Maak kennis met de Alumio Route Builder
Verbind, orkestreer en beheer nu integraties op grote schaal vanuit één visuele interface
Aankoopgoedkeuringen die op monday.com worden ondertekend, verschijnen automatisch in Sage 300 als geboekte transacties. Hierdoor hoeft de financiële afdeling geen reeds genomen beslissingen meer opnieuw in te voeren en kunnen budgetbeheerders de vastgelegde uitgaven direct zien.
Goedkeuringen vinden plaats op een monday.com-bord, terwijl verplichtingen in Sage 300 worden vastgelegd. Wanneer de twee systemen gescheiden zijn, wordt het bord een archief van beslissingen die nooit zijn geregistreerd. Een lead markeert een aankoop als goedgekeurd, de kolom wordt groen en de financiële afdeling krijgt er pas bericht van wanneer een factuur wordt geboekt op een budget dat nooit is vastgelegd. De maandafsluiting wordt een archief, waarbij de accruals opnieuw moeten worden opgebouwd aan de hand van screenshots. De integratie van Sage 300 met monday.com dicht deze kloof. Alumio maakt via de beschikbare API verbinding met Sage 300, net als met elk ander bereikbaar systeem, waardoor goedgekeurde items als boekingen worden geregistreerd en de werkelijke uitgaven terugkeren naar het bord.
DATA DIE TUSSEN SYSTEMEN STROOMT
Aankoopgoedkeuringen
Leveranciersgegevens
Budgetposten
Vastgelegde kosten
Geboekte facturen
Werkelijke projectkosten
Een goedkeuring op een monday.com-forum wordt een Sage 300-item, omdat Alumio de voorgestelde kolomwijziging als trigger beschouwt in plaats van te wachten tot iemand deze opnieuw typt.
De mensen die op monday.com werk goedkeuren, lezen de vastgelegde en gepubliceerde cijfers uit Sage 300 voor het betreffende item. De beslissing wordt dus genomen op basis van het resterende budget, niet het oorspronkelijke budget.
Elke goedkeuring bevat de naam van de goedkeurder, de datum en de bijbehorende Sage 300-referentie, waardoor een auditor één enkel spoor volgt in plaats van handmatig een bord te vergelijken met een grootboek.
Goedgekeurde werkzaamheden binnen meerdere Sage 300-bedrijven worden naar het juiste bedrijf verzonden, omdat de routering eenmalig is geconfigureerd op basis van het veld monday.com, dat de entiteit al identificeert.
Een projectleider keurt een aankoop goed op een monday.com-bord. Alumio detecteert deze kolomwijziging, maakt de bijbehorende boeking aan in Sage 300 voor het juiste bedrijf en de juiste rekening, en schrijft de referentie terug naar het artikel.
Voordat een budgetverantwoordelijke iets goedkeurt, opent hij of zij een item op monday.com en bekijkt de vastgelegde en werkelijke cijfers uit Sage 300. De goedkeuring wordt dus beoordeeld op basis van het resterende budget in plaats van de planning aan het begin van het jaar.
Aan het einde van de periode worden goedgekeurde monday.com-items zonder overeenkomend Sage 300-document bij elkaar vermeld, zodat de financiële administratie gebaseerd is op een actueel overzicht van tekorten in plaats van dat verplichtingen opnieuw moeten worden opgebouwd aan de hand van chatberichten en schermafbeeldingen.
Alumio fungeert als een beheerde integratie-backbone tussen verkoopkanalen en fulfillment-systemen. Orders worden gerouteerd, getransformeerd en gevalideerd, terwijl statusupdates naar elk kanaal worden teruggestuurd.
Authenticeer je systemen met de kant-en-klare connectors van Alumio. Kies uit meer dan 200 connector-pakketten in de marketplace, plus onbeperkte aangepaste integraties.
Bepaal in een visuele interface hoe datavelden tussen systemen worden gekoppeld. Pas formaten aan, verrijk records en pas bedrijfslogica toe, zonder dat er maatwerkcode nodig is.
Configureer flows zodat ze in real-time, op basis van events, volgens een schema of beide worden uitgevoerd. Verminder handmatige gegevensinvoer en laat Alumio de verplaatsing en transformatie tussen systemen afhandelen.
.svg){kind=icon}
Zodra je eerste integratie live is, kun je je ERP, PIM, WMS of CRM eenvoudig op dezelfde hub aansluiten. Bestaande flows blijven gewoon draaien. Je hoeft niets opnieuw op te bouwen.
Ja, en onkostenbeheer is doorgaans de derde stap voor teams die Sage 300 met monday.com gebruiken, omdat goedkeuringen op een bord en facturen in het grootboek er nog steeds voor zorgen dat declaraties van medewerkers per e-mail binnenkomen. Alumio houdt deze verbindingen bij elkaar, waardoor een declaratie, een goedkeuring op het bord en de bijbehorende invoer in Sage 300 op één manier worden beheerd in plaats van via drie afzonderlijke processen.
Het invoeren in Sage 300 is hier de belangrijkste stap, en het proces verloopt zonder dat iemand de gegevens hoeft over te typen. Alumio houdt de door u genomineerde columns van monday.com in de gaten, en na goedkeuring wordt de Sage 300-invoer aangemaakt met bedrijf, rekening en bedrag al gekoppeld. De geboekte bedragen worden automatisch teruggekoppeld naar het betreffende item, zodat het grootboek de werkelijke gegevens weergeeft in plaats van een parallelle versie bij te houden.
Nee, dit wordt geconfigureerd in plaats van gecodeerd. De koppeling die normaal gesproken in een spreadsheet staat, van bordkolom naar Sage 300-account en -bedrijf, wordt eenmalig in Alumio ingesteld en daar beheerd. Een nieuw projecttype betekent dus niet dat er een nieuw script nodig is. Mocht een goedkeuringsregel te ongebruikelijk blijken om via configuratie te implementeren, dan neemt Alumio's Code Transformer aangepaste logica precies op dat punt over, zodat één afwijkende regel de rest nooit blokkeert.
Het wordt een verplichting zodra de invoer is verwerkt, daarom is het belangrijk om de trigger zorgvuldig te kiezen. Een kolom op monday.com die groen wordt, is een status, geen document. Alumio is daarom zo geconfigureerd dat het wordt geactiveerd wanneer uw financiële team de status als definitief beschouwt, in plaats van bij elke bewerking. Eerdere fasen blijven zichtbaar op het bord en hebben geen invloed op Sage 300.
Een goedkeuring die nooit in het grootboek is verwerkt, is een fout die de moeite waard is om te signaleren, omdat er op het bord niets mis lijkt te zijn. Alumio monitort elke boeking live en registreert de poging tot invoer. Wanneer Sage 300 een invoer weigert, wordt er direct een melding gegenereerd met de reden, vaak een afgesloten periode of een ontbrekende rekening. Indien geconfigureerd, worden herhaalpogingen automatisch uitgevoerd en blijft het item gemarkeerd totdat het is goedgekeurd. Zo blijft er aan het einde van de maand geen enkele verplichting ongemerkt buiten Sage 300 staan.
Spreek met een Alumio-integratiespecialist. Wij brengen de juiste architectuur voor jouw systemen in kaart, op de juiste schaal, zodat je bedrijfsactiviteiten bij elke verandering betrouwbaar blijven.
.svg)
