Wir stellen vor: Der Alumio Route Builder
Integrationen zentral über eine visuelle Oberfläche steuern
Bei Online-Bestellungen werden die jeweils anfallenden Arbeiten und die dafür gebuchten Stunden zwischen Shopware und AFAS übertragen, sodass die Kosten eines installierten Produkts auf Basis des tatsächlichen Aufwands und nicht auf Basis des Angebots berechnet werden.
Viele Unternehmen verkaufen Produkte über Shopware, die anschließend montiert werden müssen. Die Bestellung ist der einfache Teil. Danach folgen ein Besuch, einige Arbeitsstunden, manchmal ein zweiter Besuch. Diese Stunden werden in AFAS erfasst, da das Unternehmen dort seine Mitarbeiter und Projekte verwaltet. Ohne diese Verknüpfung werden die Stunden unter einem allgemeinen Code verbucht, und die Marge für die Montagearbeiten wird zu einer Schätzung, die immer besser aussieht, als sie tatsächlich ist. Die Verknüpfung von Shopware und AFAS ermöglicht es, die Arbeiten übersichtlich zu erfassen und die Auftragserfüllung anhand eines Referenzwertes zu messen.
DATEN, DIE ZWISCHEN IHNEN FLIESSEN
Webbestellungen
Bestellpositionen
Projektdatensätze
Gebuchte Stunden
Kundendatensätze
Verkaufsrechnungen
Bei einer Shopware-Bestellung, die montiert werden muss, wird das AFAS-Projekt erstellt, für das die Stunden gebucht werden, sodass die Kosten dem Auftrag und nicht einem allgemeinen Code zugeordnet werden, den jemand zu diesem Zeitpunkt ausgewählt hat.
Da die Arbeitsstunden dem Auftrag zugeordnet werden, der sie verursacht hat, ist die Marge für installierte Arbeiten eine Kennzahl pro Verkauf und keine monatliche Gesamtsumme, die verschleiert, welche Aufträge Verluste verursacht haben.
Der Kunde, der bei der Online-Bestellung angelegt wurde, ist der Kunde, zu dem das Projekt gehört. Daher verweisen eine Rechnung, ein Vor-Ort-Besuch und ein Nachfassanruf alle auf denselben AFAS-Datensatz.
Nichts über Bezahlung oder Beschäftigung wird weitergegeben; die Arbeitsstunden gelangen als Kosten für einen bestimmten Auftrag zu AFAS, und was anschließend mit ihnen geschieht, bleibt in AFAS.
Wenn ein Shopware-Auftrag Arbeiten beinhaltet, die ausgeführt werden sollen, erstellt Alumio das benötigte AFAS-Projekt oder den Arbeitsdatensatz, sodass derjenige, der den Besuch durchführt, seine Zeit dem Auftrag und nicht einem allgemeinen Sammelcode zuordnet.
Die in AFAS erfassten Stunden werden dem Shopware-Auftrag zugeordnet, zu dem sie gehören, sodass die Montagekosten neben den Einnahmen dieses Auftrags stehen und nicht erst ein Quartal später in einer monatlichen Arbeitszahl entdeckt werden.
Die Kundendaten aus der Webbestellung werden im AFAS-Datensatz, unter dem das Projekt geführt wird, erstellt oder abgeglichen, sodass ein zweiter Besuch, eine Rechnung und eine Anfrage alle auf denselben Kunden verweisen, ohne dass jemand die gleichen Daten zweimal eingeben muss.
Alumio fungiert als zentrales Integrations-Backbone zwischen Vertriebskanälen und Fulfillment-Systemen. Bestellungen werden weitergeleitet, transformiert und validiert, während Status-Updates an jeden Kanal zurückgemeldet werden.
Authentifizieren Sie Ihre Systeme mit den vorgefertigten Connectoren von Alumio. Wählen Sie aus über 200 Connector-Paketen im Marketplace oder erstellen Sie unbegrenzt viele individuelle Integrationen.
Definieren Sie in einer visuellen Oberfläche, wie Datenfelder zwischen Systemen zugeordnet werden. Passen Sie Formate an, reichern Sie Datensätze an und wenden Sie Geschäftslogik an – ganz ohne eigenen Programmcode.
Konfigurieren Sie Abläufe so, dass sie in Echtzeit bei bestimmten Ereignissen, nach einem Zeitplan oder beidem ausgeführt werden. Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und überlassen Sie Alumio den Datentransfer und die Transformation zwischen Ihren Systemen.
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Sobald Ihre erste Integration live ist, können Sie Ihr ERP, PIM, WMS oder CRM einfach an denselben Hub anschließen. Bestehende Abläufe laufen nahtlos weiter. Kein Neuerstellen von Grund auf.
Die entscheidende Frage ist, wer im Unternehmen noch nicht bedient wird. Bei Installationsarbeiten betrifft dies alle, die nicht auf der Gehaltsliste stehen. Ein Zeiterfassungsportal für Subunternehmer ist üblich, da AFAS die Arbeitsstunden der eigenen Angestellten erfasst, während Monteure von Subunternehmern ihre Arbeitszeiten anderweitig dokumentieren. Alumio stellt diese Verbindung ebenfalls her, sodass die Kosten eines Shopware-Auftrags auch die vom Unternehmen beauftragten Arbeitskräfte beinhalten.
Stunden und Kosten sind die entscheidenden Faktoren, und die Bestellung muss zuerst vorliegen, damit sie überhaupt eine Rolle spielen. Alumio erstellt das AFAS-Projekt aus der Shopware-Bestellung, liest dann die gebuchten Stunden aus und ordnet sie dieser Bestellung zu. Übertragen werden Zeit und Kosten im Verhältnis zur geleisteten Arbeit, die bei der Konfiguration des Ablaufs festgelegt werden. Daten aus dem Beschäftigungsbereich von AFAS werden nicht mit der Webbestellung verknüpft.
Nein, und es ist sinnvoll, die Grenze explizit festzulegen, anstatt sie erst später zu ermitteln. Welche Shopware-Auftragspositionen AFAS-Arbeiten erzeugen, welcher Projekttyp verwendet wird und welche Stundentypen zurückgegeben werden, sind Einstellungen in der Alumio-Oberfläche. Die Beschäftigungs- und Gehaltsabrechnungsseite von AFAS ist in der Zuordnung nicht enthalten. Wenn ein Unternehmen Stunden über eine ungewöhnliche Struktur bucht, steht für diesen Schritt weiterhin benutzerdefinierte Logik über den Code Transformer zur Verfügung.
Die Arbeit selbst ist der entscheidende Faktor, den die meisten Integrationen vernachlässigen. Eine Shopware-Bestellung für ein Produkt, das montiert werden muss, impliziert einen Vor-Ort-Besuch. Die dafür benötigten Stunden werden in AFAS erfasst. Eine Integration, die lediglich eine Rechnung erstellt, lässt die Kosten für die Durchführung des Verkaufs unerfasst. Durch die Erstellung des Projekts parallel zur Rechnung wird sichergestellt, dass die Stunden korrekt erfasst werden, bevor sie benötigt werden.
Stunden, die für einen abgeschlossenen Auftrag oder gar keinen Auftrag gebucht wurden, stellen einen Fehler dar, der erkannt werden muss, da die Zeit real ist und die Kosten willkürlich erfasst werden. Die Zeit wird fortlaufend überwacht und der zugehörigen Shopware-Bestellung zugeordnet. Eine Benachrichtigung nennt sofort das AFAS-Projekt und den Grund, und gegebenenfalls werden Wiederholungsversuche durchgeführt. Nicht zugeordnete Stunden bleiben in der Liste, sodass kein Auftrag ohne Dokumentation bearbeitet wird und keine Stunden verloren gehen.
Sprechen Sie mit einem Alumio-Integrationsspezialisten. Wir entwerfen die passende Architektur für Ihre Systeme und die richtige Skalierung, damit Ihre Betriebsabläufe bei jeder Veränderung zuverlässig bleiben.
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