Ce que la gestion des stocks par le fournisseur exige de partager
L'accord commercial fixe les objectifs. L'échange de données détermine s'ils sont réalisables.
- Stock actuel disponible : ce que l'ERP ou le système de gestion d'entrepôt de l'acheteur indique à l'instant T, par site, et le chiffre sur lequel repose la décision de réapprovisionnement
- Consommation ou ventes : la vitesse à laquelle le stock est utilisé, ce qui transforme un niveau de stock en prévision
- Niveaux minimum et maximum convenus : la fourchette de réapprovisionnement du fournisseur, qui peut varier selon l'article, le site et la saisonnalité
- Entrées et stocks en transit : ce que le fournisseur a déjà expédié, afin d'éviter de couvrir deux fois le même manque
- Exceptions et ajustements : dommages, mises au rebut et transferts de stock qui modifient la situation sans qu'une vente n'ait eu lieu
Les deux premiers points sont ceux qui font hésiter les acheteurs, car les partager signifie révéler à un fournisseur le volume de leurs stocks et leur vitesse d'écoulement. Il s'agit d'une divulgation autant commerciale que technique, qui mérite d'être décidée délibérément plutôt que par défaut.
Pourquoi la gestion des stocks par le fournisseur finit-elle par reposer sur des tableurs ?
Un fichier est ce qu'il y a de plus rapide à mettre en place. Aucune des deux parties ne souhaite que le projet pilote soit retardé par une intégration complexe, alors le premier échange se fait via un rapport de stock hebdomadaire par e-mail. L'organisation fait ensuite ses preuves, si bien que personne ne remet en question le mécanisme.
Le rythme hebdomadaire est le point de rupture. Un fournisseur qui planifie son réapprovisionnement à partir de données de stock vieilles de sept jours ne fait que deviner ce qui s'est passé durant la semaine écoulée, alors que c'est précisément cette période qui détermine le risque de rupture de stock pour l'acheteur. Le fournisseur compense en conservant un stock de sécurité, ce qui réintroduit les coûts d'inventaire que la gestion des stocks par le fournisseur (VMI) était censée éliminer.
L'échelle aggrave le problème au lieu de le rendre routinier. Un fournisseur gérant ce dispositif pour vingt clients doit concilier vingt formats de feuilles de calcul, vingt définitions de la disponibilité et vingt interlocuteurs qui oublient parfois d'envoyer les données. Ajouter un vingt-et-unième client n'est jamais plus simple que le premier, ce qui explique pourquoi l'intégration des fournisseurs coûte cher.
Rien de tout cela ne provoque de rupture brutale. Cela se traduit simplement par des coûts supplémentaires pour les deux parties.
Ce que le manque de fluidité dans l'échange de données coûte à un programme de gestion des stocks par le fournisseur
Un état des stocks obsolète pénalise les deux parties, ce qui explique pourquoi ces relations reviennent souvent, sans bruit, à un mode de commande conventionnel.
- Un stock de sécurité qui va à l'encontre de l'objectif : le fournisseur conserve un surplus pour pallier la latence des données, et quelqu'un finit par payer pour cet inventaire
- Des ruptures de stock imprévues pour l'acheteur : l'acheteur a cessé de planifier ses réapprovisionnements et le fournisseur travaillait sur la base de chiffres obsolètes
- Des doubles expéditions : une pénurie couverte deux fois car les stocks en transit n'étaient pas visibles dans l'état des stocks consulté par le fournisseur
- Des litiges sur les stocks réellement détenus : lorsque des conditions de consignation s'appliquent, l'état des stocks détermine le moment du transfert de propriété et du paiement
Ce dernier point est le plus critique, car il transforme un problème de données en un problème de facturation. Avant de pouvoir résoudre tout cela, l'acheteur doit toutefois trancher une question préalable.
La gestion des stocks par le fournisseur est une question de confiance avec une réponse technique
Les acheteurs hésitent à partager leurs données de consommation pour des raisons commercialement rationnelles. Un fournisseur qui peut voir exactement à quelle vitesse un produit s'écoule en sait plus sur l'activité de l'acheteur que ce dernier ne le souhaiterait. Cette connaissance est également utile lors de la prochaine négociation tarifaire.
La solution habituelle consiste à définir un périmètre. Un fournisseur a besoin de connaître les stocks et la consommation des articles qu'il fournit, pour les sites qu'il réapprovisionne, et rien de plus. Il s'agit d'une divulgation beaucoup plus restreinte qu'un accès au système, et elle suffit pour planifier les opérations.
Cela transforme une préoccupation de gouvernance en une décision de configuration. Un acheteur capable d'exposer exactement les articles, les sites et les champs convenus peut accepter l'accord sans rien divulguer d'autre. Un acheteur dont la seule option est une extraction complète des stocks doit choisir entre l'accord et la confidentialité, et il choisira généralement le tableur.
Il existe trois façons courantes d'effectuer cet échange, et aucune n'est neutre. EDI et API prennent correctement en charge les messages de stock et de consommation et conviennent aux partenaires qui les utilisent déjà, ce qui exclut de nombreux fournisseurs de taille moyenne. Les portails fournisseurs permettent à un vendeur de se connecter et de consulter les données, ce qui fonctionne jusqu'au moment où il a besoin d'intégrer ces chiffres dans son propre système de planification. L'échange de fichiers planifié est la norme, et il limite la fraîcheur des données sur lesquelles reposent les décisions de réapprovisionnement.
Comment une plateforme d'intégration prend-elle en charge la gestion des stocks par le fournisseur (VMI) ?
La situation actuelle doit être transmise au fournisseur en se limitant aux articles et aux sites prévus dans l'accord, et dans un format lisible par son système de planification. Répondre à ces trois exigences simultanément nécessite une couche intermédiaire entre les deux entreprises plutôt qu'une connexion directe à l'ERP de l'acheteur. Cette couche est une plateforme d'intégration en tant que service (iPaaS).
Le partage des stocks et de la consommation au-delà des frontières d'une entreprise est une exigence différente du partage interne. Seuls certains champs peuvent être transmis. On ne peut pas demander au fournisseur d'adopter le modèle de données interne de l'acheteur, et les deux parties peuvent avoir besoin de prouver ultérieurement ce qui a été envoyé. L'application d'un périmètre, la restructuration par partenaire et l'enregistrement des échanges sont trois exigences qu'un simple dépôt de fichier ne permet pas de satisfaire.
Alumio est une plateforme d'intégration conçue pour les échanges interentreprises, où le périmètre compte autant que la vitesse. Quatre fonctionnalités de la plateforme d'intégration Alumio permettent d'y parvenir.
- Positions partagées en temps réel : un routage de données piloté par les événements au sein d'Alumio transmet les stocks et la consommation au fournisseur au fur et à mesure des mouvements, afin que le réapprovisionnement soit planifié sur la base d'aujourd'hui plutôt que sur celle de lundi dernier
- Limité à ce qui a été convenu : le contrôle d'accès et la configuration par partenaire n'exposent que les articles, les sites et les champs prévus dans l'accord, garantissant ainsi le respect de la frontière commerciale plutôt que de s'en remettre à la confiance
- Format de chaque partenaire pris en charge : un transformateur de données convertit le modèle de stock interne en formats EDI, API ou fichiers selon le fournisseur, afin que les capacités du partenaire n'imposent pas de contraintes à la conception interne
- Un historique vérifiable par les deux parties : des journaux détaillés enregistrent ce qui a été envoyé et à quel moment, ce qui permet de régler un litige concernant une consignation ou un manque à gagner sans avoir à reconstruire l'historique
La configuration gère les règles de périmètre et de mappage, et l'iPaaS Alumio fournit un transformateur de code pour les cas où l'écriture de code est plus efficace que la configuration. Étendre l'accord à un troisième ou un quatrième fournisseur ne coûte qu'une fraction du premier, ce qui permet de le déployer à l'ensemble de la base de fournisseurs.
Une gestion des stocks par le fournisseur sur laquelle les deux parties peuvent compter
La gestion des stocks par le fournisseur se justifie généralement par l'optimisation du fonds de roulement de l'acheteur et la visibilité des prévisions pour le fournisseur, deux avantages qui dépendent entièrement de la qualité de la situation partagée.
Trois rôles sont impliqués, dont deux travaillent pour des entreprises différentes. Le responsable des achats ou de la chaîne logistique de l'acheteur a délégué la décision de réapprovisionnement et dépend désormais de la compétence d'un tiers. Le responsable de compte ou de planification du fournisseur doit atteindre un niveau de service en utilisant des données qu'il ne contrôle pas. Dans les deux cas, le service financier gère le stock en consignation, où le niveau de stock détermine le moment du transfert de propriété et du paiement.
Un fichier hebdomadaire permet aux trois parties de travailler, mais de manière inefficace. Une vision en temps réel permet au fournisseur de réduire ses stocks de sécurité tout en évitant les ruptures, ce qui est l'objectif visé par le contrat, rarement atteint avec un simple tableur. L'utilisation d'une plateforme d'intégration pour gérer ces échanges permet de maintenir ces données à jour de manière rentable. C'est également ce qui distingue un modèle déployable à l'ensemble de la base fournisseurs d'un système qui finit par revenir aux bons de commande classiques.
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