Maak kennis met de Alumio Route Builder
Verbind, orkestreer en beheer nu integraties op grote schaal vanuit één visuele interface
Afgesloten deals in HubSpot worden ERPNext-verkooporders met reeds vastgelegde klant- en artikelprijzen, waardoor een getekende deal daadwerkelijk factureerbaar en leverbaar wordt voor het bedrijf.
ERPNext levert een eigen CRM-module mee, dus een bedrijf dat HubSpot ernaast gebruikt, heeft al besloten dat de verkooppijplijn in de marketingtool thuishoort en de orderafhandeling in het ERP-systeem. De fout zit hem in de overdracht. Een deal wordt als 'afgerond' gemarkeerd, HubSpot start de workflows, maar er is niets meer over, omdat HubSpot geen verkooporder of leveringsverplichting kent. Iemand voert de gegevens opnieuw in, of niemand doet het, en de fout komt aan het licht wanneer een betaling wordt nagevraagd die nooit gefactureerd is. De ERPNext-HubSpot-integratie maakt die overdracht automatisch en traceerbaar.
DATA DIE TUSSEN SYSTEMEN STROOMT
Aanbiedingen
Klantengegevens
Verkooporders
Verkoopfacturen
Betalingsstatus
Artikelprijzen
Zodra een HubSpot-deal de status 'gesloten' bereikt, wordt de ERPNext-verkooporder gegenereerd, omdat Alumio de faseovergang als overdrachtsmoment beschouwt in plaats van dit aan iemands geheugen over te laten.
De betalingsstatus wordt weergegeven in de HubSpot-deal, op basis van de gegevens die de ERPNext API beschikbaar stelt. Zo weet degene die de deal heeft afgesloten dat de factuur is betaald, zonder dat er een afschrift bij de financiële afdeling hoeft te worden opgevraagd.
De klantgegevens die in HubSpot worden vastgelegd, creëren of matchen de ERPNext-klant, zodat een factuur niet wordt geadresseerd aan een iets andere versie van dezelfde bedrijfsnaam.
Artikelprijzen worden vanuit ERPNext naar HubSpot overgezet, waardoor een offerte gebaseerd is op de prijslijst die het ERP-systeem gebruikt voor de facturering, in plaats van een bedrag dat apart in het CRM-systeem wordt bijgehouden.
Een HubSpot-deal wordt als 'afgerond' gemarkeerd. Alumio maakt de ERPNext-verkooporder aan met de klant, artikelen en aantallen vastgelegd, en schrijft de orderreferentie terug naar de deal, zodat beide partijen naar dezelfde transactie verwijzen.
Een ERPNext-verkoopfactuur is betaald en de bijbehorende HubSpot-deal laat dit zien. Een medewerker die het dossier opent vóór een verlengingsgesprek, weet dus direct of de rekening is bijgewerkt of dat er drie facturen achterstallig zijn, zonder eerst de financiële afdeling te hoeven raadplegen.
Bij een eerste bestelling van een nieuw contact wordt de ERPNext-klant aangemaakt op basis van de reeds vastgelegde HubSpot-gegevens. Hierdoor hoeven de factuurgegevens slechts één keer te worden ingevoerd en zijn beide systemen het vanaf de eerste factuur eens over wie de klant is.
Alumio fungeert als een beheerde integratie-backbone tussen verkoopkanalen en fulfillment-systemen. Orders worden gerouteerd, getransformeerd en gevalideerd, terwijl statusupdates naar elk kanaal worden teruggestuurd.
Authenticeer je systemen met de kant-en-klare connectors van Alumio. Kies uit meer dan 200 connector-pakketten in de marketplace, plus onbeperkte aangepaste integraties.
Bepaal in een visuele interface hoe datavelden tussen systemen worden gekoppeld. Pas formaten aan, verrijk records en pas bedrijfslogica toe, zonder dat er maatwerkcode nodig is.
Configureer flows zodat ze in real-time, op basis van events, volgens een schema of beide worden uitgevoerd. Verminder handmatige gegevensinvoer en laat Alumio de verplaatsing en transformatie tussen systemen afhandelen.
.svg){kind=icon}
Zodra je eerste integratie live is, kun je je ERP, PIM, WMS of CRM eenvoudig op dezelfde hub aansluiten. Bestaande flows blijven gewoon draaien. Je hoeft niets opnieuw op te bouwen.
Een betalingsprovider is doorgaans de volgende schakel, omdat de transactie en de bestelling aan elkaar gekoppeld zijn, maar het geld nog ergens aankomt waar geen van beide systemen toezicht op houdt. Alumio beheert deze verbindingen centraal en hergebruikt de reeds bestaande ERPNext-mapping, zodat een betaling de juiste factuur bereikt en het HubSpot-record een betaalde transactie weergeeft in plaats van een afgesloten transactie.
Ja, en het overdrachtsmoment wordt geconfigureerd. Een door u gekozen fase in de deal is het punt waarop Alumio actie onderneemt, de ERPNext-verkooporder aanmaakt en de bijbehorende referentie retourneert. Er wordt dus niets aangemaakt zolang er nog over een deal wordt onderhandeld. De betalingsstatus wordt de andere kant op gestuurd zodra ERPNext deze heeft ontvangen, waarmee de cirkel rond is zonder dat iemand een rapport hoeft te exporteren.
Nee, dit is geconfigureerd in plaats van gecodeerd. Dealfasen, artikelcodes en klantmatchingregels worden ingesteld in Alumio, dat het aangepaste Frappe-script of de geplande import vervangt die normaal gesproken deze overdracht uitvoert. ERPNext-installaties worden vaak uitgebreid met aangepaste documenttypen en velden, waardoor de Code Transformer beschikbaar blijft voor een mapping die niet via configuratie bereikbaar is.
Het is niet langer alleen de plek waar de verkooppijplijn wordt beheerd, maar de plek waar een klant een bestelling plaatst. ERPNext biedt lead- en opportunity-management, maar een bedrijf dat voor HubSpot heeft gekozen, wil naast de deals ook context en sequenties voor campagnes. De ideale scheiding is: verkooppijplijn in HubSpot, orderverwerking en facturering in ERPNext, waarbij het moment van de afgeronde deal het enige punt is waarover overeenstemming moet worden bereikt.
Er wordt niets gefactureerd wanneer een afgesloten deal nooit een order wordt, en dat is precies het probleem dat deze integratie wil voorkomen. Alumio monitort elke overdracht live en houdt een record bij van de ingediende order. Als ERPNext een verkooporder weigert, geeft het direct een melding met de reden, vaak een artikelcode of klant die niet kon worden gekoppeld. Nieuwe pogingen worden automatisch uitgevoerd waar geconfigureerd, en de deal blijft gemarkeerd totdat deze is goedgekeurd, zodat geen enkele getekende deal ongemerkt onbetaald blijft.
Spreek met een Alumio-integratiespecialist. Wij brengen de juiste architectuur voor jouw systemen in kaart, op de juiste schaal, zodat je bedrijfsactiviteiten bij elke verandering betrouwbaar blijven.
.svg)
