Maak kennis met de Alumio Route Builder
Verbind, orkestreer en beheer nu integraties op grote schaal vanuit één visuele interface
Webbestellingen, de bijbehorende werkzaamheden en de daaraan gekoppelde uren worden tussen Shopware en AFAS overgezet, waardoor de kosten van een geïnstalleerde bestelling worden berekend op basis van de daadwerkelijk verrichte werkzaamheden in plaats van de oorspronkelijke offerte.
Veel bedrijven verkopen via Shopware producten die vervolgens door iemand geïnstalleerd moeten worden. De bestelling plaatsen is het makkelijke deel. Wat volgt is een bezoek, een paar uur, soms een tweede bezoek, en die uren worden geregistreerd in AFAS, omdat het bedrijf daar zijn personeel en projecten beheert. Zonder koppeling worden de uren geboekt onder een algemene code en wordt de winstmarge op de geïnstalleerde werkzaamheden een schatting die er altijd beter uitziet dan hij in werkelijkheid is. Door Shopware en AFAS te koppelen, krijgt het werk een vaste plek om te worden geboekt en kan de orderwaarde worden gemeten.
DATA DIE TUSSEN SYSTEMEN STROOMT
Webbestellingen
Bestelregels
Projectgegevens
Geboekte uren
Klantgegevens
Verkoopfacturen
Een Shopware-bestelling die moet worden gemonteerd, creëert het AFAS-project waaraan de uren worden toegewezen. De kosten worden dus aan het project gekoppeld in plaats van aan een algemene code die iemand op dat moment heeft gekozen.
Omdat de uren worden geregistreerd in de volgorde waarin ze zijn ontstaan, is de marge op uitgevoerde werkzaamheden een bedrag per verkoop in plaats van een maandelijks totaalbedrag dat verhult welke projecten verlies hebben geleden.
De klant die via de webbestelling is aangemaakt, is de klant van wie het project is. Een factuur, een bezoek ter plaatse en een vervolgtelefoongesprek verwijzen dus allemaal naar hetzelfde AFAS-record.
Informatie over salaris of dienstverband wordt niet overgedragen; de uren worden bij AFAS geregistreerd als kosten voor één specifieke opdracht, en wat er daarna mee gebeurt, blijft binnen AFAS.
Wanneer een Shopware-order werkzaamheden omvat die moeten worden uitgevoerd, maakt Alumio het benodigde AFAS-project- of werkrecord aan, zodat degene die het bezoek uitvoert zijn of haar uren kan registreren onder de order in plaats van onder een algemene code.
De uren die in AFAS worden geregistreerd, worden teruggeboekt naar de Shopware-order waartoe ze behoren. De installatiekosten worden dus direct bij de omzet van die order geboekt, in plaats van dat ze pas een kwartaal later in de maandelijkse loonkosten worden opgenomen.
De klantgegevens uit de webbestelling worden aangemaakt of gekoppeld aan het AFAS-record waaronder het project valt. Hierdoor leiden een tweede bezoek, een factuur en een vraag allemaal naar dezelfde klant, zonder dat dezelfde gegevens twee keer hoeven te worden ingevoerd.
Alumio fungeert als een beheerde integratie-backbone tussen verkoopkanalen en fulfillment-systemen. Orders worden gerouteerd, getransformeerd en gevalideerd, terwijl statusupdates naar elk kanaal worden teruggestuurd.
Authenticeer je systemen met de kant-en-klare connectors van Alumio. Kies uit meer dan 200 connector-pakketten in de marketplace, plus onbeperkte aangepaste integraties.
Bepaal in een visuele interface hoe datavelden tussen systemen worden gekoppeld. Pas formaten aan, verrijk records en pas bedrijfslogica toe, zonder dat er maatwerkcode nodig is.
Configureer flows zodat ze in real-time, op basis van events, volgens een schema of beide worden uitgevoerd. Verminder handmatige gegevensinvoer en laat Alumio de verplaatsing en transformatie tussen systemen afhandelen.
.svg){kind=icon}
Zodra je eerste integratie live is, kun je je ERP, PIM, WMS of CRM eenvoudig op dezelfde hub aansluiten. Bestaande flows blijven gewoon draaien. Je hoeft niets opnieuw op te bouwen.
De juiste vraag is wie binnen het bedrijf nog niet bediend wordt, en bij installatiewerkzaamheden zijn dat alle medewerkers die niet op de loonlijst staan. Een urenregistratieportaal voor onderaannemers is een veelvoorkomende aanvulling, omdat AFAS de uren registreert van de mensen die het in dienst heeft, terwijl een monteur die voor een onderaannemer werkt zijn uren ergens anders registreert. Alumio biedt die koppeling naast dit portaal, waardoor de kosten van een Shopware-klus de arbeidskosten van de door het bedrijf ingehuurde medewerkers omvatten.
Uren en kosten zijn de richting die ertoe doet, en de order moet er eerst zijn voordat ze ergens terecht kunnen komen. Alumio creëert het AFAS-project vanuit de Shopware-order, leest vervolgens de geboekte uren terug en schrijft ze naar die order. Wat wordt overgedragen, zijn de tijd en kosten die aan het werk worden gekoppeld, gekozen tijdens het configureren van de route, en niets van de personeelsgegevens van AFAS komt in de buurt van de weborder.
Nee, en het is beter om de grens expliciet vast te stellen dan achteraf te ontdekken. Welke Shopware-orderregels AFAS-werk genereren, welk projecttype ze gebruiken en welke urentypen worden geretourneerd, zijn instellingen in de interface van Alumio. De arbeids- en salarisadministratie van AFAS is simpelweg niet in de mapping opgenomen. Wanneer een bedrijf uren boekt via een ongebruikelijke structuur, blijft aangepaste logica beschikbaar via de Code Transformer voor die stap.
Werk, en dat is de helft die de meeste integraties overslaan. Een Shopware-bestelling voor iets dat gemonteerd moet worden, impliceert een bezoek, en in AFAS worden de uren daarvoor geregistreerd. Een integratie die alleen een factuur aanmaakt, laat de kosten voor de daadwerkelijke levering van de verkoop dus ongeregistreerd. Door het project tegelijk met de factuur aan te maken, worden de uren correct geregistreerd voordat iemand ze nodig heeft.
Uren die geboekt zijn voor een afgesloten taak, of helemaal niet, is een fout die de moeite waard is om te signaleren, omdat de tijd daadwerkelijk wordt besteed en de kosten willekeurig worden toegewezen. De gewerkte tijd wordt bijgehouden en gekoppeld aan de Shopware-order waaraan deze is toegewezen. Een melding geeft direct het AFAS-project en de reden weer, en er worden herhaalpogingen uitgevoerd waar geconfigureerd. Niet-overeenkomende uren blijven geregistreerd, zodat geen enkele taak wordt uitgevoerd zonder dat er uren verloren gaan.
Spreek met een Alumio-integratiespecialist. Wij brengen de juiste architectuur voor jouw systemen in kaart, op de juiste schaal, zodat je bedrijfsactiviteiten bij elke verandering betrouwbaar blijven.
.svg)
