Wir stellen vor: Der Alumio Route Builder
Integrationen zentral über eine visuelle Oberfläche steuern
Comarch Optima vergibt die Rechnungsnummer, und die WooCommerce-Bestellung speichert die ihr zugewiesene Nummer, sodass die Buchführung lückenlos bleibt und keine Lücken entstehen, die später niemand mehr erklären kann.
Rechnungsnummern in Comarch Optima werden fortlaufend nummeriert. Fehlende Nummern in dieser Nummerierung führen dazu, dass am Jahresende Fragen offen bleiben. WooCommerce-Shops, die ihre Nummern selbst generieren oder die Nummern zweimal manuell erfassen, produzieren genau das: zwei Dokumente mit derselben Nummer oder eine vergebene, aber nicht mehr verwendete Nummer. Der Fehler wird erst spät entdeckt und die Rekonstruktion gestaltet sich mühsam. Die Verbindung von WooCommerce und Comarch Optima klärt die Herkunft der Nummer: Das Buchhaltungssystem vergibt die Nummer, der Shop erfasst die erhaltene Nummer, und die fortlaufende Nummerierung ist unabhängig von der Übereinstimmung zweier Systeme.
DATEN, DIE ZWISCHEN IHNEN FLIESSEN
Webbestellungen
Verkaufsrechnungen
Rechnungsnummern
Mehrwertsteuersätze
Kundendatensätze
Zahlungsbelege
Comarch Optima vergibt die Rechnungsnummer, und Alumio ordnet sie der WooCommerce-Bestellung zu, sodass der Shop selbst keine Rechnungsnummer für die Buchhaltung generiert.
Da ein Dokument nur einmal erstellt und seine Nummer zurückgegeben wird, kann ein erneuter Versuch weder zwei Rechnungen mit der gleichen Nummer erzeugen noch eine Nummer für nichts ausgeben.
Preise und Kundendaten werden mit der Bestellung übermittelt, daher ist die von Comarch Optima erstellte Rechnung eine, die der Buchhalter akzeptiert, anstatt eine, die er Zeile für Zeile korrigiert.
Alumio verbindet sich über seine verfügbare API mit Comarch Optima, wie es bei jedem erreichbaren System der Fall wäre, sodass Bestellungen ohne einen Export, den jemand jeden Morgen manuell vorbereiten muss, erfasst werden.
Wenn eine WooCommerce-Bestellung aufgegeben wird, erstellt Alumio die Verkaufsrechnung in Comarch Optima und schreibt die von ihm vergebene Nummer zurück in die Bestellung, sodass Kunde und Buchhaltung auf ein und dasselbe Dokument verweisen.
Eine Bestellung, die beim Eingang fehlschlägt, wird erneut versucht, ohne dass eine zweite Rechnung erstellt wird, da die Nummer von Comarch Optima einmalig vergeben und der WooCommerce-Bestellung zugeordnet wird, anstatt im Voraus generiert zu werden.
Die in Comarch Optima erfassten Zahlungen, die der WooCommerce-Bestellung zugeordnet sind, werden mit der entsprechenden Rechnung abgeglichen, sodass der Forderungsbestand aktuell ist, ohne dass jemand eine Zahlungsliste mit einer Belegliste abgleichen muss.
Alumio fungiert als zentrales Integrations-Backbone zwischen Vertriebskanälen und Fulfillment-Systemen. Bestellungen werden weitergeleitet, transformiert und validiert, während Status-Updates an jeden Kanal zurückgemeldet werden.
Authentifizieren Sie Ihre Systeme mit den vorgefertigten Connectoren von Alumio. Wählen Sie aus über 200 Connector-Paketen im Marketplace oder erstellen Sie unbegrenzt viele individuelle Integrationen.
Definieren Sie in einer visuellen Oberfläche, wie Datenfelder zwischen Systemen zugeordnet werden. Passen Sie Formate an, reichern Sie Datensätze an und wenden Sie Geschäftslogik an – ganz ohne eigenen Programmcode.
Konfigurieren Sie Abläufe so, dass sie in Echtzeit bei bestimmten Ereignissen, nach einem Zeitplan oder beidem ausgeführt werden. Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und überlassen Sie Alumio den Datentransfer und die Transformation zwischen Ihren Systemen.
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Sobald Ihre erste Integration live ist, können Sie Ihr ERP, PIM, WMS oder CRM einfach an denselben Hub anschließen. Bestehende Abläufe laufen nahtlos weiter. Kein Neuerstellen von Grund auf.
Welche lokale Verpflichtung mit der Bestellung einhergeht, entscheidet über die weitere Verknüpfung. Bei einem Shop mit Lieferbedingungen ist dies der vom Kurierdienst eingezogene Betrag. Ein Kurierabstimmungsfeed ist üblicherweise erforderlich, da Comarch Optima die Zahlung der Rechnung zuordnen muss und der Kurierdienst den Zahlungseingang dokumentiert. Alumio stellt beide Verknüpfungen her, sodass WooCommerce-Bestellung, Rechnung und Zahlungseingang stets übereinstimmen.
Die Nummerierung wird vor dem Buchen der Bestellung festgelegt, da sie nicht nachträglich korrigiert werden kann. Alumio erstellt die Rechnung in Comarch Optima, das die Nummer vergibt und diese dann in der WooCommerce-Bestellung hinterlegt. Im Shop selbst ist keine Nummerierung vorab erfolgt, sodass ein erneuter Versuch keine Lücke oder Duplikate in der Nummerierung verursachen kann.
Nein, und die Nummerierung ist nicht für eigene Logik gedacht. Die Seriennummern der einzelnen Dokumenttypen und das Comarch Optima-Dokument, das aus einer WooCommerce-Bestellung wird, sind Einstellungen in der Alumio-Oberfläche, da die Seriennummer vom Buchhaltungssystem vergeben werden muss. Wenn ein Unternehmen mehrere Seriennummern pro Kanal verwendet, ist auch diese Weiterleitung eine Konfigurationseinstellung.
Die Entscheidung, ob man die Nummer von Comarch Optima generieren lässt oder ob der Shop sie selbst erstellen soll, trifft niemand bewusst. Da Nummern fortlaufend sind, entsteht eine Lücke, wenn eine in WooCommerce generierte und vom Buchhaltungssystem abgelehnte Nummer zweimal generiert wird. Eine doppelt generierte Nummer führt zu einem Duplikat, und beide fallen erst bei der Jahresabschlussprüfung auf, anstatt direkt am Tag der Buchung. Wenn das Buchhaltungssystem die Nummer ausgibt und der Shop sie verbucht, entfällt dieses Problem.
Die nicht fortlaufende Rechnungsnummer ist der Fehler, der vermieden werden soll; der Fehler wird live erkannt; jeder Versuch wird mit der zugehörigen WooCommerce-Bestellung protokolliert; es wird sofort eine Warnung ausgelöst, die die Bestellung und den Grund für die Ablehnung durch Comarch Optima angibt; Wiederholungsversuche werden, sofern konfiguriert, durchgeführt und können kein zweites Dokument erstellen; nicht aufgelöste Bestellungen bleiben aufgelistet, sodass nichts doppelt in Rechnung gestellt wird und keine Nummer verloren geht.
Sprechen Sie mit einem Alumio-Integrationsspezialisten. Wir entwerfen die passende Architektur für Ihre Systeme und die richtige Skalierung, damit Ihre Betriebsabläufe bei jeder Veränderung zuverlässig bleiben.
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