Unternehmen nutzen einen strukturierten E-Rechnungsweg, da eine gebuchte, aber noch nicht zugestellte Rechnung intern als fakturiert, extern jedoch als nicht fakturiert angezeigt wird. Alumio verwaltet diese Verbindung parallel zu der von HubSpot, sodass der Vorgang eine tatsächlich eingegangene Rechnung widerspiegelt.
Drei Ereignisse werden übertragen: eine gebuchte Lieferung, eine gebuchte Rechnung und eine erstellte Nachbestellung. Alumio erfasst diese Daten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central automatisch oder nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan und trägt sie mit Betrag und Datum in den verknüpften HubSpot-Deal ein. Der morgendliche Abgleich der Pipeline mit dem Hauptbuch entfällt, da der Deal bereits beide Werte enthält.
Nein, und die im Code integrierte Version ist diejenige, die schnell veraltet. Ein Skript, das auf die aktuellen HubSpot-Deal-Eigenschaften und die aktuelle Dokumentennummerierung von Dynamics 365 Business Central abgestimmt ist, funktioniert so lange, bis die Finanzabteilung einen Dokumenttyp hinzufügt oder der Vertrieb eine Phase umbenennt. Danach funktioniert es ein Quartal lang nicht mehr. In Alumio konfiguriert, sind beide Seiten als Mappings für die Personen sichtbar, die die Änderungen vorgenommen haben. Bei einem Standard-ERP-System, das ein CRM-System speist, deckt die Konfiguration dies ohne benutzerdefinierte Logik ab.
Die gebuchten Rechnungen stellen den tatsächlichen Betrag dar, der Auftragswert ist hingegen eine Prognose und sollte als Eins gekennzeichnet werden. Microsoft Dynamics 365 Business Central rechnet auf Basis der Lieferungen ab. Daher entstehen aus einem vereinbarten Auftragswert mehrere gebuchte Rechnungen zuzüglich der noch ausstehenden Ware. Nur der gebuchte Anteil stellt den tatsächlichen Geldbetrag dar. Durch das Übertragen jeder gebuchten Rechnung an den HubSpot-Auftrag kann die Prüfstelle beide Versionen einsehen, ohne dass eine der Parteien ihre eigene Version verteidigen muss.
Dynamics 365 Business Central hat die Rechnung korrekt gebucht, nur die Aktualisierung schlug fehl – ein Fall, für den es sich lohnt, vorzusorgen. Ein Deal, der keine Aktualisierungen mehr erhält, wird als abgeschlossen angezeigt, sodass ein Kunde mit einer offenen Nachbestellung den Eindruck hat, vollständig bedient zu sein. Alumio überwacht jede Übertragung in Echtzeit und protokolliert die gesendeten Daten. Es benachrichtigt sofort, wenn ein HubSpot-Deal nicht aktualisiert werden kann, wiederholt die Übertragung automatisch (sofern konfiguriert) und protokolliert Dokument und Grund, sodass nichts unbemerkt bleibt.
Sprechen Sie mit einem Alumio-Integrationsspezialisten. Wir entwerfen die passende Architektur für Ihre Systeme und die richtige Skalierung, damit Ihre Betriebsabläufe bei jeder Veränderung zuverlässig bleiben.
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