Présentation de l'Alumio Route Builder
Connectez, orchestrez et gouvernez vos intégrations depuis une interface visuelle
Le montant vendu et le montant arrivé sur le compte bancaire sont deux chiffres différents. Par conséquent, les commandes Shopify et les paiements correspondants parviennent à AFAS séparément, et non sous la forme d'un chiffre net unique qu'il faudrait analyser.
Une boutique Shopify encaisse cent euros et n'en reçoit qu'une partie, car le prestataire prélève sa commission avant le transfert. AFAS utilise des comptes généraux qui permettent de distinguer les recettes, les coûts et les encaissements. Un seul dépôt net oblige donc chaque mois quelqu'un à retracer manuellement la différence à partir d'un rapport de règlement. C'est une tâche fastidieuse qui prend une heure et dont le montant est difficile à expliquer. Connecter Shopify à AFAS permet de séparer les opérations lors du traitement, de sorte que les recettes, les coûts associés et les encaissements soient comptabilisés correctement.
DES DONNÉES QUI CIRCULENT ENTRE EUX
Commandes
Lignes de commande
Paiements
Frais du fournisseur
Versements
Clients
Lors d'une vente Shopify, les frais du fournisseur et l'argent effectivement reçu sont enregistrés sur des comptes AFAS distincts, de sorte que le coût du paiement soit visible plutôt que dissimulé dans un chiffre net.
Comme le partage intervient au moment du règlement du paiement, personne au service financier ne le reconstitue à partir d'un rapport de règlement, et l'heure consacrée chaque mois à cette tâche est restituée à l'équipe.
Le montant déposé par le fournisseur et celui attendu par l'AFAS sont rapprochés au fur et à mesure du versement, de sorte que le relevé est vérifié plutôt qu'investigé à la fin de chaque période.
Un remboursement Shopify est imputé à la vente initiale dans AFAS plutôt que d'être considéré comme une nouvelle dépense ; le chiffre d'affaires est donc mis à jour, mais l'image des revenus de la boutique reste fidèle.
Lorsqu'une commande Shopify est payée, Alumio enregistre la vente, les frais du fournisseur et le montant net sur les comptes AFAS que vous désignez pour chaque commande, de sorte que le registre comporte trois informations plutôt qu'un seul chiffre qu'il faudra analyser ultérieurement.
Une fois le paiement effectué, Alumio le rattache aux commandes Shopify correspondantes et enregistre le dépôt dans AFAS, de sorte que le montant arrivant sur le compte bancaire soit lié à des ventes spécifiques au lieu d'être versé sous forme de somme forfaitaire que personne ne peut attribuer.
Un client Shopify régulier est associé à l'enregistrement AFAS qu'il possède déjà, de sorte que les transactions répétées ne créent qu'une seule relation dans le registre plutôt qu'un quasi-doublon à chaque fois qu'une personne orthographie son adresse différemment.
Alumio se place entre vos canaux de vente et vos systèmes de traitement des commandes en tant qu'épine dorsale d'intégration gouvernée. Les commandes sont acheminées, transformées et validées, tandis que les mises à jour de statut sont renvoyées vers chaque canal.
Authentifiez vos systèmes à l'aide des connecteurs pré-construits d'Alumio. Faites votre choix parmi plus de 200 packs de connecteurs sur la marketplace, en plus d'intégrations personnalisées illimitées.
Définissez la correspondance des champs de données entre vos systèmes via une interface visuelle. Ajustez les formats, enrichissez les enregistrements et appliquez vos règles métier, sans aucun code personnalisé.
Configurez vos flux pour qu'ils s'exécutent en temps réel selon des événements, selon un calendrier, ou les deux. Réduisez la saisie manuelle des données et laissez Alumio gérer les transferts et les transformations entre vos systèmes.
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Une fois votre première intégration en ligne, l'ajout de votre ERP, PIM, WMS ou CRM se connecte au même hub. Les flux existants continuent de fonctionner. Pas besoin de tout reconstruire.
Commencez par les données encore en cours de saisie le vendredi, qui correspondent généralement au règlement d'un second mode de paiement. AFAS gère le grand livre et Shopify la boutique. Le prestataire intermédiaire a sa propre vision des encaissements et des débits. Alumio assure cette connexion en plus de celle-ci, garantissant ainsi que le rapprochement bancaire couvre tous les modes de paiement de l'entreprise.
C'est possible, et ces opérations sont traitées comme deux flux distincts. Une commande Shopify payée est enregistrée comme la vente et les frais au moment même où elle a lieu, de sorte que le chiffre d'affaires est comptabilisé le jour où il est réalisé. Le paiement, quant à lui, est enregistré séparément lorsque les fonds sont transférés. Cette séparation permet à AFAS d'afficher à la fois le montant vendu par la boutique et le montant reçu par la banque, sans que l'un ne soit déduit de l'autre. L'enregistrement de la vente, des frais et du dépôt reste conforme aux règles d'AFAS.
Non, il s'agit d'une configuration et non d'un codage. Le traitement par lots hebdomadaire saisi par un utilisateur est traité, ainsi que le rapport de règlement utilisé. Les montants Shopify attribués à chaque compte AFAS et la manière dont un paiement est rattaché aux ventes correspondantes sont enregistrés dans Alumio. Lorsqu'une exigence de reporting néerlandaise requiert une valeur calculée plutôt que lue, le transformateur de code prend en charge cette étape.
Dans le compte de coûts que vous désignez, et non dans la ligne de revenus, il est important de prendre cette décision avant l'enregistrement de la première commande. AFAS effectue ses calculs à partir des comptes qui lui ont été fournis ; par conséquent, les frais Shopify déduits avant le transfert de fonds sont simplement comptabilisés en moins de revenus, à moins d'être enregistrés séparément. Cette séparation permet à l'entreprise d'analyser et de prendre des décisions éclairées concernant le coût d'encaissement.
Un règlement qui ne correspond à aucune opération est une erreur qu'il faut absolument détecter, car les fonds sont déposés en banque mais ne sont pas enregistrés dans le système comptable. Alumio surveille chaque écriture en temps réel et enregistre la référence de paiement Shopify ainsi que l'entrée AFAS correspondante. Par conséquent, tout montant non rapprochable génère une alerte précisant le montant, la référence et la raison de l'erreur. Des tentatives de rapprochement sont effectuées automatiquement selon la configuration, afin qu'aucune opération ne reste non rapprochée.
Échangez avec un spécialiste de l'intégration Alumio. Nous concevrons l'architecture adaptée à vos systèmes et à votre échelle, pour garantir la fiabilité de vos opérations à chaque étape de votre évolution.
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