Présentation de l'Alumio Route Builder
Connectez, orchestrez et gouvernez vos intégrations depuis une interface visuelle
L'émission d'un numéro de facture relève de la responsabilité du système comptable, et la connexion de Shopware à Exact Online consiste principalement à lui permettre de le faire au fur et à mesure des ventes plutôt qu'en une seule fois à la fin du mois.
Un comptable a besoin de factures sans interruption, tandis qu'une boutique en ligne génère des ventes dans l'ordre des achats. Les commandes web sont donc saisies dans Exact Online en fin de mois, par lots, par une personne qui les numérote au fur et à mesure. La séquence est conservée grâce à la rigueur de cette personne, jusqu'à ses congés. La connexion entre Shopware et Exact Online permet au système comptable d'attribuer un numéro à chaque vente, conformément aux exigences initiales du service comptable et à la continuité du système même en cas d'absence.
DES DONNÉES QUI CIRCULENT ENTRE EUX
Commandes
Lignes de commande
Clients
Factures
Taux de TVA
Statut de paiement
Exact Online attribue le numéro lorsque les soldes Shopware arrivent, ce qui permet une continuité dans le traitement des commandes sans dépendre d'une seule personne saisissant les commandes du mois dans le bon ordre.
Les ventes en ligne sont comptabilisées au fur et à mesure, et non plus en une seule fois à la fin du mois ; la dernière semaine n'est donc plus celle où le service financier ne peut absolument rien faire d'autre.
Le tarif appliqué par le magasin est conservé avec la commande, de sorte que la facture dans Exact Online correspond à ce qui a été réellement affiché et payé par le client au moment du passage en caisse.
Ce dispositif ne repose pas sur une seule personne compétente, ce qui est d'autant plus important pendant le mois où elle est absente et où l'on demande à quelqu'un d'autre d'effectuer une tâche qu'il n'a jamais réalisée auparavant.
Lorsqu'une commande Shopware est payée, Alumio crée la facture dans Exact Online au nom du client, et la numérotation est effectuée à ce niveau, de sorte que le document existe avec le bon numéro le jour même de la réception du paiement.
Lorsqu'une commande Shopware est remboursée, le document de correction renvoie à la facture correspondante au lieu d'être un document indépendant, ce qui permet au comptable de suivre l'opération sans avoir à demander à qui que ce soit à quoi elle correspond.
Lorsque le volume d'activité d'un magasin atteint quatre fois son chiffre d'affaires habituel en un mois, rien ne change dans la comptabilité, car le travail n'a jamais été absorbé par une seule personne qui aurait désormais quatre fois plus de travail à effectuer.
Alumio se place entre vos canaux de vente et vos systèmes de traitement des commandes en tant qu'épine dorsale d'intégration gouvernée. Les commandes sont acheminées, transformées et validées, tandis que les mises à jour de statut sont renvoyées vers chaque canal.
Authentifiez vos systèmes à l'aide des connecteurs pré-construits d'Alumio. Faites votre choix parmi plus de 200 packs de connecteurs sur la marketplace, en plus d'intégrations personnalisées illimitées.
Définissez la correspondance des champs de données entre vos systèmes via une interface visuelle. Ajustez les formats, enrichissez les enregistrements et appliquez vos règles métier, sans aucun code personnalisé.
Configurez vos flux pour qu'ils s'exécutent en temps réel selon des événements, selon un calendrier, ou les deux. Réduisez la saisie manuelle des données et laissez Alumio gérer les transferts et les transformations entre vos systèmes.
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Une fois votre première intégration en ligne, l'ajout de votre ERP, PIM, WMS ou CRM se connecte au même hub. Les flux existants continuent de fonctionner. Pas besoin de tout reconstruire.
Pour une entreprise qui facture également des prestations à temps, l'outil d'enregistrement des heures est l'étape suivante. Les heures sont facturées comme les commandes en ligne et sont généralement saisies par la même personne à la même période du mois. Alumio assure la liaison entre ces deux sources de revenus, garantissant ainsi leur comptabilisation simultanée.
Oui. Alumio crée la facture dans Exact Online dès réception d'une commande Shopware payée, après avoir résolu le problème du client afin que le document soit associé au bon client. Les petites boutiques préfèrent parfois que les ventes du jour soient comptabilisées sous forme de récapitulatif unique ; il s'agit d'un paramètre et non d'une fonctionnalité supplémentaire. Les données créées sont celles qu'Exact Online met à disposition.
Non. Ce qui disparaît, c'est le traitement par lots de fin de mois, saisi manuellement à partir d'une liste de ventes en ligne. Il est remplacé par une correspondance entre un champ Shopware et le grand livre, accessible à la personne responsable de la comptabilité. Si un traitement fiscal doit être calculé plutôt que simplement copié, le transformateur de code s'en charge.
Exact Online, et il est important d'être ferme sur ce point. Une boutique en ligne peut générer une référence, et beaucoup le font, mais un système comptable existe notamment pour garantir la continuité des opérations. Si deux systèmes numérotent les mêmes documents, c'est ainsi qu'apparaît une lacune qu'il faudra expliquer ultérieurement. La commande possède sa propre référence pour le rapprochement, et le numéro de facture appartient à la comptabilité.
Le premier élément qu'un comptable remarquera est une facture émise hors séquence, car une interruption dans la chaîne est la première chose que l'on vérifie. Alumio enregistre la numérotation d'émission du document et son système de protection, ce qui permet d'expliquer une interruption au lieu de susciter des interrogations lors d'un audit. Chaque transfert est suivi en temps réel et enregistré ; en cas de refus, une alerte est émise avec le motif ; des tentatives de renouvellement sont effectuées si la configuration le permet, et aucune donnée n'est perdue sans que cela ne soit signalé.
Échangez avec un spécialiste de l'intégration Alumio. Nous concevrons l'architecture adaptée à vos systèmes et à votre échelle, pour garantir la fiabilité de vos opérations à chaque étape de votre évolution.
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