Maak kennis met de Alumio Route Builder
Verbind, orkestreer en beheer nu integraties op grote schaal vanuit één visuele interface
Een offerte verlaat Odoo en wordt een Pandadoc-document dat door iemand wordt ondertekend. De versie met de handtekening moet dus de versie zijn die daadwerkelijk in het grootboek wordt gebruikt voor de facturering zodra het werk is voltooid.
Pandadoc-documenten worden opgebouwd uit sjablonen, en een sjabloon is een set velden die wachten op waarden. Verstuur een offerte vanuit Odoo en het document klopt. Wijzig de offerte daarna en het document klopt niet meer, omdat een ondertekend document een versie is van iets, en niet de actuele versie. Dus een klant ondertekent, de prijs verandert, en niemand kan achteraf zeggen met welk bedrag ze akkoord zijn gegaan zonder twee systemen te openen en de prijzen regel voor regel te vergelijken. Door Odoo en Pandadoc te koppelen, blijven de ondertekende versie en de gefactureerde versie hetzelfde, zodat niemand hoeft te bewijzen welke versie welke was.
DATA DIE TUSSEN SYSTEMEN STROOMT
Offertes
Offerteregels
Klantgegevens
Documentsjablonen
Handtekeningstatus
Ondertekende documenten
De Odoo-offerte waarop een Pandadoc-document is gebaseerd, wordt daaraan gekoppeld, zodat het bedrag dat een klant heeft ondertekend kan worden achterhaald zonder de twee systemen handmatig te hoeven vergelijken.
Het wijzigen van een offerte nadat een document is verzonden, vervangt het document in plaats van het te bewerken. Zo blijft niemand achter met een handtekening onder een prijs die inmiddels door het bedrijf is gewijzigd.
Sjablonen bevatten de velden slechts één keer, waardoor een wijziging in de weergave van een offerte op één plek wordt doorgevoerd in plaats van in elk document dat iemand heeft gemaakt op basis van een oudere versie.
De handtekeningstatus wordt automatisch teruggekoppeld naar de Odoo-offerte, zodat een verkoper direct weet of een document is ondertekend zonder de documenttool te hoeven openen om dit zelf te controleren.
Zodra een Odoo-offerte klaar is, maakt Alumio het Pandadoc-document aan op basis van de door u gekozen sjabloon, waarbij de offerteregels al zijn opgenomen. Zo hoeft niemand handmatig cijfers van een ander scherm te kopiëren om een document samen te stellen.
Als de Odoo-offerte na verzending van het document wordt gewijzigd, wordt de vorige versie vervangen in plaats van stilletjes aangepast. Zo kan een klant geen bedrag ondertekenen dat het bedrijf al niet meer hanteert, en blijven beide versies herkenbaar.
Een voltooide handtekening werkt de Odoo-offerte bij, zodat de bestelling kan worden geplaatst op basis van een document waarvan bekend is dat het is ondertekend, in plaats van op basis van iemands herinnering aan een telefoongesprek dat vorige week plaatsvond.
Alumio fungeert als een beheerde integratie-backbone tussen verkoopkanalen en fulfillment-systemen. Orders worden gerouteerd, getransformeerd en gevalideerd, terwijl statusupdates naar elk kanaal worden teruggestuurd.
Authenticeer je systemen met de kant-en-klare connectors van Alumio. Kies uit meer dan 200 connector-pakketten in de marketplace, plus onbeperkte aangepaste integraties.
Bepaal in een visuele interface hoe datavelden tussen systemen worden gekoppeld. Pas formaten aan, verrijk records en pas bedrijfslogica toe, zonder dat er maatwerkcode nodig is.
Configureer flows zodat ze in real-time, op basis van events, volgens een schema of beide worden uitgevoerd. Verminder handmatige gegevensinvoer en laat Alumio de verplaatsing en transformatie tussen systemen afhandelen.
.svg){kind=icon}
Zodra je eerste integratie live is, kun je je ERP, PIM, WMS of CRM eenvoudig op dezelfde hub aansluiten. Bestaande flows blijven gewoon draaien. Je hoeft niets opnieuw op te bouwen.
Wat het document je verplicht, is de vraag die de volgende verbinding tot stand brengt, en een ondertekende offerte is slechts de eerste van meerdere. Een contractrepository is een veelvoorkomende toevoeging, omdat Pandadoc de ondertekening afhandelt en Odoo de facturering, en geen van beide is de plek waar iemand een jaar later zoekt naar wat er nu precies is afgesproken. Alumio beheert beide verbindingen, zodat het ondertekende document op de juiste plek terechtkomt.
De sjabloon en de bijbehorende velden worden eerst vastgelegd, omdat die de integratie vormen. Alumio neemt de Odoo-offerteregels over en vult de door u gekozen Pandadoc-sjabloon in, waarna de ondertekeningsstatus wordt teruggestuurd zodra het proces is voltooid. Een offerte die na verzending wordt gewijzigd, vervangt het document in plaats van het te bewerken, waardoor versies onderscheidbaar blijven.
Nee, en de template is een integratiekeuze, geen presentatiekeuze. Welke Odoo-velden in welke Pandadoc-templateposities terechtkomen, wordt geconfigureerd in Alumio. Daarom is een wijziging in de weergave van een citaat niet nodig voor een ontwikkelaar. Wanneer een document een waarde moet bevatten die Odoo afleidt in plaats van opslaat, genereert de Code Transformer deze in die stap.
De versie waarop het document is gebaseerd, is alleen bekend als deze destijds is vastgelegd. Een Pandadoc-document is een versie en geen actuele weergave, dus een citaat dat achteraf in Odoo wordt bewerkt, laat een handtekening achter bij cijfers die nergens meer voorkomen. Het behouden van de citaatreferentie in het document en het vervangen in plaats van bewerken, maakt de vraag überhaupt beantwoordbaar.
De documentversie is wat dit activeert. Alumio registreert op basis van welke Odoo-offerte elk Pandadoc-document is gemaakt. Een handtekening die binnenkomt voor een verouderde versie wordt daarom gemarkeerd in plaats van geaccepteerd. Er worden direct waarschuwingen gegenereerd met de offerte en de reden, indien geconfigureerd worden herhaalpogingen uitgevoerd en onopgeloste documenten blijven in de lijst staan, zodat er stilletjes niets wordt gefactureerd op basis van een versie die niemand kan identificeren.
Spreek met een Alumio-integratiespecialist. Wij brengen de juiste architectuur voor jouw systemen in kaart, op de juiste schaal, zodat je bedrijfsactiviteiten bij elke verandering betrouwbaar blijven.
.svg)
