Wir stellen vor: Der Alumio Route Builder
Integrationen zentral über eine visuelle Oberfläche steuern
Die Rechnungsnummer wird vom Buchhaltungssystem selbst vergeben, und bei der Verbindung von Shopware mit Exact Online geht es hauptsächlich darum, dass dies bei jedem Verkauf und nicht in einem einzigen Vorgang am Monatsende geschieht.
Ein Buchhalter benötigt Rechnungen in einem zusammenhängenden Durchgang, während ein Onlineshop Verkäufe in der Reihenfolge des Bestelleingangs generiert. Daher werden die Online-Bestellungen am Monatsende gesammelt in Exact Online erfasst und von einer Person fortlaufend nummeriert. Die Reihenfolge bleibt erhalten, da diese Person sorgfältig arbeitet – bis sie im Urlaub ist. Durch die Verbindung von Shopware und Exact Online kann das Buchhaltungssystem die Nummerierung für jede eingehende Bestellung automatisch vergeben. Dies entspricht der ursprünglich vorgesehenen Vorgehensweise und bleibt auch bei Abwesenheit einer Person erhalten.
DATEN, DIE ZWISCHEN IHNEN FLIESSEN
Bestellungen
Bestellpositionen
Kunden
Rechnungen
Mehrwertsteuersätze
Zahlungsstatus
Exact Online gibt die Nummer aus, sobald der Shopware-Sale beginnt, sodass der Ablauf ununterbrochen bleibt und nicht davon abhängig ist, dass eine einzelne Person die Bestellungen des Monats in der richtigen Reihenfolge eingibt.
Die Online-Verkäufe werden fortlaufend verbucht, anstatt erst am Monatsende auf einmal. Dadurch wird die letzte Woche nicht mehr zur Woche, in der im Finanzbereich niemand etwas anderes tun kann.
Der vom Shop berechnete Preis wird mit der Bestellung übertragen, sodass die Rechnung in Exact Online mit dem übereinstimmt, was dem Kunden beim Bezahlvorgang tatsächlich angezeigt und bezahlt wurde.
Die Regelung beruht nicht auf der Verantwortung einer einzelnen, sorgfältigen Person, was besonders wichtig ist, wenn diese einen Monat lang abwesend ist und jemand anderes gebeten wird, eine Aufgabe zu übernehmen, die er noch nie zuvor erledigt hat.
Wenn eine Shopware-Bestellung bezahlt wird, erstellt Alumio in Exact Online die Rechnung für den jeweiligen Kunden, und die Rechnungsnummer wird dort vergeben, sodass das Dokument mit der richtigen Nummer bereits am selben Tag existiert, an dem das Geld tatsächlich eingegangen ist.
Wenn eine Shopware-Bestellung erstattet wird, verweist das Korrekturdokument auf die zugehörige Rechnung und steht nicht für sich allein, sodass der Buchhalter den Vorgang nachvollziehen kann, ohne jemanden nach dem Grund fragen zu müssen.
Wenn der Geschäftsbetrieb in einem Monat viermal so hoch ist wie üblich, ändert sich an der Buchhaltung überhaupt nichts, da die Arbeit nie von einer einzigen Person bewältigt wurde, die nun viermal so viel zu tun hat.
Alumio fungiert als zentrales Integrations-Backbone zwischen Vertriebskanälen und Fulfillment-Systemen. Bestellungen werden weitergeleitet, transformiert und validiert, während Status-Updates an jeden Kanal zurückgemeldet werden.
Authentifizieren Sie Ihre Systeme mit den vorgefertigten Connectoren von Alumio. Wählen Sie aus über 200 Connector-Paketen im Marketplace oder erstellen Sie unbegrenzt viele individuelle Integrationen.
Definieren Sie in einer visuellen Oberfläche, wie Datenfelder zwischen Systemen zugeordnet werden. Passen Sie Formate an, reichern Sie Datensätze an und wenden Sie Geschäftslogik an – ganz ohne eigenen Programmcode.
Konfigurieren Sie Abläufe so, dass sie in Echtzeit bei bestimmten Ereignissen, nach einem Zeitplan oder beidem ausgeführt werden. Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und überlassen Sie Alumio den Datentransfer und die Transformation zwischen Ihren Systemen.
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Sobald Ihre erste Integration live ist, können Sie Ihr ERP, PIM, WMS oder CRM einfach an denselben Hub anschließen. Bestehende Abläufe laufen nahtlos weiter. Kein Neuerstellen von Grund auf.
Für Unternehmen, die auch Zeit verkaufen, ist das Stundenerfassungstool der nächste Schritt. Die Stunden werden, genau wie Online-Bestellungen, zu Rechnungspositionen und in der Regel von derselben Person zum selben Zeitpunkt im Monat erfasst. Alumio stellt diese Verbindung her, sodass beide Einnahmequellen auf demselben Weg in der Buchhaltung erscheinen.
Ja. Alumio erstellt in Exact Online automatisch die Rechnung für jede bezahlte Shopware-Bestellung. Dabei wird der Kunde zuerst abgerechnet, damit das Dokument dem richtigen Kunden zugeordnet wird. Kleinere Shops bevorzugen manchmal eine zusammenfassende Tagesbilanz, die in der Buchhaltung erscheint. Dies ist eine Einstellungssache und erfordert keine separate Konfiguration. Es können alle von Exact Online bereitgestellten Optionen erstellt werden.
Nein. Was entfällt, ist die monatliche Abschlussbuchung, die von jemandem, der die Reihenfolge der Online-Verkäufe im Kopf hatte, anhand einer Liste erstellt wurde. An ihre Stelle tritt eine Zuordnung zwischen einem Shopware-Feld und dem Hauptbuch, die von jedem, der die Buchhaltung führt, gelesen werden kann. Falls eine steuerliche Behandlung anstatt einer direkten Übertragung erforderlich ist, übernimmt der Code Transformer diese Aufgabe.
Exact Online, und darauf sollte man bestehen. Ein Webshop kann eine Referenznummer generieren, und viele tun das auch, aber ein Buchhaltungssystem dient unter anderem dazu, eine lückenlose Nummerierung zu gewährleisten. Wenn zwei Systeme dieselben Dokumente nummerieren, entsteht eine Lücke, die später erklärt werden muss. Die Bestellung hat ihre eigene Referenznummer zum Abgleich, und die Rechnungsnummer gehört in die Buchhaltung.
Ein Buchhalter wird feststellen, dass eine Rechnung nicht in der Reihenfolge ausgestellt wurde, denn Lücken im Zahlungsverlauf fallen sofort ins Auge. Alumio protokolliert die Nummerierung des Dokuments und dessen Schutzmechanismen, sodass Lücken erklärt werden können und nicht erst bei der Prüfung Fragen aufwerfen. Jede Überweisung wird live überwacht und protokolliert, bei einer Ablehnung wird eine Benachrichtigung mit Begründung ausgegeben, Wiederholungsversuche werden – sofern konfiguriert – durchgeführt, und es gehen keine Daten unbemerkt verloren.
Sprechen Sie mit einem Alumio-Integrationsspezialisten. Wir entwerfen die passende Architektur für Ihre Systeme und die richtige Skalierung, damit Ihre Betriebsabläufe bei jeder Veränderung zuverlässig bleiben.
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