Maak kennis met de Alumio Route Builder
Verbind, orkestreer en beheer nu integraties op grote schaal vanuit één visuele interface
Geboekte facturen, verzendingen en openstaande bestellingen worden vanuit Microsoft Dynamics 365 Business Central naar HubSpot overgezet, zodat bij een afgesloten deal altijd wordt gerapporteerd wat de klant daadwerkelijk in rekening is gebracht.
Een deal wordt in HubSpot afgesloten met een bepaald bedrag, waarna Microsoft Dynamics 365 Business Central de factuur verwerkt zodra de goederen worden verzonden. Bij producten met een levertijd betekent dit twee of drie geboekte facturen en een openstaande nabestelling. Vanaf het moment dat de deal is gesloten, lopen het verkooprapport en het grootboek uiteen: de verkoopafdeling rapporteert omzet waarvoor nog geen factuur is verstuurd, de financiële afdeling rapporteert omzet waarvoor de verkoop al is afgerond, en de controle wordt vervolgens uitgevoerd om te bepalen welk bedrag betrouwbaar is. Door Microsoft Dynamics 365 Business Central en HubSpot te koppelen, wordt deze kloof gedicht, zodat alles wat is gefactureerd, verzonden en nog openstaat, correct wordt weergegeven in de deal.
DATA DIE TUSSEN SYSTEMEN STROOMT
Geboekte verkoopfacturen
Geboekte verzendingen
Nabestellingen
Klantengegevens
Deals
Artikelregels
Elke geboekte factuur vanuit Microsoft Dynamics 365 Business Central komt terecht bij de HubSpot-deal waar deze bij hoort, waardoor het verschil tussen de overeengekomen waarde en de gefactureerde waarde zichtbaar wordt.
Een medewerker kan zien welke artikelen verzonden zijn en welke nog in nabestelling zijn, zonder de operationele afdeling te hoeven raadplegen, omdat de documentgegevens in Business Central binnenkomen zodra de documenten worden verwerkt.
Een deal die in drie delen wordt gefactureerd, toont drie bedragen in plaats van één, waardoor een HubSpot-pipeline-rapport niet langer de indruk wekt dat alles wat in een kwartaal is overeengekomen ook daadwerkelijk in dat kwartaal is geleverd.
Verkoop en financiën lezen tijdens een evaluatie dezelfde cijfers, omdat beide afkomstig zijn van dezelfde geboekte Business Central-documenten. Hierdoor is de afstemming van de vorige avond niet meer nodig.
Wanneer Microsoft Dynamics 365 Business Central een verkoopfactuur boekt, schrijft Alumio het bedrag en de datum ervan naar de gekoppelde HubSpot-deal. Hierdoor wordt bij een deal die in fasen factureert, weergegeven wat er daadwerkelijk is gefactureerd in plaats van wat er bij de afsluiting is overeengekomen.
Een nabestelling die in Business Central is aangemaakt, verschijnt in de HubSpot-deal. Hierdoor kan de medewerker die de vraag krijgt wanneer de rest arriveert, antwoorden uit hetzelfde document gebruiken in plaats van de vraag door te sturen en af te wachten.
De verzonden zendingen en facturen worden volgens het door u ingestelde schema verwerkt en samen aan de deal geleverd. Zo kan bij een omzetcontrole de overeengekomen waarde worden vergeleken met de gefactureerde waarde, zonder dat een van beide teams eerst een eigen versie hoeft op te stellen.
Alumio fungeert als een beheerde integratie-backbone tussen verkoopkanalen en fulfillment-systemen. Orders worden gerouteerd, getransformeerd en gevalideerd, terwijl statusupdates naar elk kanaal worden teruggestuurd.
Authenticeer je systemen met de kant-en-klare connectors van Alumio. Kies uit meer dan 200 connector-pakketten in de marketplace, plus onbeperkte aangepaste integraties.
Bepaal in een visuele interface hoe datavelden tussen systemen worden gekoppeld. Pas formaten aan, verrijk records en pas bedrijfslogica toe, zonder dat er maatwerkcode nodig is.
Configureer flows zodat ze in real-time, op basis van events, volgens een schema of beide worden uitgevoerd. Verminder handmatige gegevensinvoer en laat Alumio de verplaatsing en transformatie tussen systemen afhandelen.
.svg){kind=icon}
Zodra je eerste integratie live is, kun je je ERP, PIM, WMS of CRM eenvoudig op dezelfde hub aansluiten. Bestaande flows blijven gewoon draaien. Je hoeft niets opnieuw op te bouwen.
Een factuur is niet afgerond wanneer Microsoft Dynamics 365 Business Central deze verwerkt, maar pas wanneer het systeem van de klant deze accepteert. Dat is meestal het punt waar de volgende verbinding tot stand komt. De meeste bedrijven kiezen voor een gestructureerde e-factureringsroute, omdat een verwerkte factuur die niet is bezorgd er intern gefactureerd uitziet, maar extern niet. Alumio onderhoudt die verbinding naast die met HubSpot, waardoor de transactie een factuur weerspiegelt die daadwerkelijk is aangekomen.
Drie gebeurtenissen reizen door het systeem: een verzending geboekt, een factuur geboekt en een nabestelling aangemaakt. Alumio haalt deze op uit Microsoft Dynamics 365 Business Central zodra ze plaatsvinden of volgens een door u ingesteld schema, en schrijft ze met de bijbehorende bedragen en datums naar de gekoppelde HubSpot-deal. Het handmatig afstemmen van de verkooppijplijn met het grootboek is daardoor niet meer nodig, omdat de deal beide bedragen al bevat.
Nee, en de versie die in de code is ingebouwd, is degene die het snelst verouderd raakt. Een script dat is geschreven op basis van de huidige HubSpot-dealeigenschappen en de huidige documentnummering van Dynamics 365 Business Central werkt prima totdat de financiële afdeling een documenttype toevoegt of de verkoopafdeling een fase hernoemt. Dan faalt het script een kwartaal lang stilletjes. In Alumio zijn beide kanten gekoppeld, en de mensen die de wijzigingen hebben aangebracht, kunnen ze zien. Voor een standaard ERP-systeem dat gegevens naar een CRM stuurt, dekt de configuratie dit zonder dat er aangepaste logica nodig is.
De geboekte facturen vertegenwoordigen het werkelijke bedrag, terwijl de dealwaarde een prognose is die als zodanig moet worden aangeduid. Microsoft Dynamics 365 Business Central factureert op basis van leveringen, dus een deal die voor een bepaald bedrag is overeengekomen, resulteert in meerdere geboekte facturen plus de resterende nabestellingen. Alleen het geboekte deel is geld. Door elke geboekte factuur naar de HubSpot-deal te sturen, kan een reviewer beide bedragen inzien zonder dat een van beide teams zijn eigen versie hoeft te verdedigen.
Dynamics 365 Business Central boekte de factuur correct, alleen de afrekening mislukte, een scenario waar we rekening mee moeten houden bij het ontwerpen. Een deal die geen updates meer ontvangt, wordt als voltooid weergegeven, zodat een klant met een openstaande nabestelling volledig geholpen lijkt. Alumio monitort elke overdracht in realtime en registreert wat er is verzonden, geeft direct een melding wanneer een HubSpot-deal niet kan worden bijgewerkt, probeert het automatisch opnieuw waar geconfigureerd, en geeft een naam aan het document en de reden, zodat niets verloren gaat zonder te worden geregistreerd.
Spreek met een Alumio-integratiespecialist. Wij brengen de juiste architectuur voor jouw systemen in kaart, op de juiste schaal, zodat je bedrijfsactiviteiten bij elke verandering betrouwbaar blijven.
.svg)
