Was beide Seiten für eine lieferantengesteuerte Bestandsführung teilen müssen
Die kommerzielle Vereinbarung legt die Ziele fest. Der Datenaustausch entscheidet darüber, ob sie erreicht werden können.
- Aktueller Lagerbestand: der vom ERP- oder Lagersystem des Einkäufers aktuell ausgewiesene Bestand pro Standort, der als Grundlage für die Nachschubentscheidung dient
- Verbrauch oder Absatz: die Geschwindigkeit, mit der der Bestand verbraucht wird – der Faktor, der aus einem statischen Wert eine Prognose macht
- Vereinbarte Mindest- und Höchstbestände: der Zielbereich für die Auffüllung durch den Lieferanten, der je nach Artikel, Standort und Saison variieren kann
- Wareneingang und Transitbestand: bereits vom Lieferanten versandte Ware, um zu verhindern, dass derselbe Fehlbestand doppelt ausgeglichen wird
- Ausnahmen und Anpassungen: Schäden, Abschreibungen und Umlagerungen, die den Bestand verändern, ohne dass ein Verkauf stattgefunden hat
Die ersten beiden Punkte sind diejenigen, bei denen Einkäufer zögern, da sie dem Lieferanten damit offenlegen, wie viel sie auf Lager haben und wie schnell sie verkaufen. Dies ist eine ebenso geschäftliche wie technische Entscheidung, die bewusst getroffen werden sollte, anstatt sie dem Zufall zu überlassen.
Warum endet VMI oft bei der Nutzung von Tabellenkalkulationen?
Eine Datei ist am schnellsten vereinbart. Keine Seite möchte, dass das Pilotprojekt auf ein Integrationsprojekt wartet, also beginnt der Austausch meist mit einem wöchentlichen Bestandsbericht per E-Mail. Das Modell bewährt sich dann so gut, dass niemand mehr den Mechanismus hinterfragt.
Der wöchentliche Rhythmus ist der Knackpunkt. Ein Lieferant, der die Nachschubplanung auf Basis von sieben Tage alten Bestandsdaten vornimmt, rät bei der aktuellsten Woche – genau dem Zeitraum, der darüber entscheidet, ob der Käufer leer ausgeht. Der Lieferant kompensiert dies durch Pufferbestände, wodurch die Lagerhaltungskosten wieder entstehen, die durch das lieferantengesteuerte Bestandsmanagement eigentlich eliminiert werden sollten.
Skalierung macht es eher schlimmer als routinierter. Ein Lieferant, der dieses Modell für zwanzig Kunden betreibt, muss zwanzig verschiedene Tabellenformate abgleichen, zwanzig Definitionen von „verfügbar“ berücksichtigen und mit zwanzig Ansprechpartnern arbeiten, die gelegentlich etwas vergessen. Den einundzwanzigsten Kunden hinzuzufügen ist nie einfacher als den ersten; das ist dieselbe Rechnung, die das Onboarding von Lieferanten so teuer macht.
Nichts davon führt zu einem plötzlichen Zusammenbruch. Es zeigt sich vielmehr als schleichende Kostenbelastung auf beiden Seiten der Geschäftsbeziehung.
Was ein schwacher Datenaustausch ein lieferantengesteuertes Bestandsmanagement kostet
Veraltete Bestandsdaten schaden beiden Seiten, weshalb diese Beziehungen oft stillschweigend wieder zur konventionellen Bestellung zurückkehren.
- Pufferbestände, die den Zweck zunichtemachen: der Lieferant hält zusätzliche Ware vor, um Datenlatenzen auszugleichen, und irgendjemand zahlt für diese Lagerhaltung
- Lieferengpässe, die der Käufer nicht kommen sah: der Käufer hat die Nachschubplanung eingestellt und der Lieferant arbeitete mit veralteten Zahlen
- Doppellieferungen: ein Fehlbestand wurde doppelt ausgeglichen, weil die Ware auf dem Transportweg in den Bestandsdaten des Lieferanten nicht sichtbar war
- Streitigkeiten über den tatsächlichen Bestand: bei Konsignationslager-Bedingungen bestimmt der Bestand, wann Eigentum und Zahlung übergehen
Der letzte Punkt ist der kritischste, da er aus einem Datenproblem ein Rechnungsproblem macht. Bevor jedoch irgendetwas davon behoben werden kann, muss der Käufer eine grundlegende Frage klären.
Lieferantengesteuertes Bestandsmanagement ist eine Vertrauensfrage mit einer technischen Antwort
Käufer zögern aus wirtschaftlich rationalen Gründen, Verbrauchsdaten zu teilen. Ein Lieferant, der genau sieht, wie schnell sich ein Produkt abverkauft, weiß mehr über das Geschäft des Käufers, als diesem lieb sein mag. Dieses Wissen ist zudem bei der nächsten Preisverhandlung von Vorteil.
Die übliche Lösung ist die Eingrenzung des Geltungsbereichs. Ein Lieferant benötigt Bestands- und Verbrauchsdaten nur für die Artikel, die er liefert, und für die Standorte, die er beliefert – mehr nicht. Dies ist eine wesentlich präzisere Offenlegung als ein Systemzugriff und reicht für die Planung völlig aus.
Damit wird aus einem Governance-Problem eine Konfigurationsentscheidung. Ein Einkäufer, der genau die vereinbarten Artikel, Standorte und Felder freigeben kann, kann der Vereinbarung zustimmen, ohne weitere Daten preiszugeben. Ein Einkäufer, dessen einzige Option ein vollständiger Bestandsauszug ist, muss sich zwischen der Vereinbarung und der Offenlegung entscheiden – und wählt meist die Tabellenkalkulation.
Es gibt drei gängige Wege für diesen Austausch, und keiner davon ist neutral. EDI und APIs unterstützen Bestands- und Verbrauchsmeldungen optimal und eignen sich für Partner, die diese bereits nutzen, was viele mittelständische Lieferanten ausschließt. Lieferantenportale ermöglichen es dem Anbieter, sich einzuloggen und nachzusehen – das funktioniert so lange, bis die Zahlen im eigenen Planungssystem benötigt werden. Der geplante Dateiaustausch ist der Standard, begrenzt jedoch die Aktualität jeder Nachschubentscheidung.
Wie unterstützt eine Integrationsplattform das lieferantengesteuerte Bestandsmanagement (VMI)?
Der aktuelle Bestand muss den Lieferanten erreichen – begrenzt auf die vereinbarten Artikel und Standorte sowie in einem Format, das sein Planungssystem lesen kann. Um alle drei Anforderungen gleichzeitig zu erfüllen, ist eine Ebene zwischen den beiden Unternehmen erforderlich, anstatt einer direkten Verbindung in das ERP-System des Einkäufers. Diese Ebene ist eine Integrationsplattform als Service (iPaaS).
Der Austausch von Bestands- und Verbrauchsdaten über Unternehmensgrenzen hinweg stellt andere Anforderungen als der interne Austausch. Nur bestimmte Felder dürfen das Unternehmen verlassen. Vom Lieferanten kann nicht verlangt werden, das interne Datenmodell des Einkäufers zu übernehmen, und beide Seiten müssen später nachweisen können, was übermittelt wurde. Die Durchsetzung eines Geltungsbereichs, die partnerindividuelle Anpassung und die Protokollierung des Austauschs sind drei Anforderungen, die ein einfacher Dateiaustausch nicht erfüllt.
Alumio ist eine Integrationsplattform für den Datenaustausch über Unternehmensgrenzen hinweg, bei dem der Geltungsbereich genauso wichtig ist wie die Geschwindigkeit. Vier Funktionen der Alumio-Integrationsplattform leisten dies.
- Bestandsdaten werden bei Änderungen geteilt: eine ereignisgesteuerte Daten-Route innerhalb von Alumio übermittelt Bestands- und Verbrauchsdaten an den Lieferanten, sobald Bewegungen stattfinden, sodass die Nachschubplanung auf dem Stand von heute basiert und nicht auf dem vom letzten Montag
- Begrenzt auf die Vereinbarungen: Zugriffskontrollen und partnerindividuelle Konfigurationen geben nur die vereinbarten Artikel, Standorte und Felder frei, sodass die geschäftliche Grenze durchgesetzt und nicht nur vorausgesetzt wird
- Jedes Partnerformat wird unterstützt: ein Datentransformator konvertiert das interne Bestandsmodell in EDI-, API- oder Dateiformate für jeden Lieferanten, sodass die technischen Möglichkeiten des Partners nicht das interne Design bestimmen
- Ein Protokoll, das beide Seiten prüfen können: detaillierte Protokolle erfassen, was wann gesendet wurde, was Streitigkeiten über Konsignationen oder Fehlbestände ohne aufwendige Rekonstruktion beilegt
Die Konfiguration übernimmt die Regeln für den Geltungsbereich und das Mapping, während die Alumio iPaaS einen Code-Transformator für Fälle bereitstellt, in denen das Schreiben von Code effizienter ist als die Konfiguration. Die Ausweitung der Vereinbarung auf weitere Lieferanten kostet nur einen Bruchteil des ersten Aufwands, was eine Skalierung über die gesamte Lieferantenbasis hinweg ermöglicht.
Lieferantengesteuertes Bestandsmanagement, auf das sich beide Seiten verlassen können
Das lieferantengesteuerte Bestandsmanagement wird meist mit dem Betriebskapital des Einkäufers und der Prognosesichtbarkeit des Lieferanten begründet – beide Vorteile hängen vollständig von der Qualität der geteilten Bestandsdaten ab.
Drei Rollen sind daran beteiligt, wobei zwei davon für unterschiedliche Unternehmen arbeiten. Der Einkaufs- oder Supply-Chain-Manager des Käufers hat die Entscheidung über die Nachbestellung abgegeben und ist nun darauf angewiesen, dass jemand anderes diese Aufgabe gut erledigt. Der Account- oder Planungsmanager des Lieferanten muss ein bestimmtes Serviceniveau erreichen, nutzt dafür jedoch Daten, auf die er selbst keinen Einfluss hat. Die Finanzabteilung auf beiden Seiten ist für den Konsignationsbestand verantwortlich, bei dem der Lagerbestand darüber entscheidet, wann Eigentum und Zahlung übergehen.
Eine wöchentliche Datei ermöglicht es allen drei Parteien, zu arbeiten – wenn auch nur schlecht. Ein aktueller Datenstand erlaubt es dem Lieferanten, weniger Puffer zu halten und dennoch Lieferengpässe zu vermeiden. Genau das ist das im Vertrag beschriebene Ziel, das mit Tabellenkalkulationen jedoch selten erreicht wird. Der Austausch über eine Integrationsplattform macht es wirtschaftlich möglich, diesen Datenstand aktuell zu halten. Zudem ist dies der entscheidende Unterschied zwischen einer Vereinbarung, die auf die gesamte Lieferantenbasis ausgeweitet werden kann, und einer, die stillschweigend wieder zu klassischen Bestellungen zurückkehrt.
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