Présentation de l'Alumio Route Builder
Connectez, orchestrez et gouvernez vos intégrations depuis une interface visuelle
Les factures enregistrées, les expéditions et les commandes en attente sont transférées de Microsoft Dynamics 365 Business Central vers HubSpot, de sorte qu'une transaction clôturée continue d'afficher le montant réellement facturé au client.
Une transaction est conclue dans HubSpot avec un montant donné, puis facturée dans Microsoft Dynamics 365 Business Central au fur et à mesure des livraisons. Pour tout produit avec un délai de livraison, cela se traduit par deux ou trois factures émises et une commande en attente. Dès la conclusion de la vente, le rapport de pipeline et le grand livre comptable divergent : les rapports de vente affichent un chiffre d'affaires non facturé, tandis que les rapports financiers font état de ventes déjà comptabilisées. Le processus de vérification consiste alors à choisir le chiffre à privilégier. La connexion entre Microsoft Dynamics 365 Business Central et HubSpot permet de combler cet écart, garantissant ainsi que les montants facturés, expédiés et en attente soient tous intégrés à la transaction.
DES DONNÉES QUI CIRCULENT ENTRE EUX
Factures de vente enregistrées
Expéditions enregistrées
Commandes en attente
Fiches clients
Transactions
Lignes d'articles
Chaque facture émise depuis Microsoft Dynamics 365 Business Central est associée à l'opération HubSpot correspondante, ce qui permet de visualiser l'écart entre la valeur convenue et la valeur facturée.
Un représentant peut voir quelles lignes ont été expédiées et lesquelles sont encore en rupture de stock sans avoir à consulter le service des opérations, car les détails des documents Business Central arrivent au fur et à mesure que les documents sont publiés.
Un contrat facturé en trois parties affiche trois montants au lieu d'un seul, de sorte qu'un rapport de pipeline HubSpot cesse de laisser entendre que tout ce qui a été convenu au cours d'un trimestre a également été livré au cours de ce trimestre.
Les services des ventes et des finances présentent les mêmes chiffres lors d'une revue, car ils proviennent des mêmes documents Business Central publiés, ce qui élimine le rapprochement effectué la veille.
Lorsque Microsoft Dynamics 365 Business Central enregistre une facture de vente, Alumio inscrit son montant et sa date sur l'opération HubSpot associée. Ainsi, une opération facturée par étapes affiche le montant facturé plutôt que le montant convenu à la clôture.
Une commande en souffrance créée dans Business Central apparaît sur l'opportunité HubSpot, de sorte que le représentant à qui l'on demande quand le reste arrive peut répondre à partir du même document sur lequel travaille l'équipe des opérations, au lieu de transmettre la question et d'attendre.
Les expéditions et les factures enregistrées sont lues selon le calendrier que vous avez défini et transmises ensemble à la transaction, de sorte qu'une analyse des revenus peut comparer la valeur engagée à la valeur facturée sans que l'une ou l'autre des équipes ait à préparer sa propre version au préalable.
Alumio se place entre vos canaux de vente et vos systèmes de traitement des commandes en tant qu'épine dorsale d'intégration gouvernée. Les commandes sont acheminées, transformées et validées, tandis que les mises à jour de statut sont renvoyées vers chaque canal.
Authentifiez vos systèmes à l'aide des connecteurs pré-construits d'Alumio. Faites votre choix parmi plus de 200 packs de connecteurs sur la marketplace, en plus d'intégrations personnalisées illimitées.
Définissez la correspondance des champs de données entre vos systèmes via une interface visuelle. Ajustez les formats, enrichissez les enregistrements et appliquez vos règles métier, sans aucun code personnalisé.
Configurez vos flux pour qu'ils s'exécutent en temps réel selon des événements, selon un calendrier, ou les deux. Réduisez la saisie manuelle des données et laissez Alumio gérer les transferts et les transformations entre vos systèmes.
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Une fois votre première intégration en ligne, l'ajout de votre ERP, PIM, WMS ou CRM se connecte au même hub. Les flux existants continuent de fonctionner. Pas besoin de tout reconstruire.
Une facture n'est pas finalisée lorsque Microsoft Dynamics 365 Business Central la comptabilise ; elle l'est lorsque le système du client l'accepte, ce qui constitue généralement l'étape suivante. La plupart des entreprises optent pour une facturation électronique structurée, car une facture comptabilisée mais non distribuée apparaît facturée en interne, mais non distribuée en externe. Alumio gère cette connexion en parallèle de celle de HubSpot, afin que la transaction reflète bien la réception effective de la facture.
Trois événements sont enregistrés : une expédition, une facture et une commande en souffrance. Alumio les récupère de Microsoft Dynamics 365 Business Central en temps réel ou selon une planification définie, et les inscrit dans la transaction HubSpot associée, avec leurs montants et dates. Le rapprochement bancaire du pipeline avec le grand livre devient ainsi superflu, car la transaction contient déjà toutes les informations nécessaires.
Non, et c'est la version intégrée au code qui vieillit le plus mal. Un script conçu pour les propriétés des transactions HubSpot et la numérotation des documents Dynamics 365 Business Central actuelles fonctionne jusqu'à ce que le service financier ajoute un type de document ou que le service commercial renomme une étape, puis il cesse de fonctionner discrètement pendant un trimestre. Dans Alumio, les deux systèmes sont configurés comme des mappages visibles par les personnes qui les ont modifiés. Pour un ERP standard alimentant un CRM, la configuration suffit, sans logique personnalisée.
Les factures émises correspondent au montant réel, tandis que la valeur de la transaction est une prévision qui doit être clairement indiquée. Microsoft Dynamics 365 Business Central facture les livraisons ; ainsi, une transaction conclue pour un montant donné se traduit par plusieurs factures émises, auxquelles s'ajoute le montant restant dû sur la commande. Seule la partie émise représente le paiement. L'envoi de chaque facture émise à la transaction HubSpot permet à une équipe de vérification de les examiner toutes les deux sans qu'aucune des deux parties n'ait à défendre sa propre version.
Dynamics 365 Business Central a correctement enregistré la facture ; seule la notification a échoué, un cas de figure qu'il convient d'anticiper. Une transaction qui ne reçoit plus de mises à jour apparaît comme terminée, ce qui donne l'impression qu'un client ayant une commande en attente a été entièrement servi. Alumio surveille chaque transfert en temps réel et enregistre les informations envoyées, alerte immédiatement lorsqu'une transaction HubSpot ne peut être mise à jour, effectue des nouvelles tentatives automatiquement si la configuration le permet et nomme le document et la raison, afin qu'aucune information ne soit perdue sans être répertoriée.
Échangez avec un spécialiste de l'intégration Alumio. Nous concevrons l'architecture adaptée à vos systèmes et à votre échelle, pour garantir la fiabilité de vos opérations à chaque étape de votre évolution.
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