Maak kennis met de Alumio Route Builder
Verbind, orkestreer en beheer nu integraties op grote schaal vanuit één visuele interface
Comarch Optima genereert het factuurnummer en de WooCommerce-order registreert het nummer dat eraan is toegekend. Zo blijft de orderreeks compleet en ontstaan er geen hiaten die later niet meer te verklaren zijn.
Factuurnummers in Comarch Optima vormen een reeks binnen een serie, en een reeks met een hiaat erin is iets waar iemand aan het einde van het jaar antwoord op moet geven. Een WooCommerce-webshop die zelf nummers genereert, of een handmatige invoer die twee keer wordt gedaan, levert precies dat op: twee documenten met hetzelfde nummer, of een nummer dat is toegekend en vervolgens niet meer wordt gebruikt. Dit wordt pas laat ontdekt en moet langzaam worden gereconstrueerd. Door WooCommerce en Comarch Optima te koppelen, wordt vastgelegd waar het nummer vandaan komt, zodat het boekhoudsysteem het nummer toekent, de webshop registreert wat er is toegekend en de reeks nooit afhankelijk is van overeenstemming tussen twee systemen.
DATA DIE TUSSEN SYSTEMEN STROOMT
Webbestellingen
Verkoopfacturen
Factuurnummers
BTW-tarieven
Klantgegevens
Betalingsgegevens
Comarch Optima genereert het factuurnummer en Alumio registreert dit bij de WooCommerce-bestelling, waardoor de webshop zelf nooit een nummer hoeft aan te maken voor de administratie.
Omdat een document eenmaal wordt aangemaakt en het bijbehorende nummer wordt geretourneerd, kan een nieuwe poging niet leiden tot twee facturen met hetzelfde nummer of tot een nummer dat aan niets is gekoppeld.
Tarieven en klantgegevens worden met de bestelling meegestuurd, dus de factuur die Comarch Optima opstelt, is er een die de accountant accepteert in plaats van een die regel voor regel wordt gecorrigeerd.
Alumio maakt via de beschikbare API verbinding met Comarch Optima, net als met elk ander bereikbaar systeem, waardoor bestellingen worden verwerkt zonder dat er 's ochtends handmatig een exportbestand hoeft te worden voorbereid.
Wanneer een WooCommerce-bestelling wordt geplaatst, maakt Alumio de verkoopfactuur aan in Comarch Optima en schrijft het uitgegeven factuurnummer terug naar de bestelling, zodat zowel de klant als de boekhouding naar hetzelfde document verwijzen.
Een bestelling die tijdens de verwerking mislukt, wordt opnieuw verwerkt zonder dat er een tweede factuur wordt aangemaakt. Dit komt doordat het ordernummer eenmalig door Comarch Optima wordt uitgegeven en aan de WooCommerce-bestelling wordt gekoppeld, in plaats van vooraf te worden gegenereerd.
Betalingen die zijn geregistreerd voor de WooCommerce-bestelling, worden bij Comarch Optima gekoppeld aan de factuur waarmee ze zijn voldaan. Hierdoor is de debiteurenpositie actueel zonder dat iemand een betalingslijst hoeft te vergelijken met een documentenlijst.
Alumio fungeert als een beheerde integratie-backbone tussen verkoopkanalen en fulfillment-systemen. Orders worden gerouteerd, getransformeerd en gevalideerd, terwijl statusupdates naar elk kanaal worden teruggestuurd.
Authenticeer je systemen met de kant-en-klare connectors van Alumio. Kies uit meer dan 200 connector-pakketten in de marketplace, plus onbeperkte aangepaste integraties.
Bepaal in een visuele interface hoe datavelden tussen systemen worden gekoppeld. Pas formaten aan, verrijk records en pas bedrijfslogica toe, zonder dat er maatwerkcode nodig is.
Configureer flows zodat ze in real-time, op basis van events, volgens een schema of beide worden uitgevoerd. Verminder handmatige gegevensinvoer en laat Alumio de verplaatsing en transformatie tussen systemen afhandelen.
.svg){kind=icon}
Zodra je eerste integratie live is, kun je je ERP, PIM, WMS of CRM eenvoudig op dezelfde hub aansluiten. Bestaande flows blijven gewoon draaien. Je hoeft niets opnieuw op te bouwen.
Welke lokale verplichting bij de bestelling hoort, bepaalt de volgende stap. Voor een webwinkel die op afbetaling levert, is dat het bedrag dat de koerier incasseert. Een feed voor de afstemming met de koerier is een veelgebruikte toevoeging, omdat Comarch Optima de betaling aan de factuur gekoppeld moet hebben en de koerier de incassogegevens bewaart. Alumio beheert beide koppelingen, waardoor een WooCommerce-bestelling, de factuur en de betaling allemaal op elkaar aansluiten.
De nummering wordt vastgelegd voordat er iets wordt verzonden, omdat dit iets is dat later niet onopgemerkt kan worden gecorrigeerd. Alumio maakt de factuur aan in Comarch Optima, dat het nummer toekent en dit nummer koppelt aan de WooCommerce-order. Aan de webshopzijde wordt niets vooraf genummerd, dus een nieuwe poging kan geen hiaat of duplicaat in de reeks achterlaten.
Nee, en de nummering is geen plek voor iemands eigen logica. De reeks die elk documenttype gebruikt, en welk Comarch Optima-document een WooCommerce-bestelling wordt, zijn instellingen in de interface van Alumio, omdat een reeks moet worden uitgegeven door het systeem dat de administratie bijhoudt. Wanneer een bedrijf meer dan één reeks per kanaal gebruikt, is die routering ook een configuratie-instelling.
Het is een beslissing die niemand bewust neemt, afkomstig van Comarch Optima. Een nummerreeks loopt in volgorde, dus een nummer dat in WooCommerce wordt gegenereerd en vervolgens door het boekhoudsysteem wordt afgewezen, laat een gat achter. Een nummer dat twee keer wordt gegenereerd, is een duplicaat, en beide worden pas bij de jaarafsluiting ontdekt, niet op de dag zelf. Door het boekhoudsysteem het nummer te laten genereren en de winkel het te laten registreren, wordt deze vraag beantwoord.
Het feit dat het factuurnummer niet in de juiste volgorde staat, is een veelgemaakte fout; deze fout wordt direct opgemerkt; elke poging wordt geregistreerd bij de bijbehorende WooCommerce-order; er wordt direct een melding gegenereerd met de naam van de order en de reden waarom Comarch Optima deze heeft geweigerd; indien geconfigureerd, worden herhaalpogingen uitgevoerd en kan er geen tweede document worden aangemaakt; onopgeloste orders blijven in de lijst staan, zodat er niets dubbel wordt gefactureerd en er geen nummers verloren gaan.
Spreek met een Alumio-integratiespecialist. Wij brengen de juiste architectuur voor jouw systemen in kaart, op de juiste schaal, zodat je bedrijfsactiviteiten bij elke verandering betrouwbaar blijven.
.svg)
