Lo que el inventario gestionado por el proveedor requiere que ambas partes compartan
El acuerdo comercial establece los objetivos. El intercambio de datos decide si se pueden alcanzar.
- Stock actual disponible: lo que el ERP o el sistema de almacén del comprador tiene en este momento, por ubicación, y la cifra en la que se basa la decisión de reabastecimiento
- Consumo o ventas: la rapidez con la que se utiliza el stock, que es lo que convierte un nivel en una previsión
- Niveles mínimos y máximos acordados: el rango en el que el proveedor repone, que puede variar según el artículo, la ubicación y la temporada
- Entradas y mercancía en tránsito: lo que el proveedor ya ha enviado, para que el mismo déficit no se cubra dos veces
- Excepciones y ajustes: daños, amortizaciones y transferencias de stock que cambian la situación sin que se produzca una venta
Los dos primeros son los que generan dudas en los compradores, porque compartirlos significa mostrarle a un proveedor cuánto tienen y qué tan rápido lo venden. Esa es una revelación comercial tanto como técnica, y vale la pena decidirla deliberadamente en lugar de dejarla al azar.
¿Por qué el VMI termina ejecutándose en hojas de cálculo?
Un archivo es lo más rápido en lo que ponerse de acuerdo. Ninguna de las partes quiere que la prueba piloto dependa de un proyecto de integración, por lo que el primer intercambio es un informe de stock semanal por correo electrónico. El acuerdo funciona lo suficientemente bien como para que nadie vuelva a revisar el mecanismo.
La cadencia semanal es donde todo falla. Un proveedor que planifica el reabastecimiento basándose en una cifra de existencias de hace siete días está adivinando lo que ocurrió en la última semana, que es precisamente el periodo que determina si el comprador se quedará sin stock. El proveedor compensa esto manteniendo un stock de seguridad, lo que reintroduce el coste de inventario que la gestión de inventario por parte del proveedor (VMI) pretendía eliminar.
La escala lo empeora en lugar de hacerlo rutinario. Un proveedor que gestiona este acuerdo para veinte clientes tiene que reconciliar veinte formatos de hoja de cálculo, veinte definiciones de lo que se considera disponible y veinte remitentes que a veces se olvidan de enviar la información. Añadir al vigésimo primer cliente nunca es más fácil que el primero, que es la misma aritmética que hace que la incorporación de proveedores sea costosa.
Nada de esto se rompe de forma estrepitosa. Se manifiesta como un coste para ambas partes de la relación.
Lo que le cuesta a un programa de gestión de inventario por parte del proveedor un intercambio de datos deficiente
Una posición de stock obsoleta perjudica a ambas partes, razón por la cual estas relaciones suelen volver silenciosamente a los pedidos convencionales.
- Stock de seguridad que anula el propósito: el proveedor mantiene existencias adicionales para cubrir la latencia de los datos, y alguien paga por ese inventario
- Roturas de stock que el comprador no vio venir: el comprador dejó de planificar el reabastecimiento y el proveedor trabajaba con cifras obsoletas
- Envíos duplicados: un déficit cubierto dos veces porque el stock en tránsito no era visible en la posición que veía el proveedor
- Disputas sobre lo que realmente se tenía: cuando se aplican condiciones de consignación, la posición de stock determina cuándo se transfiere la propiedad y el pago
El último punto es el más crítico, porque convierte un problema de datos en un problema de facturación. Sin embargo, antes de que nada de esto pueda solucionarse, hay una cuestión que el comprador debe resolver primero.
La gestión de inventario por parte del proveedor es una cuestión de confianza con una respuesta técnica
Los compradores dudan a la hora de compartir datos de consumo por razones comercialmente racionales. Un proveedor que puede ver exactamente qué tan rápido se mueve un producto sabe más sobre el negocio del comprador de lo que este podría desear. Ese conocimiento también es útil en la próxima negociación de precios.
La solución habitual es el alcance. Un proveedor necesita conocer el stock y el consumo de los artículos que suministra en las ubicaciones que repone, y nada más. Es una divulgación mucho más limitada que el acceso al sistema y es suficiente para realizar una planificación adecuada.
Esto convierte una preocupación de gobernanza en una decisión de configuración. Un comprador capaz de exponer exactamente los artículos, ubicaciones y campos acordados puede aceptar el acuerdo sin revelar nada más. Un comprador cuya única opción sea una extracción completa del stock deberá elegir entre el acuerdo y la confidencialidad, y normalmente optará por la hoja de cálculo.
Existen tres formas habituales en las que se realiza el intercambio, y ninguna de ellas es neutral. EDI y API gestionan correctamente los mensajes de stock y consumo y son adecuados para socios que ya los utilizan, lo que excluye a muchos proveedores medianos. Los portales de proveedores permiten al vendedor iniciar sesión y consultar datos, lo cual funciona hasta que necesitan integrar esas cifras en su propio sistema de planificación. El intercambio de archivos programado es la opción predeterminada, y establece el límite máximo de actualización de cualquier decisión de reabastecimiento.
¿Cómo ayuda una plataforma de integración al inventario gestionado por el proveedor?
La posición actual debe llegar al proveedor limitada a los artículos y ubicaciones del acuerdo, y en un formato que su sistema de planificación pueda leer. Cumplir estos tres requisitos simultáneamente requiere una capa intermedia entre ambas empresas en lugar de una conexión directa al ERP del comprador. Esa capa es una plataforma de integración como servicio (iPaaS).
Compartir el stock y el consumo entre empresas es un requisito distinto a compartirlos internamente. Solo se pueden compartir ciertos campos. No se puede pedir al proveedor que acepte el modelo de datos interno del comprador, y ambas partes pueden necesitar demostrar posteriormente qué se envió. Aplicar un alcance, adaptar los datos a cada socio y registrar el intercambio son tres requisitos que un simple envío de archivos no cumple.
Alumio es una plataforma de integración diseñada para intercambios que cruzan los límites de una empresa, donde el alcance es tan importante como la velocidad. Cuatro capacidades dentro de la plataforma de integración Alumio lo hacen posible.
- Posiciones compartidas a medida que cambian: una ruta de datos basada en eventos dentro de Alumio envía el stock y el consumo al proveedor a medida que ocurren los movimientos, por lo que el reabastecimiento se planifica con datos actuales en lugar de datos de la semana pasada
- Limitado a lo acordado: el control de acceso y la configuración por socio exponen únicamente los artículos, ubicaciones y campos del acuerdo, de modo que el límite comercial se aplica de forma técnica en lugar de basarse en la confianza
- Formato adaptado a cada socio: un transformador de datos convierte el modelo de stock interno a formatos EDI, API o de archivo según el proveedor, para que la capacidad del socio no condicione el diseño interno
- Un registro que ambas partes pueden verificar: registros detallados capturan qué se envió y cuándo, lo que permite resolver disputas sobre consignaciones o faltantes sin necesidad de reconstruir los datos
La configuración gestiona las reglas de alcance y mapeo, y la iPaaS de Alumio proporciona un transformador de código para aquellos casos en los que escribir código es más eficiente que configurar. Extender el acuerdo a un tercer o cuarto proveedor cuesta una fracción de lo que costó el primero, lo que permite su escalabilidad en toda la base de suministro.
Inventario gestionado por el proveedor en el que ambas partes pueden confiar
El inventario gestionado por el proveedor suele justificarse por el capital circulante del comprador y la visibilidad de las previsiones del proveedor; ambos beneficios dependen totalmente de la calidad de la posición compartida.
Tres roles intervienen, y dos de ellos trabajan para empresas distintas. El responsable de compras o de la cadena de suministro del comprador ha delegado la decisión de reabastecimiento y ahora depende de que alguien más la tome correctamente. El gestor de cuentas o de planificación del proveedor debe alcanzar un nivel de servicio utilizando datos que no controla. El departamento financiero de ambas partes gestiona la posición de consignación, donde la cifra de existencias determina cuándo se transfiere la propiedad y el pago.
Un archivo semanal permite que los tres trabajen, aunque de forma ineficiente. Una posición actualizada permite al proveedor mantener un menor inventario de seguridad sin sufrir roturas de stock, que es el resultado que prometía el contrato pero que la versión en hoja de cálculo rara vez ofrece. Ejecutar este intercambio en una plataforma de integración es lo que hace que mantener esa posición actualizada sea viable. Es también la diferencia entre un acuerdo que se extiende a toda la base de proveedores y uno que vuelve silenciosamente a las órdenes de compra tradicionales.
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