Wir stellen vor: Der Alumio Route Builder
Integrationen zentral über eine visuelle Oberfläche steuern
Auf monday.com freigegebene Einkäufe werden als gebuchte Einträge in Sage 300 übernommen, sodass die Finanzabteilung keine bereits getroffenen Entscheidungen erneut eingeben muss und Budgetverantwortliche die zugesagten Ausgaben sofort sehen können.
Genehmigungen erfolgen auf einem monday.com-Board, während Verpflichtungen in Sage 300 gespeichert werden. Sind die beiden Systeme getrennt, wird das Board zu einer Liste von Entscheidungen, die nie erfasst wurden. Ein Lead markiert einen Kauf als genehmigt, die Spalte färbt sich grün, und die Finanzabteilung erfährt davon, wenn eine Rechnung einem Budget belastet wird, das nie dafür vorgesehen war. Der Monatsabschluss wird zur mühsamen Suche nach den entsprechenden Daten, da die Abgrenzungen anhand von Screenshots neu erstellt werden müssen. Die Integration von Sage 300 in monday.com schließt diese Lücke. Alumio verbindet sich über die verfügbare API mit Sage 300, wie mit jedem anderen erreichbaren System auch. Genehmigte Elemente werden als Buchungen verbucht und die Ist-Werte werden auf dem Board angezeigt.
DATEN, DIE ZWISCHEN IHNEN FLIESSEN
Einkaufsgenehmigungen
Lieferantendaten
Budgetpositionen
Verbindliche Kosten
Gebuchte Rechnungen
Projekt-Istwerte
Eine Genehmigung auf einem monday.com-Board wird zu einem Sage 300-Eintrag, da Alumio die Änderung der ausgewählten Spalte als Auslöser behandelt, anstatt darauf zu warten, dass jemand sie erneut eingibt.
Die Mitarbeiter, die bei monday.com Arbeiten genehmigen, lesen die von Sage 300 zu dem jeweiligen Posten veröffentlichten und festgelegten Zahlen. Die Entscheidung wird daher auf Grundlage des verbleibenden Budgets und nicht des ursprünglichen Budgets getroffen.
Jede Genehmigung enthält den Genehmiger, das Datum und die von ihm erzeugte Sage 300-Referenz, sodass der Prüfer einer einzigen Spur folgen kann, anstatt eine Tafel manuell mit einem Hauptbuch abzugleichen.
Genehmigte Arbeitsvorgänge werden in mehreren Sage 300-Unternehmen im richtigen Unternehmen angezeigt, da das Routing einmalig über das Feld monday.com konfiguriert wird, das die Entität bereits identifiziert.
Ein Projektleiter genehmigt einen Kauf auf einem monday.com-Board. Alumio erfasst diese Spaltenänderung, erstellt den entsprechenden Eintrag in Sage 300 für das richtige Unternehmen und Konto und schreibt die Referenz zurück in den Artikel.
Bevor ein Budgetverantwortlicher etwas freigibt, öffnet er einen Eintrag auf monday.com und liest die aus Sage 300 stammenden Soll- und Ist-Zahlen. Die Genehmigung wird also anhand des verbleibenden Betrags und nicht anhand der zu Jahresbeginn geplanten Zahlen beurteilt.
Zum Periodenschluss werden genehmigte monday.com-Artikel ohne entsprechendes Sage 300-Dokument zusammen aufgelistet, sodass die Finanzaufwendungen aus einem Live-Gap-Report stammen und nicht aus der Rekonstruktion von Verpflichtungen anhand von Chatnachrichten und Screenshots.
Alumio fungiert als zentrales Integrations-Backbone zwischen Vertriebskanälen und Fulfillment-Systemen. Bestellungen werden weitergeleitet, transformiert und validiert, während Status-Updates an jeden Kanal zurückgemeldet werden.
Authentifizieren Sie Ihre Systeme mit den vorgefertigten Connectoren von Alumio. Wählen Sie aus über 200 Connector-Paketen im Marketplace oder erstellen Sie unbegrenzt viele individuelle Integrationen.
Definieren Sie in einer visuellen Oberfläche, wie Datenfelder zwischen Systemen zugeordnet werden. Passen Sie Formate an, reichern Sie Datensätze an und wenden Sie Geschäftslogik an – ganz ohne eigenen Programmcode.
Konfigurieren Sie Abläufe so, dass sie in Echtzeit bei bestimmten Ereignissen, nach einem Zeitplan oder beidem ausgeführt werden. Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und überlassen Sie Alumio den Datentransfer und die Transformation zwischen Ihren Systemen.
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Sobald Ihre erste Integration live ist, können Sie Ihr ERP, PIM, WMS oder CRM einfach an denselben Hub anschließen. Bestehende Abläufe laufen nahtlos weiter. Kein Neuerstellen von Grund auf.
Ja, und Spesenmanagement ist üblicherweise der dritte Schritt für Teams, die Sage 300 mit monday.com nutzen, da Genehmigungen im Board und Rechnungen im Hauptbuch immer noch dazu führen, dass Mitarbeiterabrechnungen per E-Mail eingehen. Alumio verknüpft diese Prozesse, sodass eine Abrechnung, die Genehmigung durch das Board und der zugehörige Sage-300-Eintrag einheitlich verwaltet werden, anstatt durch drei separate Abläufe.
Die Eingabe in Sage 300 ist hier entscheidend und erfolgt automatisch, ohne dass jemand die Daten erneut eingeben muss. Alumio überwacht die von Ihnen ausgewählten Spalten in monday.com, und nach der Genehmigung wird der Sage-300-Eintrag mit bereits zugeordnetem Unternehmen, Konto und Betrag erstellt. Die gebuchten Beträge werden automatisch in den entsprechenden Posten übernommen, sodass das Board die Buchhaltung direkt widerspiegelt und nicht parallel geführt wird.
Nein, dies wird konfiguriert, nicht programmiert. Die Zuordnung, die üblicherweise in einer Tabellenkalkulation (Spalte „Board“ zu Sage 300-Konto und Firma) erfolgt, wird einmalig in Alumio eingerichtet und dort verwaltet. Daher erfordert ein neuer Projekttyp kein neues Skript. Sollte sich eine Genehmigungsregel als zu ungewöhnlich für die Konfiguration erweisen, übernimmt der Code-Transformer von Alumio die benutzerdefinierte Logik genau an dieser Stelle, sodass eine einzelne ungewöhnliche Regel die anderen nicht blockiert.
Mit dem Absenden des Eintrags wird die Buchung verbindlich. Daher ist die Wahl des Auslösers entscheidend. Eine grüne Spalte auf monday.com ist ein Status, kein Dokument. Alumio ist daher so konfiguriert, dass es bei dem vom Finanzteam als endgültig definierten Status und nicht bei jeder Änderung ausgelöst wird. Frühere Bearbeitungsschritte bleiben auf dem Board sichtbar und haben keine Auswirkungen auf Sage 300.
Eine Genehmigung, die nie im Hauptbuch erfasst wurde, ist ein Fehler, der erkannt werden muss, da auf dem Board scheinbar alles in Ordnung ist. Alumio überwacht jeden Buchungsvorgang live und protokolliert den jeweiligen Eintrag. Wird ein Eintrag von Sage 300 abgelehnt, löst dies sofort eine Warnung mit der Begründung aus, häufig ein abgeschlossener Zeitraum oder ein fehlendes Konto. Sofern konfiguriert, werden Wiederholungsversuche automatisch durchgeführt, und der Eintrag bleibt markiert, bis er verbucht ist. So bleibt am Monatsende keine Buchung unbemerkt außerhalb von Sage 300 bestehen.
Sprechen Sie mit einem Alumio-Integrationsspezialisten. Wir entwerfen die passende Architektur für Ihre Systeme und die richtige Skalierung, damit Ihre Betriebsabläufe bei jeder Veränderung zuverlässig bleiben.
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