Wat beide partijen moeten delen voor Vendor Managed Inventory
De commerciële overeenkomst bepaalt de doelstellingen. De gegevensuitwisseling bepaalt of deze ook haalbaar zijn.
- Huidige voorraad: wat het ERP- of voorraadsysteem van de inkoper op dit moment aangeeft, per locatie, en het cijfer waarop de bevoorradingsbeslissing is gebaseerd
- Verbruik of verkoop: hoe snel de voorraad wordt verbruikt; dit is wat een voorraadniveau omzet in een prognose
- Overeengekomen minimum- en maximumniveaus: de bandbreedte waarbinnen de leverancier aanvult, wat per artikel, locatie en seizoen kan verschillen
- Inkomend en onderweg: wat de leverancier al heeft verzonden, zodat hetzelfde tekort niet dubbel wordt aangevuld
- Uitzonderingen en correcties: schade, afschrijvingen en voorraadverplaatsingen die de voorraadpositie wijzigen zonder dat er een verkoop heeft plaatsgevonden
De eerste twee punten zijn waar inkopers vaak over twijfelen, omdat het delen ervan betekent dat ze aan een leverancier laten zien hoeveel ze op voorraad hebben en hoe snel ze verkopen. Dat is net zozeer een commerciële als een technische beslissing, en het is de moeite waard om hier bewust voor te kiezen in plaats van het zomaar te laten gebeuren.
Waarom eindigt VMI vaak in spreadsheets?
Een bestand is het snelst om overeengekomen te worden. Geen van beide partijen wil dat de pilot moet wachten op een integratieproject, dus de eerste uitwisseling is een wekelijks voorraadrapport per e-mail. De opzet werkt vervolgens goed genoeg, waardoor niemand meer naar het mechanisme omkijkt.
Het wekelijkse ritme is waar het misgaat. Een leverancier die de aanvulling plant op basis van voorraadcijfers van zeven dagen oud, doet een gok naar de meest recente week; precies de periode die bepaalt of de koper zonder voorraad komt te zitten. De leverancier compenseert dit door een buffer aan te houden, waardoor de voorraadkosten die Vendor Managed Inventory juist moest elimineren, weer terugkeren.
Schaal maakt het eerder erger dan routine. Een leverancier die deze afspraak voor twintig klanten uitvoert, moet twintig verschillende spreadsheetformaten verzoenen, twintig definities van wat als 'beschikbaar' telt, en twintig afzenders die het wel eens vergeten. De eenentwintigste toevoegen is nooit makkelijker dan de eerste, en dat is dezelfde rekensom die het onboarden van leveranciers duur maakt.
Niets daarvan gaat met een knal kapot. Het uit zich als kosten aan beide kanten van de relatie.
Wat zwakke gegevensuitwisseling een Vendor Managed Inventory-programma kost
Een verouderde voorraadpositie kost beide partijen geld, en dat is de reden waarom deze relaties vaak stilletjes terugvallen op conventionele bestelmethoden.
- Buffer voorraad die het doel voorbijschiet: de leverancier houdt extra voorraad aan om datalatentie op te vangen, en iemand betaalt voor die voorraad
- Voorraadtekorten die de koper niet zag aankomen: de koper stopte met het plannen van aanvullingen en de leverancier werkte met verouderde cijfers
- Dubbele zendingen: een tekort dat dubbel werd opgevangen omdat voorraad onderweg niet zichtbaar was in de positie die de leverancier zag
- Geschillen over wat er daadwerkelijk op voorraad was: waar consignatievoorwaarden gelden, bepaalt de voorraadpositie wanneer het eigendom en de betaling overgaan
Dat laatste is het meest pijnlijk, omdat het een dataprobleem verandert in een factuurprobleem. Voordat dit echter kan worden opgelost, is er een vraag die de koper eerst moet beantwoorden.
Vendor Managed Inventory is een vertrouwenskwestie met een technisch antwoord
Kopers aarzelen om verbruiksgegevens te delen om redenen die commercieel rationeel zijn. Een leverancier die precies kan zien hoe snel een product verkoopt, weet meer over de business van de koper dan de koper wellicht wil. Die kennis is ook nuttig bij de volgende prijsonderhandeling.
De gebruikelijke oplossing is afbakening. Een leverancier heeft voorraad- en verbruiksgegevens nodig voor de artikelen die zij leveren, op de locaties die zij bevoorraden, en niets meer dan dat. Dit is een veel beperktere openbaarmaking dan systeemaegang, en het is voldoende om op te plannen.
Dat verandert een governance-kwestie in een configuratiebesluit. Een inkoper die precies de afgesproken artikelen, locaties en velden kan vrijgeven, kan akkoord gaan met de afspraak zonder iets anders prijs te geven. Een inkoper wiens enige optie een volledig voorraadoverzicht is, moet kiezen tussen de afspraak en de openbaarmaking, en zal meestal voor het spreadsheet kiezen.
Er zijn drie manieren waarop de uitwisseling meestal verloopt, en geen daarvan is neutraal. EDI en API's ondersteunen voorraad- en verbruiksberichten op de juiste manier en zijn geschikt voor partners die deze al gebruiken, wat veel middelgrote leveranciers uitsluit. Leveranciersportalen laten een leverancier inloggen en kijken, wat werkt totdat ze de cijfers in hun eigen planningssysteem nodig hebben. Geplande bestandsuitwisseling is de standaard, en het bepaalt de bovengrens van hoe actueel een bevoorradingsbesluit kan zijn.
Hoe ondersteunt een integratieplatform vendor managed inventory?
Een actuele voorraadpositie moet de leverancier bereiken, afgebakend tot de artikelen en locaties in de overeenkomst, en in een formaat dat hun planningssysteem kan lezen. Om aan al deze drie voorwaarden te voldoen, is een laag tussen de twee bedrijven nodig in plaats van een koppeling met het eigen ERP-systeem van de inkoper. Die laag is een integration platform-as-a-service (iPaaS).
Het delen van voorraad- en verbruiksgegevens over bedrijfsgrenzen heen is een andere vereiste dan het intern delen ervan. Slechts bepaalde velden mogen het bedrijf verlaten. Van de leverancier kan niet worden gevraagd het interne datamodel van de inkoper te accepteren, en beide partijen moeten later mogelijk kunnen aantonen wat er is verzonden. Het afdwingen van een scope, het aanpassen per partner en het vastleggen van de uitwisseling zijn drie vereisten waaraan een bestandsuitwisseling niet voldoet.
Alumio is een integratieplatform dat is ontworpen voor uitwisselingen die bedrijfsgrenzen overschrijden, waarbij afbakening net zo belangrijk is als snelheid. Vier mogelijkheden binnen het Alumio-integratieplatform maken dit mogelijk.
- Posities gedeeld zodra ze wijzigen: een event-driven data Route binnen Alumio pusht voorraad- en verbruiksgegevens naar de leverancier zodra er bewegingen plaatsvinden, zodat bevoorrading wordt gepland op basis van vandaag in plaats van afgelopen maandag
- Afgebakend tot wat is afgesproken: toegangscontrole en configuratie per partner stellen alleen de artikelen, locaties en velden uit de overeenkomst bloot, waardoor de commerciële grens wordt afgedwongen in plaats van op vertrouwen gebaseerd
- Het formaat van elke partner afgehandeld: een data Transformer zet één intern voorraadmodel om naar EDI-, API- of bestandsformaten per leverancier, zodat de mogelijkheden van de partner niet het interne ontwerp dicteren
- Een overzicht dat beide partijen kunnen controleren: gedetailleerde Logs leggen vast wat er is verzonden en wanneer, wat een geschil over consignatie of tekorten oplost zonder dat er een reconstructie nodig is
Configuratie regelt de afbakenings- en toewijzingsregels, en het Alumio iPaaS biedt een Code Transformer voor gevallen waarin het schrijven van code efficiënter is dan het configureren ervan. Het uitbreiden van de afspraak naar een derde en vierde leverancier kost een fractie van de eerste, wat ervoor zorgt dat het zich over het hele leveranciersbestand kan verspreiden.
Vendor managed inventory waar beide partijen op kunnen vertrouwen
Vendor managed inventory wordt meestal gerechtvaardigd door het werkkapitaal van de inkoper en het inzicht in de prognoses van de leverancier, en beide voordelen zijn volledig afhankelijk van de kwaliteit van de gedeelde voorraadpositie.
Drie rollen zijn hierbij betrokken, waarvan er twee voor verschillende bedrijven werken. De inkoop- of supply chain manager van de koper heeft de beslissing over de bevoorrading uit handen gegeven en is nu afhankelijk van de kwaliteit van andermans besluitvorming. De account- of planningsmanager van de leverancier moet een serviceniveau halen met data waarover zij geen controle hebben. De financiële afdeling aan beide kanten beheert de consignatievoorraad, waarbij de voorraadstand bepaalt wanneer het eigendom en de betaling overgaan.
Een wekelijks bestand laat alle drie de partijen werken, zij het moeizaam. Een actuele voorraadstand stelt de leverancier in staat om met minder buffer te werken en toch nee-verkopen te voorkomen; precies het resultaat dat in het contract staat, maar dat in de spreadsheetversie zelden wordt behaald. Het draaien van deze uitwisseling op een integratieplatform maakt het betaalbaar om die voorraadstand actueel te houden. Het is bovendien het verschil tussen een afspraak die breed in de toeleveringsketen kan worden uitgerold en een afspraak die stilletjes terugvalt op traditionele inkooporders.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
