Wir stellen vor: Der Alumio Route Builder
Integrationen zentral über eine visuelle Oberfläche steuern
Startdatum, Rolle und Standort werden von AFAS an ein monday.com-Board übertragen, sodass für jedes der zwölf Dinge, die vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Kollegen erledigt sein müssen, ein benannter Verantwortlicher und ein Fälligkeitsdatum festgelegt werden.
AFAS verwaltet die Personalakten und kümmert sich um die HR-Aspekte des Eintritts neuer Mitarbeiter. Die praktischen Voraussetzungen für den ersten Arbeitstag liegen jedoch in der Verantwortung anderer Teams: Laptop, Buchhaltung, Arbeitsplatz, Vorstellungsgespräche. Diese werden per Chat geklärt, dabei wird immer etwas übersehen, und so beginnt jemand montags ohne Zugangsdaten und verbringt eine Woche mit unvollständiger Einarbeitung. Hinterher weiß niemand mehr, welcher Schritt ausgelassen wurde oder wer dafür zuständig war. Die Verknüpfung von AFAS und monday.com macht aus dem Starttermin einen konkreten Arbeitstag: Die Daten werden auf einem Board erfasst, und jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum, das vom ersten Tag an rückwirkend berechnet wird.
DATEN, DIE ZWISCHEN IHNEN FLIESSEN
Beschäftigungsdaten
Eintrittsdatum
Stellenbezeichnungen
Abteilungen
Einarbeitungsaufgaben
Aufgabenerledigung
Ein in AFAS erfasstes Startdatum erreicht monday.com Wochen im Voraus, sodass die Teams, die handeln müssen, ein Datum sehen, um das sie planen können, anstatt einer Anfrage, die erst zwei Tage vorher eintrifft.
Jeder Onboarding-Schritt wird zu einem monday.com-Eintrag mit einer verantwortlichen Person und einem Fälligkeitsdatum, das vom AFAS-Startdatum rückwärts berechnet wird, sodass keine Aufgabe davon abhängt, dass sich jemand daran erinnert, eine E-Mail weiterzuleiten.
Da die Automatisierungen von monday.com ausgelöst werden, wenn sich ein Spaltenwert ändert, wird die Sequenz, die ein Team bereits auf seinem eigenen Board erstellt hat, vom AFAS-Datensatz und nicht von einem manuellen Startpunkt aus ausgeführt.
Lediglich die Felder, die für die Personalaufnahme benötigt werden, müssen AFAS verlassen. Diese Auswahl erfolgt bei der Konfiguration der Route, sodass Gehalt, Abwesenheit und der Rest der Personalakte nie an den Vorstand gelangen.
Wenn in AFAS ein Beschäftigungsdatensatz erstellt wird, liest Alumio das Startdatum, die Rolle und den Standort aus und erstellt die davon abhängigen monday.com-Einträge, die jeweils rückwärts vom ersten Tag datiert sind, damit die Arbeit dann erfasst wird, wenn sie noch erledigt werden kann.
Eine Änderung der Rolle oder Abteilung in AFAS aktualisiert die entsprechenden Einträge auf monday.com, sodass der mit der neuen Rolle verbundene Zugang, die Ausrüstung und die Einführungen als Arbeit erfasst werden und nicht erst Wochen später als unerwartete Anfrage auftauchen.
Wenn in AFAS ein Austrittsdatum eingegeben wird, erhält der Vorstand die Rückgabe- und Widerrufsaufgaben mit den zugehörigen Verantwortlichen, sodass Konten und Geräte zu einem Datum geschlossen werden, für das jemand verantwortlich ist, und nicht erst dann, wenn es bemerkt wird.
Alumio fungiert als zentrales Integrations-Backbone zwischen Vertriebskanälen und Fulfillment-Systemen. Bestellungen werden weitergeleitet, transformiert und validiert, während Status-Updates an jeden Kanal zurückgemeldet werden.
Authentifizieren Sie Ihre Systeme mit den vorgefertigten Connectoren von Alumio. Wählen Sie aus über 200 Connector-Paketen im Marketplace oder erstellen Sie unbegrenzt viele individuelle Integrationen.
Definieren Sie in einer visuellen Oberfläche, wie Datenfelder zwischen Systemen zugeordnet werden. Passen Sie Formate an, reichern Sie Datensätze an und wenden Sie Geschäftslogik an – ganz ohne eigenen Programmcode.
Konfigurieren Sie Abläufe so, dass sie in Echtzeit bei bestimmten Ereignissen, nach einem Zeitplan oder beidem ausgeführt werden. Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und überlassen Sie Alumio den Datentransfer und die Transformation zwischen Ihren Systemen.
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Sobald Ihre erste Integration live ist, können Sie Ihr ERP, PIM, WMS oder CRM einfach an denselben Hub anschließen. Bestehende Abläufe laufen nahtlos weiter. Kein Neuerstellen von Grund auf.
Diejenigen, die die nächste Verbindung anfordern, kommen in der Regel aus der Personalabteilung und nicht aus der IT. Sie fragen nach dem Schulungssystem. Ein in AFAS erfasster Mitarbeiter muss Kurse absolvieren, bevor er bestimmte Aufgaben übernehmen kann. AFAS vermerkt die Absolvierung dieser Kurse, unabhängig davon, wo sie stattgefunden haben. Alumio verwaltet beide Verbindungen zentral, sodass ein abgeschlossener Kurs den entsprechenden Eintrag auf monday.com schließt, anstatt eine neue E-Mail zu generieren.
Ausgehend von AFAS und bewusst nicht vollständig. Alumio liest die von Ihnen angegebenen Beschäftigungsfelder – Eintrittsdatum, Funktion, Abteilung und Standort – und erstellt die entsprechenden monday.com-Einträge. Die Aufgabenabwicklung erfolgt in umgekehrter Richtung. Gehaltsabrechnung, Abwesenheitszeiten und Personalakten gelangen nie an die Geschäftsleitung, da diese von deutlich mehr Personen eingesehen wird als Gehaltsabrechnungen.
Nein. Die Person, die dies später ändert, ist üblicherweise im Personalwesen und nicht in der Entwicklung tätig: Das Hinzufügen eines Schritts zur Abfolge, das Verschieben eines Fälligkeitsdatums oder das Aufteilen von Aufgaben auf zwei monday.com-Boards bedeutet eine Bearbeitung der Zuordnung in der Alumio-Oberfläche. Aus diesem praktischen Grund ist es sinnvoll, die Konfiguration vorzunehmen, anstatt ein Skript zu schreiben, da sich eine Onboarding-Checkliste deutlich häufiger ändert als AFAS oder monday.com.
Auf den meisten Websites wird diese Funktion nicht genutzt, und genau diese Lücke gilt es zu schließen. Der Datensatz in AFAS ist zwar mit der Vertragsunterzeichnung vollständig, die damit verbundenen Aufgaben werden jedoch erst dann angestoßen, wenn jemand den bevorstehenden Termin bemerkt. Wird der Starttermin an ein monday.com-Board übermittelt, sobald er festgelegt ist, werden die Laptop-Anforderung, die Konten und die Vorstellungsgespräche rückwirkend vom ersten Tag datiert, anstatt vorwärts vom Starttermin.
Hier vergehen Wochen zwischen dem Auftreten eines Fehlers und dessen Entdeckung. Deshalb ist eine Benachrichtigung anstelle einer Überprüfung erforderlich. Alumio protokolliert jede Überweisung mit den enthaltenen Feldern. Ein von monday.com abgelehnter AFAS-Datensatz wird daher sofort mit der Ursache angezeigt, oft einer nicht mehr vorhandenen Spalte im Board. Wiederholungsversuche werden automatisch ausgeführt, sofern konfiguriert. Nicht aufgelöste Elemente bleiben in der Liste, und routenbezogene Benachrichtigungen erfassen keine Aktivitäten. So geht nichts spurlos verloren.
Sprechen Sie mit einem Alumio-Integrationsspezialisten. Wir entwerfen die passende Architektur für Ihre Systeme und die richtige Skalierung, damit Ihre Betriebsabläufe bei jeder Veränderung zuverlässig bleiben.
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