Wir stellen vor: Der Alumio Route Builder
Integrationen zentral über eine visuelle Oberfläche steuern
Abgeschlossene, gewonnene Geschäfte in HubSpot werden zu ERPNext-Verkaufsaufträgen, bei denen Kunden- und Artikelpreise bereits festgelegt sind, sodass aus einem unterzeichneten Vertrag etwas wird, das das Unternehmen tatsächlich in Rechnung stellen und liefern kann.
ERPNext liefert ein eigenes CRM-Modul mit. Unternehmen, die parallel HubSpot einsetzen, haben daher bereits entschieden, dass die Vertriebspipeline im Marketing-Tool und die Auftragsabwicklung im ERP-System angesiedelt ist. Das Problem entsteht bei der Übergabe. Ein Deal wird als abgeschlossen markiert, HubSpot startet seine Workflows, und nachgelagerte Prozesse laufen nicht weiter, da HubSpot weder einen Kundenauftrag noch eine Lieferverpflichtung kennt. Entweder werden die Daten manuell erfasst oder nicht, und der Fehler wird erst sichtbar, wenn eine Zahlung eingetrieben wird, die nie in Rechnung gestellt wurde. Die ERPNext-HubSpot-Integration automatisiert und gewährleistet eine nachvollziehbare Übergabe.
DATEN, DIE ZWISCHEN IHNEN FLIESSEN
Geschäfte
Kundendatensätze
Verkaufsaufträge
Verkaufsrechnungen
Zahlungsstatus
Artikelpreise
Wenn ein HubSpot-Deal den Status „Gewonnen“ erreicht, wird der ERPNext-Verkaufsauftrag erstellt, da Alumio den Phasenwechsel als Übergabepunkt behandelt, anstatt dies dem Gedächtnis einer Person zu überlassen.
Der Zahlungsstatus wird im HubSpot-Deal angezeigt und stammt aus den Daten der ERPNext-API. So weiß derjenige, der den Deal abgeschlossen hat, dass die Rechnung beglichen ist, ohne dass die Finanzabteilung einen Kontoauszug anfordern muss.
Die in HubSpot erfassten Kundendaten werden im ERPNext-Kundensystem erstellt oder mit diesem abgeglichen, sodass eine Rechnung nicht an eine leicht abweichende Version desselben Firmennamens adressiert wird.
Die Artikelpreise fließen von ERPNext in HubSpot, sodass ein Angebot anhand der Preisliste erstellt wird, die das ERP-System für die Rechnungsstellung verwendet, anstatt anhand eines separat im CRM geführten Preises.
Ein HubSpot-Deal wird als abgeschlossen (gewonnen) markiert. Alumio erstellt den ERPNext-Auftrag mit dem zugehörigen Kunden, den Artikeln und Mengen und schreibt die Auftragsreferenz zurück in den Deal, sodass beide Seiten auf dieselbe Transaktion verweisen.
Eine ERPNext-Verkaufsrechnung ist beglichen und der entsprechende HubSpot-Deal zeigt dies an, sodass ein Vertriebsmitarbeiter, der den Datensatz vor einem Verlängerungsanruf öffnet, weiß, ob das Konto aktuell ist oder drei Rechnungen im Rückstand sind, ohne die Finanzabteilung fragen zu müssen.
Bei der ersten Bestellung eines neuen Kontakts wird der ERPNext-Kunde anhand der bereits erfassten HubSpot-Daten angelegt, sodass die Rechnungsdaten nur einmal eingegeben werden müssen und beide Systeme ab der ersten Rechnung übereinstimmen, wer der Kunde ist.
Alumio fungiert als zentrales Integrations-Backbone zwischen Vertriebskanälen und Fulfillment-Systemen. Bestellungen werden weitergeleitet, transformiert und validiert, während Status-Updates an jeden Kanal zurückgemeldet werden.
Authentifizieren Sie Ihre Systeme mit den vorgefertigten Connectoren von Alumio. Wählen Sie aus über 200 Connector-Paketen im Marketplace oder erstellen Sie unbegrenzt viele individuelle Integrationen.
Definieren Sie in einer visuellen Oberfläche, wie Datenfelder zwischen Systemen zugeordnet werden. Passen Sie Formate an, reichern Sie Datensätze an und wenden Sie Geschäftslogik an – ganz ohne eigenen Programmcode.
Konfigurieren Sie Abläufe so, dass sie in Echtzeit bei bestimmten Ereignissen, nach einem Zeitplan oder beidem ausgeführt werden. Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und überlassen Sie Alumio den Datentransfer und die Transformation zwischen Ihren Systemen.
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Sobald Ihre erste Integration live ist, können Sie Ihr ERP, PIM, WMS oder CRM einfach an denselben Hub anschließen. Bestehende Abläufe laufen nahtlos weiter. Kein Neuerstellen von Grund auf.
Der nächste Anlaufpunkt ist üblicherweise ein Zahlungsdienstleister, da Geschäft und Bestellung zwar verknüpft sind, die Zahlung aber dennoch an einem Ort eingeht, den keines der Systeme überwacht. Alumio verwaltet diese Verbindungen zentral und nutzt das bereits vorhandene ERPNext-Mapping. So gelangt eine Zahlung zur zugehörigen Rechnung, und der HubSpot-Datensatz zeigt ein bezahltes Geschäft an, nicht ein abgeschlossenes.
Ja, und der Übergabezeitpunkt wird konfiguriert. Sobald Sie eine Vertragsphase festlegen, wird Alumio aktiv, erstellt den ERPNext-Auftrag und sendet dessen Referenz zurück. Solange ein Vertrag noch verhandelt wird, wird also nichts erstellt. Der Zahlungsstatus wird in die andere Richtung übertragen, sobald ERPNext ihn erhalten hat. Dadurch wird der Vorgang abgeschlossen, ohne dass ein Bericht exportiert werden muss.
Nein, dies wird konfiguriert, nicht programmiert. Deal-Phasen, Artikelnummern und Kundenzuordnungsregeln werden in Alumio eingerichtet. Dadurch wird das benutzerdefinierte Frappe-Skript oder der geplante Import ersetzt, der diese Übergabe normalerweise durchführt. ERPNext-Installationen werden häufig um benutzerdefinierte Dokumenttypen und Felder erweitert, sodass der Code Transformer für eine Zuordnung zur Verfügung steht, die nicht konfiguriert werden kann.
Es verliert seine Funktion als Ort der Pipeline-Bearbeitung und bleibt der Ort, an dem aus einem Kunden ein Auftrag wird. ERPNext umfasst Lead- und Opportunity-Management, aber ein Unternehmen, das sich für HubSpot entschieden hat, wünscht sich Kampagnenkontext und -sequenzen direkt neben seinen Deals. Die klare Trennung sieht so aus: Pipeline in HubSpot, Fulfillment und Rechnungsstellung in ERPNext. Der Zeitpunkt des erfolgreichen Abschlusses ist der einzige Punkt, an dem beide Systeme übereinstimmen müssen.
Wenn ein abgeschlossener Auftrag nie in eine Bestellung umgewandelt wurde, erfolgt keine Rechnung. Genau dieses Problem soll die Integration verhindern. Alumio überwacht jede Übergabe live und speichert die eingereichte Bestellung. Lehnt ERPNext eine Bestellung ab, wird sofort eine Warnung mit der Begründung ausgegeben – häufig ein Artikelcode oder ein Kunde, der nicht zugeordnet werden konnte. Sofern konfiguriert, werden Wiederholungsversuche automatisch durchgeführt, und der Auftrag bleibt markiert, bis er abgeschlossen ist. So wird sichergestellt, dass kein unterzeichneter Auftrag unbemerkt unberechnet bleibt.
Sprechen Sie mit einem Alumio-Integrationsspezialisten. Wir entwerfen die passende Architektur für Ihre Systeme und die richtige Skalierung, damit Ihre Betriebsabläufe bei jeder Veränderung zuverlässig bleiben.
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