Wir stellen vor: Der Alumio Route Builder
Integrationen zentral über eine visuelle Oberfläche steuern
Die für ein monday.com-Projekt erfasste Arbeitszeit wird ConnectWise als abrechenbare Leistung übermittelt, sodass der Aufwand für die Leistungserbringung in eine Rechnung umgewandelt wird, anstatt als Kulanzleistung zu gelten, für die dem Kunden nie Kosten entstanden sind.
ConnectWise ist die Plattform, auf der Tickets, Verträge und abrechnungsfähige Zeiten eines Managed Service Providers verwaltet werden, während monday.com die eigentliche Projektarbeit abwickelt. Reaktive Arbeiten lassen sich problemlos abrechnen, da sie als Ticket beginnen. Projektarbeit hingegen nicht, da sie als Board-Eintrag ohne zugehörige Vereinbarung startet. Die Stunden werden daher am Monatsende neu berechnet und abgeschrieben, wenn sie nicht mehr nachvollziehbar sind. Die Verknüpfung von ConnectWise und monday.com schließt diese Lücke: Projektaufgaben sind von Anfang an mit ihrer Vereinbarung und ihrem Arbeitstyp versehen, und die dafür erfasste Zeit wird als abrechnungsfähig verbucht.
DATEN, DIE ZWISCHEN IHNEN FLIESSEN
Tickets
Projektaufgaben
Zeiteinträge
Vereinbarungen
Abrechnungsstunden
Rechnungsstatus
Die auf monday.com erfasste Zeit wird in ConnectWise gegen den richtigen Vertrag gebucht, sodass der Projektaufwand in Rechnung gestellt und nicht am Monatsende abgeschrieben wird.
Da die Arbeitsstunden in ConnectWise so angezeigt werden, wie sie protokolliert werden, muss niemand in den letzten zwei Tagen eines Zeitraums die Arbeit einer ganzen Woche an einem Projekt aus dem Gedächtnis und anhand eines Kalenders rekonstruieren.
Der Ticketkontext von ConnectWise wird auf dem monday.com-Board angezeigt, sodass ein Projektteam die reaktiven Arbeiten beim selben Kunden sieht, anstatt blindlings darum herum zu planen.
Da die Arbeitsstunden in ConnectWise den richtigen Vereinbarungen zugeordnet werden, sind die tatsächlichen Kosten eines Projekts bereits während der Laufzeit bekannt und nicht erst nach Rechnungsstellung.
Wenn ein Techniker die Arbeitszeit für eine monday.com-Projektaufgabe erfasst, bucht Alumio diese automatisch in ConnectWise unter dem entsprechenden Vertrag und Arbeitstyp, sodass der Eintrag sofort abrechnungsfähig ist und nicht erst später klassifiziert werden muss.
Bei einem neuen Auftrag in ConnectWise wird automatisch ein monday.com-Projekt erstellt, dem bereits die Vereinbarung und die Art der Arbeit zugeordnet sind. So ist bereits die erste erfasste Stunde abrechnungsfähig und niemand muss sich merken, zu welchem Kunden sie gehört.
Offene ConnectWise-Tickets für einen Kunden werden zusammen mit seinem monday.com-Projekt angezeigt, sodass ein Lieferteam weiß, ob dieselben Ingenieure bereits mit reaktiven Arbeiten beschäftigt sind, bevor es sich überhaupt auf einen Liefertermin festlegt.
Alumio fungiert als zentrales Integrations-Backbone zwischen Vertriebskanälen und Fulfillment-Systemen. Bestellungen werden weitergeleitet, transformiert und validiert, während Status-Updates an jeden Kanal zurückgemeldet werden.
Authentifizieren Sie Ihre Systeme mit den vorgefertigten Connectoren von Alumio. Wählen Sie aus über 200 Connector-Paketen im Marketplace oder erstellen Sie unbegrenzt viele individuelle Integrationen.
Definieren Sie in einer visuellen Oberfläche, wie Datenfelder zwischen Systemen zugeordnet werden. Passen Sie Formate an, reichern Sie Datensätze an und wenden Sie Geschäftslogik an – ganz ohne eigenen Programmcode.
Konfigurieren Sie Abläufe so, dass sie in Echtzeit bei bestimmten Ereignissen, nach einem Zeitplan oder beidem ausgeführt werden. Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und überlassen Sie Alumio den Datentransfer und die Transformation zwischen Ihren Systemen.
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Sobald Ihre erste Integration live ist, können Sie Ihr ERP, PIM, WMS oder CRM einfach an denselben Hub anschließen. Bestehende Abläufe laufen nahtlos weiter. Kein Neuerstellen von Grund auf.
Angebotserstellung und Beschaffung sind die übliche Ergänzung. Anbieter, die ConnectWise mit monday.com nutzen, erleben häufig Projektverzögerungen, weil Hardware fehlt, die niemand bestellt hat, während das Angebot in einem dritten Tool gespeichert ist. Alumio verknüpft diese Komponenten, sodass ein Board-Eintrag die tatsächlich bestellten Artikel widerspiegelt und nicht nur die geplante Bestellung.
Der Zeitfluss ist entscheidend und verläuft vom Board zum PSA. Alumio bucht die für monday.com-Projektaufgaben erfassten Zeiten unter dem richtigen Vertrag und Arbeitstyp in ConnectWise und stellt den Ticketkontext in umgekehrter Richtung wieder her. Bei Projektarbeiten gehen abrechenbare Stunden verloren, daher lohnt es sich, diesen Prozess zuerst zu automatisieren.
Nein, dies wird in Alumio konfiguriert, nicht entwickelt. Die Zuordnung von monday.com-Projektaufgaben und Zeiteinträgen zu ConnectWise-Verträgen und Arbeitstypen erfolgt über die Benutzeroberfläche und ersetzt die monatliche Neuberechnung. Da die Vertragsstrukturen je nach Kunde variieren, deckt der Code Transformer Bereiche ab, die durch die Zuordnung nicht abgebildet werden können, wie beispielsweise die Auswahl eines Arbeitstyps anhand der Aufgabenphase anstelle eines festen Werts.
Zeit, die für eine Aufgabe erfasst wird, deren Vertrag bereits bekannt ist, ist nicht abrechenbar. Nicht abrechenbare Arbeit beginnt üblicherweise mit Stunden, die ohne Bezug zu einem ConnectWise-Vertrag auf einem Board erfasst, Wochen später rekonstruiert und abgeschrieben werden, da niemand sie belegen kann. Wenn jede Aufgabe auf monday.com bereits vor der Erfassung durch Dritte den Vertrag und die Arbeitsart enthält, ist die Zeit von vornherein abrechenbar und nicht erst nachträglich.
Zeiten, die ConnectWise nicht erreichen, stellen Umsatz dar, der nicht in Rechnung gestellt wird. Daher werden sie nicht verworfen, sondern lediglich zurückgestellt. Alumio überwacht jeden Buchungsvorgang live und speichert den jeweiligen Eintrag. Lehnt ConnectWise einen Datensatz ab, wird sofort eine Warnung ausgegeben und – sofern konfiguriert – automatisch ein erneuter Buchungsversuch unternommen. Der Grund dafür ist im Eintrag selbst vermerkt, häufig ein abgeschlossener Vertrag oder ein fehlender Arbeitstyp. So geht am Monatsende keine abrechnungsfähige Stunde verloren.
Sprechen Sie mit einem Alumio-Integrationsspezialisten. Wir entwerfen die passende Architektur für Ihre Systeme und die richtige Skalierung, damit Ihre Betriebsabläufe bei jeder Veränderung zuverlässig bleiben.
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