Maak kennis met de Alumio Route Builder
Verbind, orkestreer en beheer nu integraties op grote schaal vanuit één visuele interface
Afgeronde deals in Salesforce worden facturen in Visma, mits het klantrecord al alle benodigde informatie voor de financiële afdeling bevat, wat doorgaans veel meer is dan wat een deal nodig heeft om af te ronden.
Een deal kan worden afgesloten op basis van een naam, een contactpersoon en een telefoonnummer. Een factuur niet. De financiële afdeling heeft een geregistreerde bedrijfsnaam, het juiste adres, een btw-nummer en betalingsvoorwaarden nodig, en geen van deze gegevens is vereist om een deal als 'gewonnen' te markeren. Daardoor loopt de overdracht vast: de verkoopafdeling denkt dat de klus geklaard is, de financiële afdeling stuurt de deal terug voor meer details, en de factuur wordt een week later verstuurd dan zou moeten. De integratie van Salesforce met Visma maakt deze vereisten zichtbaar op het moment van de afsluiting in plaats van achteraf, zodat een gewonnen deal daadwerkelijk klaar is om te factureren. Niemand had ooit de intentie om het andersom te doen.
DATA DIE TUSSEN SYSTEMEN STROOMT
Accounts
Gewonnen deals
Deallijnen
Facturen
Betalingsstatus
Betalingsvoorwaarden
De financiële details worden gecontroleerd zodra de deal is afgerond, zodat er dezelfde dag nog een factuur kan worden opgesteld in plaats van dat er teruggegaan moet worden naar de verkoopafdeling voor een adres en een btw-nummer.
De transactieregels en totalen worden rechtstreeks in Visma ingevoerd, waardoor een factuur wordt opgebouwd op basis van wat er is verkocht, in plaats van dat iemand de CRM-gegevens op het ene scherm leest en deze vervolgens op een ander scherm invoert.
De betalingsstatus wordt teruggekoppeld naar het Salesforce-account, zodat de persoon die de deal heeft gesloten weet of het geld is aangekomen zonder eerst een afschrift bij de financiële afdeling te hoeven aanvragen.
Doordat facturen op de dag van de deal worden verstuurd in plaats van de week erna, wordt de periode tussen de verkoop en de betaling aanzienlijk korter.
Een deal wordt in Salesforce als gewonnen gemarkeerd en Alumio maakt in Visma de factuur aan met de klant, orderregels en voorwaarden, zodat de facturering dezelfde dag nog plaatsvindt in plaats van te wachten tot de wekelijkse overdrachtsvergadering.
Als een rekening niet aan een bepaalde financiële verplichting voldoet, wordt dit gesignaleerd tijdens het afsluiten van de deal in plaats van nadat de factuur niet betaald is. De verkoper lost het probleem dus direct op, terwijl hij nog met de klant aan de telefoon is.
Een factuur wordt in Visma verwerkt en is zichtbaar in het Salesforce-account. Zo kan een gesprek over verlenging worden gestart, waarbij wordt gekeken of de klant daadwerkelijk op tijd betaalt of dat er wellicht een andere regeling nodig is.
Alumio fungeert als een beheerde integratie-backbone tussen verkoopkanalen en fulfillment-systemen. Orders worden gerouteerd, getransformeerd en gevalideerd, terwijl statusupdates naar elk kanaal worden teruggestuurd.
Authenticeer je systemen met de kant-en-klare connectors van Alumio. Kies uit meer dan 200 connector-pakketten in de marketplace, plus onbeperkte aangepaste integraties.
Bepaal in een visuele interface hoe datavelden tussen systemen worden gekoppeld. Pas formaten aan, verrijk records en pas bedrijfslogica toe, zonder dat er maatwerkcode nodig is.
Configureer flows zodat ze in real-time, op basis van events, volgens een schema of beide worden uitgevoerd. Verminder handmatige gegevensinvoer en laat Alumio de verplaatsing en transformatie tussen systemen afhandelen.
.svg){kind=icon}
Zodra je eerste integratie live is, kun je je ERP, PIM, WMS of CRM eenvoudig op dezelfde hub aansluiten. Bestaande flows blijven gewoon draaien. Je hoeft niets opnieuw op te bouwen.
De meeste bedrijven voegen een tweede stap toe: een tool voor digitale handtekeningen. Zodra de facturering snel verloopt, is het ondertekenen van het contract de meest tijdrovende stap. Deze tool maakt gebruik van de bestaande klantkoppeling, waardoor een ondertekend document, een gewonnen deal en een factuur allemaal naar dezelfde klant verwijzen. Daarna volgt meestal een derde stap: het systeem waarin de leverings- of servicegegevens worden opgeslagen.
Ja, en het overdrachtspunt wordt geconfigureerd. Alumio komt in actie wanneer een deal het door u aangewezen stadium bereikt. De factuur wordt aangemaakt met de bijbehorende regels en voorwaarden, en de referentie wordt teruggeschreven. Er wordt dus niets gefactureerd zolang er nog over een deal wordt onderhandeld. De betalingsstatus wordt teruggestuurd zodra Visma deze registreert, waarmee het proces is afgerond.
Nee, en het praktische effect is dat je team niet meer aan de IT-afdeling hoeft te vragen. Het toevoegen van een veld aan een factuur, het wijzigen van de fase waarin de deal de facturering activeert, of het verwerken van een nieuwe betalingstermijn wordt iets wat de mensen die verantwoordelijk zijn voor het proces zelf kunnen doen. Dat is meestal het verschil tussen een integratie die gelijke tred houdt met de bedrijfsactiviteiten en een integratie die daar langzaam achterop raakt.
Er is meer nodig dan alleen de verkoop, wat hier de oorzaak is van bijna elke vertraging. Een geregistreerde naam, een factuuradres, een fiscaal identificatienummer en overeengekomen betalingsvoorwaarden staan doorgaans op de lijst, maar geen van deze zaken is nodig om de deal te sluiten. Het vooraf vaststellen van deze lijst en het controleren ervan bij de afsluiting, maakt van de overdracht een daadwerkelijke stap in plaats van een onderhandeling.
Wordt het iemand eerder duidelijk dan de klant? Jazeker, en dat is precies de bedoeling. Elke overdracht wordt live gemonitord en vastgelegd bij de betreffende transactie. Als Visma een factuur niet accepteert, geeft het direct een melding met de reden, meestal een ontbrekend detail in de account. Indien geconfigureerd, worden herhaalpogingen uitgevoerd en blijft de transactie gemarkeerd, zodat geen enkele afgesloten transactie ongemerkt onbetaald blijft.
Spreek met een Alumio-integratiespecialist. Wij brengen de juiste architectuur voor jouw systemen in kaart, op de juiste schaal, zodat je bedrijfsactiviteiten bij elke verandering betrouwbaar blijven.
.svg)
