Wir stellen vor: Der Alumio Route Builder
Integrationen zentral über eine visuelle Oberfläche steuern
Gewonnene Geschäfte in Salesforce werden in Visma zu Rechnungen, vorausgesetzt, der Kundendatensatz enthält bereits alle Informationen, die die Finanzabteilung benötigt. Dies sind in der Regel deutlich mehr Informationen, als für den Abschluss eines Geschäfts erforderlich sind.
Ein Geschäft kann mit einem Namen, einem Ansprechpartner und einer Telefonnummer abgeschlossen werden. Eine Rechnung hingegen nicht. Die Finanzabteilung benötigt einen eingetragenen Firmennamen, die korrekte Adresse, eine Steuernummer und Zahlungsbedingungen – all dies ist nicht erforderlich, um eine Verkaufschance als gewonnen zu markieren. Daher verzögert sich die Übergabe: Der Vertrieb geht davon aus, dass der Auftrag abgeschlossen ist, die Finanzabteilung fordert weitere Details an, und die Rechnung wird eine Woche später als geplant verschickt. Die Integration von Salesforce und Visma macht diese Anforderungen bereits zum Zeitpunkt des Abschlusses sichtbar, anstatt erst im Nachhinein. So ist ein gewonnenes Geschäft tatsächlich zur Rechnungsstellung bereit. Niemand hatte ursprünglich geplant, anders vorzugehen.
DATEN, DIE ZWISCHEN IHNEN FLIESSEN
Konten
Abgeschlossene Geschäfte
Geschäftspositionen
Rechnungen
Zahlungsstatus
Zahlungsbedingungen
Die Details des Finanzierungsbedarfs werden bei Vertragsabschluss geprüft, sodass noch am selben Tag eine Rechnung erstellt werden kann, anstatt dass der Vertrieb erneut nach einer Adresse und einer Steuernummer gefragt werden muss.
Die Positionen und Summen der Geschäfte werden direkt in Visma übertragen, sodass eine Rechnung aus den verkauften Artikeln erstellt wird und nicht erst, nachdem jemand das CRM auf einem Bildschirm gelesen und auf einem anderen Bildschirm erneut eingegeben hat.
Der Zahlungsstatus wird an das Salesforce-Konto zurückgemeldet, sodass die Person, die den Deal abgeschlossen hat, weiß, ob das Geld angekommen ist, ohne vorher eine Bestätigung von der Finanzabteilung anfordern zu müssen.
Da die Rechnungen am Tag des Vertragsabschlusses und nicht erst in der darauffolgenden Woche verschickt werden, verkürzt sich die Zeitspanne zwischen dem Verkauf einer Sache und dem Zahlungseingang messbar.
Ein Auftrag wird in Salesforce als gewonnen markiert und Alumio erstellt in Visma die Rechnung mit dem Kunden, den Positionen und den Zahlungsbedingungen, sodass die Abrechnung noch am selben Tag erfolgt und nicht erst beim wöchentlichen Übergabemeeting.
Wenn auf einem Konto etwas fehlt, was die Finanzabteilung benötigt, wird dies bereits beim Vertragsabschluss und nicht erst nach dem Scheitern der Rechnung vermerkt, sodass der Vertriebsmitarbeiter das Problem sofort beheben kann, während er noch mit dem Kunden am Telefon ist.
Eine Rechnung wird in Visma beglichen und im Salesforce-Konto angezeigt, sodass ein Gespräch über eine Vertragsverlängerung beginnen kann, da man weiß, ob dieser Kunde tatsächlich pünktlich zahlt oder ob eine ganz andere Vereinbarung erforderlich ist.
Alumio fungiert als zentrales Integrations-Backbone zwischen Vertriebskanälen und Fulfillment-Systemen. Bestellungen werden weitergeleitet, transformiert und validiert, während Status-Updates an jeden Kanal zurückgemeldet werden.
Authentifizieren Sie Ihre Systeme mit den vorgefertigten Connectoren von Alumio. Wählen Sie aus über 200 Connector-Paketen im Marketplace oder erstellen Sie unbegrenzt viele individuelle Integrationen.
Definieren Sie in einer visuellen Oberfläche, wie Datenfelder zwischen Systemen zugeordnet werden. Passen Sie Formate an, reichern Sie Datensätze an und wenden Sie Geschäftslogik an – ganz ohne eigenen Programmcode.
Konfigurieren Sie Abläufe so, dass sie in Echtzeit bei bestimmten Ereignissen, nach einem Zeitplan oder beidem ausgeführt werden. Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und überlassen Sie Alumio den Datentransfer und die Transformation zwischen Ihren Systemen.
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Sobald Ihre erste Integration live ist, können Sie Ihr ERP, PIM, WMS oder CRM einfach an denselben Hub anschließen. Bestehende Abläufe laufen nahtlos weiter. Kein Neuerstellen von Grund auf.
Die meisten Unternehmen implementieren ein Signaturtool als zweiten Schritt, da nach der schnellen Rechnungsstellung die Vertragsunterzeichnung den zeitaufwändigsten verbleibenden Schritt darstellt. Dabei wird die bereits vorhandene Kundenzuordnung wiederverwendet, sodass sich ein unterzeichnetes Dokument, ein abgeschlossener Auftrag und eine Rechnung alle auf denselben Kunden beziehen. An dritter Stelle folgt üblicherweise das System, in dem die Liefer- oder Serviceunterlagen gespeichert sind.
Ja, und der Übergabepunkt wird konfiguriert. Alumio wird aktiv, sobald ein Geschäft die von Ihnen festgelegte Phase erreicht, erstellt die Rechnung mit ihren Positionen und Bedingungen und schreibt die Referenz zurück. So wird nichts in Rechnung gestellt, solange ein Geschäft noch verhandelt wird. Der Zahlungsstatus wird aktualisiert, sobald Visma ihn erfasst hat, womit der Vorgang abgeschlossen ist.
Nein, und der praktische Effekt ist, dass Ihr Team die IT-Abteilung nicht mehr um Unterstützung bittet. Das Hinzufügen eines Felds zu einer Rechnung, das Ändern der Abrechnungsphase oder die Verwaltung einer neuen Zahlungsbedingung werden nun von den Verantwortlichen selbst übernommen. Das ist in der Regel der Unterschied zwischen einer Integration, die mit dem Geschäftswachstum Schritt hält, und einer, die mit der Zeit immer weniger mit ihm Schritt hält.
Mehr als nur der Verkaufsabschluss ist nötig, der hier fast immer die Ursache für Verzögerungen ist. Ein eingetragener Name, eine Rechnungsadresse, eine Steuernummer und vereinbarte Zahlungsbedingungen gehören üblicherweise zur Liste, sind aber für den Vertragsabschluss nicht zwingend erforderlich. Die Festlegung dieser Liste im Vorfeld und deren Überprüfung zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses machen die Übergabe von einer Verhandlung zu einem reibungslosen Prozess.
Erfährt es jemand, bevor der Kunde es tut? Ja, und genau darum geht es. Jede Übergabe wird in Echtzeit überwacht und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Eine Rechnung, die Visma nicht akzeptiert, löst sofort eine Warnung mit der Begründung aus – in der Regel ein fehlendes Detail im Konto. Falls konfiguriert, werden Wiederholungsversuche durchgeführt, und der Auftrag bleibt markiert, sodass kein abgeschlossenes Geschäft unbemerkt unbeglichen bleibt.
Sprechen Sie mit einem Alumio-Integrationsspezialisten. Wir entwerfen die passende Architektur für Ihre Systeme und die richtige Skalierung, damit Ihre Betriebsabläufe bei jeder Veränderung zuverlässig bleiben.
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