Présentation de l'Alumio Route Builder
Connectez, orchestrez et gouvernez vos intégrations depuis une interface visuelle
Les approbations d'achat validées sur un tableau monday.com sont enregistrées dans Sage 300, ce qui évite au service financier de ressaisir les décisions déjà prises et permet aux responsables budgétaires de visualiser les dépenses engagées dès leur enregistrement.
Les approbations se font sur un tableau monday.com tandis que les engagements sont enregistrés dans Sage 300. Lorsque les deux systèmes sont déconnectés, le tableau se transforme en un registre de décisions non validées. Un prospect marque un achat comme approuvé, la colonne correspondante devient verte, et le service financier en est informé lorsqu'une facture est imputée à un budget qui n'a jamais été engagé. La clôture mensuelle devient alors un véritable travail d'archéologie, les provisions étant reconstituées à partir de captures d'écran. L'intégration de Sage 300 à monday.com comble cette lacune. Alumio se connecte à Sage 300 via son API, comme pour tout système accessible ; ainsi, les éléments approuvés sont enregistrés comme des écritures et les données réelles sont réintégrées au tableau.
DES DONNÉES QUI CIRCULENT ENTRE EUX
Approbations d'achat
Fiches fournisseurs
Lignes budgétaires
Coûts engagés
Factures comptabilisées
Réalisé du projet
Une approbation sur un tableau monday.com devient une entrée Sage 300, car Alumio considère le changement de colonne désigné comme le déclencheur plutôt que d'attendre que quelqu'un le retape.
Les personnes qui approuvent les travaux sur monday.com consultent les chiffres engagés et publiés dans Sage 300 concernant le poste, la décision est donc prise en fonction du budget restant et non du budget initial.
Chaque approbation comporte le nom de son approbateur, sa date et la référence Sage 300 qu'elle a générée, permettant ainsi à un auditeur de suivre une piste unique au lieu de faire correspondre manuellement un tableau à un grand livre.
Les travaux approuvés dans plusieurs sociétés Sage 300 sont affectés à la bonne société, car le routage est configuré une seule fois à partir du champ monday.com qui identifie déjà l'entité.
Un chef de projet approuve un achat sur un tableau monday.com. Alumio détecte cette modification, crée l'écriture correspondante dans Sage 300 pour la société et le compte appropriés, et inscrit la référence sur l'article.
Avant de valider quoi que ce soit, le responsable du budget ouvre un élément sur monday.com et consulte les chiffres engagés et réels extraits de Sage 300 ; l’approbation est donc basée sur ce qui reste à faire plutôt que sur ce qui était prévu en début d’année.
À la clôture de la période, les éléments approuvés de monday.com sans document Sage 300 correspondant sont regroupés, de sorte que les charges financières sont comptabilisées à partir d'un rapport d'écart en temps réel au lieu de reconstituer les engagements à partir de messages de chat et de captures d'écran.
Alumio se place entre vos canaux de vente et vos systèmes de traitement des commandes en tant qu'épine dorsale d'intégration gouvernée. Les commandes sont acheminées, transformées et validées, tandis que les mises à jour de statut sont renvoyées vers chaque canal.
Authentifiez vos systèmes à l'aide des connecteurs pré-construits d'Alumio. Faites votre choix parmi plus de 200 packs de connecteurs sur la marketplace, en plus d'intégrations personnalisées illimitées.
Définissez la correspondance des champs de données entre vos systèmes via une interface visuelle. Ajustez les formats, enrichissez les enregistrements et appliquez vos règles métier, sans aucun code personnalisé.
Configurez vos flux pour qu'ils s'exécutent en temps réel selon des événements, selon un calendrier, ou les deux. Réduisez la saisie manuelle des données et laissez Alumio gérer les transferts et les transformations entre vos systèmes.
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Une fois votre première intégration en ligne, l'ajout de votre ERP, PIM, WMS ou CRM se connecte au même hub. Les flux existants continuent de fonctionner. Pas besoin de tout reconstruire.
Oui, et la gestion des dépenses arrive généralement en troisième position pour les équipes utilisant Sage 300 avec monday.com, car même après les approbations du conseil d'administration et l'enregistrement des factures dans le grand livre, les notes de frais des employés continuent d'arriver par e-mail. Alumio centralise ces informations, de sorte qu'une note de frais, l'approbation du conseil d'administration et l'écriture comptable correspondante dans Sage 300 sont gérées de manière unique, au lieu de trois processus distincts.
L'important ici, c'est la saisie dans Sage 300, et cela se fait automatiquement, sans aucune ressaisie. Alumio surveille les colonnes monday.com que vous désignez, et une validation crée l'entrée Sage 300 avec la société, le compte et le montant déjà renseignés. Les chiffres comptabilisés sont automatiquement intégrés à l'élément, de sorte que le tableau reflète le grand livre au lieu d'en conserver une copie.
Non, il s'agit d'une configuration et non d'un codage. Le mappage, habituellement stocké dans un tableur (colonne du tableau de bord vers compte et société Sage 300), est configuré une seule fois dans Alumio et géré dans cette plateforme. Ainsi, un nouveau type de projet ne nécessite pas de nouveau script. Si une règle d'approbation s'avère trop inhabituelle pour être prise en charge par la configuration, le transformateur de code d'Alumio intègre la logique personnalisée précisément à cette étape, de sorte qu'une règle atypique ne bloque jamais l'ensemble du processus.
L'engagement est effectif dès la publication de l'entrée, d'où l'importance de choisir soigneusement le déclencheur. Une colonne verte sur monday.com indique un statut, et non un document ; Alumio est donc configuré pour se déclencher à l'état que votre équipe financière considère comme final, et non à chaque modification. Les étapes précédentes restent visibles sur le tableau et n'ont aucun impact sur Sage 300.
Une approbation non enregistrée est une erreur qu'il faut absolument détecter, car rien d'anormal ne semble apparaître dans le tableau de bord. Alumio surveille chaque écriture en temps réel et enregistre la tentative d'écriture. Ainsi, toute écriture refusée par Sage 300 génère immédiatement une alerte avec le motif, souvent une période clôturée ou un compte manquant. Les nouvelles tentatives sont automatiques lorsque la configuration le permet, et l'élément reste signalé jusqu'à sa validation. De ce fait, aucun engagement ne reste inactif en dehors de Sage 300 en fin de mois.
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