Maak kennis met de Alumio Route Builder
Verbind, orkestreer en beheer nu integraties op grote schaal vanuit één visuele interface
Een factuurnummer wordt door het boekhoudsysteem zelf gegenereerd, en de koppeling tussen Shopware en Exact Online draait er vooral om dat dit automatisch gebeurt zodra er verkopen plaatsvinden, in plaats van in één keer aan het einde van de maand.
Een accountant heeft facturen in één ononderbroken reeks nodig, terwijl een webshop verkopen genereert in de volgorde waarin mensen toevallig iets kopen. De online bestellingen worden daarom aan het einde van de maand in batches in Exact Online ingevoerd door iemand die ze ook nummert. Deze volgorde blijft behouden omdat die persoon er zorgvuldig mee omgaat. Dat blijft zo tot die persoon op vakantie gaat. Door Shopware en Exact Online te koppelen, kan het boekhoudsysteem een nummer toekennen zodra elke verkoop binnenkomt. Dit is precies de planning die de boekhouder van meet af aan voor ogen had en die ook blijft werken tijdens afwezigheid.
DATA DIE TUSSEN SYSTEMEN STROOMT
Bestellingen
Bestelregels
Klanten
Facturen
BTW-tarieven
Betalingsstatus
Exact Online geeft het nummer vrij zodra de Shopware-uitverkoop binnenkomt, zodat de reeks ononderbroken blijft en niet afhankelijk is van één persoon die de bestellingen van de maand in de juiste volgorde invoert.
Webverkopen worden verwerkt zodra ze plaatsvinden, in plaats van in één keer aan het einde van de maand. Daardoor is de laatste week niet langer de week waarin niemand op de financiële afdeling iets anders kan doen.
Het tarief dat de winkel in rekening bracht, wordt met de bestelling meegestuurd, dus de factuur in Exact Online komt overeen met wat de klant daadwerkelijk te zien kreeg en betaalde bij het afrekenen.
De regeling is niet afhankelijk van één zorgvuldig persoon, wat juist zo belangrijk is in de maand dat die persoon afwezig is en iemand anders een taak moet uitvoeren die hij of zij nog nooit eerder heeft gedaan.
Wanneer een Shopware-bestelling wordt betaald, maakt Alumio de factuur aan in Exact Online voor de klant, en de nummering wordt daar toegekend, zodat het document met het juiste nummer beschikbaar is op dezelfde dag dat het geld daadwerkelijk is ontvangen.
Wanneer een Shopware-bestelling wordt terugbetaald, verwijst het correctiedocument naar de bijbehorende factuur in plaats van dat het op zichzelf staat. Zo kan de boekhouder nagaan wat er is gebeurd zonder iemand te hoeven vragen waar de terugbetaling voor was.
Als de winkel in een maand vier keer zoveel omzet draait als normaal, verandert er helemaal niets aan de boekhouding, omdat het werk nooit door één persoon werd gedaan die nu vier keer zoveel werk te verwerken heeft.
Alumio fungeert als een beheerde integratie-backbone tussen verkoopkanalen en fulfillment-systemen. Orders worden gerouteerd, getransformeerd en gevalideerd, terwijl statusupdates naar elk kanaal worden teruggestuurd.
Authenticeer je systemen met de kant-en-klare connectors van Alumio. Kies uit meer dan 200 connector-pakketten in de marketplace, plus onbeperkte aangepaste integraties.
Bepaal in een visuele interface hoe datavelden tussen systemen worden gekoppeld. Pas formaten aan, verrijk records en pas bedrijfslogica toe, zonder dat er maatwerkcode nodig is.
Configureer flows zodat ze in real-time, op basis van events, volgens een schema of beide worden uitgevoerd. Verminder handmatige gegevensinvoer en laat Alumio de verplaatsing en transformatie tussen systemen afhandelen.
.svg){kind=icon}
Zodra je eerste integratie live is, kun je je ERP, PIM, WMS of CRM eenvoudig op dezelfde hub aansluiten. Bestaande flows blijven gewoon draaien. Je hoeft niets opnieuw op te bouwen.
Voor een bedrijf dat ook tijd verkoopt, is de urenregistratietool de volgende stap. Uren worden factuurregels op dezelfde manier als online bestellingen en worden meestal door dezelfde persoon op hetzelfde moment in de maand ingevoerd. Alumio onderhoudt deze koppeling, zodat beide inkomstenbronnen op dezelfde manier in de boekhouding terechtkomen.
Ja. Alumio maakt de factuur aan in Exact Online zodra elke betaalde Shopware-bestelling binnenkomt, waarbij de klant eerst wordt verwerkt zodat het document aan de juiste klant wordt gekoppeld. Kleinere webshops geven er soms de voorkeur aan om de dagelijkse verkopen als één overzicht in de boekhouding te verwerken, en dat is een instelling in plaats van een andere implementatie. Wat er gemaakt kan worden, is alles wat Exact Online daarvoor beschikbaar stelt.
Nee. Wat verdwijnt, is de batchverwerking aan het einde van de maand, die werd ingevoerd vanuit een lijst met webverkopen door iemand die de volgorde in zijn hoofd had. Wat ervoor in de plaats komt, is een koppeling tussen een Shopware-veld en het grootboek, leesbaar voor degene die de boekhouding beheert. Als een fiscale behandeling moet worden berekend in plaats van overgenomen, doet de Code Transformer dat.
Exact Online, en daar is het belangrijk om standvastig in te zijn. Een webshop kan een referentienummer genereren, en veel webshops doen dat ook, maar een boekhoudsysteem is er mede om een ononderbroken reeks te garanderen. Twee systemen die dezelfde documenten nummeren, zorgen voor een hiaat dat later door iemand moet worden verklaard. De bestelling heeft een eigen referentienummer voor de koppeling, en het factuurnummer hoort bij de boekhouding.
Een accountant zal vooral opmerken dat een factuur niet in de juiste volgorde is uitgegeven, omdat een hiaat in de reeks het eerste is waar iedereen naar zoekt. Alumio registreert de nummering waaronder het document is uitgegeven en wat de beveiliging ervan was, zodat een hiaat een verklaring heeft in plaats van een vraagteken te vormen tijdens de audit. Elke overdracht wordt live gemonitord en geregistreerd, een weigering geeft een melding met de reden, herhaalpogingen worden uitgevoerd waar geconfigureerd, en er gaat niets ongemerkt verloren.
Spreek met een Alumio-integratiespecialist. Wij brengen de juiste architectuur voor jouw systemen in kaart, op de juiste schaal, zodat je bedrijfsactiviteiten bij elke verandering betrouwbaar blijven.
.svg)
