Varför urvalskriterier för affärssystem underskattar integration
Hos en grossist, distributör eller tillverkare används affärssystemet sällan ensamt. Ordrar kommer in från en webbshop, lagersystemet plockar och skickar utifrån lagret i affärssystemet, och kunder och leverantörer utbyter ordrar och fakturor via EDI-integration.
Var och en av de kopplingarna måste fungera med det nya affärssystemet från första dagen. Artikelnummer, prislistor och orderformat i ett nytt system matchar sällan det webbshoppen och handelspartnerna redan förväntar sig. Varje koppling måste då byggas om eller översättas.
Mycket av rådgivningen om hur man väljer affärssystem behandlar detta som en implementeringsdetalj. Demon visar ett öppet API (application programming interface) och integrationen får sin bock. Det verkliga arbetet avgränsas först efter påskrift, när affärssystemets begränsningar inte längre går att förhandla om. Några enkla frågor till varje leverantör synliggör det arbetet medan det fortfarande kan ändra beslutet.
Sex leverantörsfrågor att lägga till i dina urvalskriterier för affärssystem
Var och en kan ställas under en demo av någon utan teknisk bakgrund, och varje svar kan jämföras över hela kortlistan. Tillsammans visar de hur mycket av kopplingsarbetet affärssystemet självt stöder och hur mycket som måste ske runt omkring det.
- Vilka av våra vardagliga data kan ert system dela? Ordrar, kundspecifika priser, lager per lagerställe och fakturor hanteras ofta separat, och vissa system delar betydligt mer av dem än andra.
- Kostar det extra att koppla andra system? Vissa leverantörer inkluderar det i licensen, vissa tar betalt för en separat modul, och vissa äldre lokalt installerade produkter kräver ett tillägg med egen uppstartsavgift.
- Kan lager och priser uppdateras så ofta som vår webbshop behöver? Ett system som utan problem delar data en gång per natt kan få det svårt när en webbshop behöver lagersaldon med några minuters mellanrum.
- Kan andra system skicka tillbaka ordrar och prisändringar? Att dela data utåt är den enklare halvan, och vissa system begränsar vad de tar emot för att skydda sina egna uppgifter.
- Vad händer med våra kopplingar när ni släpper en uppdatering? Fråga hur långt i förväg ändringar aviseras och hur länge äldre versioner stöds, eftersom oannonserade ändringar gör varje koppling till löpande underhåll.
- Kan vi prata med en kund som kopplar ert system på det sätt vi skulle göra? Deras erfarenhet är det enda påstående du kan kontrollera utanför demon.
De här leverantörsfrågorna går djupare in på ett steg i ett systemprojekt: att besluta hur det nya affärssystemet ska kopplas. Hela förloppet, från att kartlägga beroenden till att budgetera arbetet, finns i integrationschecklistan.
Hur underskattar urvalskriterierna för affärssystem den totala kostnaden?
Två affärssystem kan få samma poäng på funktioner och skilja sig kraftigt i vad det kostar att koppla dem. Ett system som delar ordrar och lager men inte kundspecifika priser lämnar en allvarlig lucka för en grossist med förhandlade priser per kund.
Det vanliga sättet att täppa till sådana luckor är egen kod, skriven av leverantören, en partner eller en intern utvecklare. Det fungerar, men egenbyggda kopplingar är dyra att utveckla och underhålla, och varje större uppdatering av affärssystemet innebär oftast att de måste testas och ofta göras om.
En integrationsplattform erbjuder en annan väg och samlar det arbetet på ett ställe utanför affärssystemet, där företaget kan se och ändra det.
Så förändrar en integrationsplattform valet av affärssystem
En iPaaS (integration Platform as a Service) är en molnbaserad, central hubb som kopplar ihop ett företags system i stället för att länka varje par direkt. Den omvandlar data till det format varje system förstår och automatiserar utbytet i realtid, enligt schema eller när något ändras.
Det minskar trycket på valet av affärssystem. Webbshoppen, lagersystemet och EDI-partnerna kan kopplas till hubben, så det nya affärssystemet behöver inte längre en färdig koppling för var och en av dem. Företaget kan bedöma varje affärssystem efter hur väl det passar och bestämma hur det ska kopplas i samma urval, inte efter påskrift.
Integrationsplattformen Alumio har funktioner som kan konfigureras utifrån vad varje affärssystem delar:
- Ordrar och priser kommer fram i det format varje system förväntar sig: en Transformer mellan affärssystemet och webbshoppen kan mappa order- och prisformat.
- Lagret når webbshoppen i realtid eller enligt schema: en Route mellan affärssystemet och webbshoppen kan köras så ofta som affärssystemets begränsningar tillåter.
- Bekräftade ordrar når lagret utan att skrivas in igen: en Route mellan affärssystemet och lagersystemet kan skicka vidare varje order för plockning och skicka tillbaka leveransuppgifter.
- EDI-ordrar landar i affärssystemet klara att hanteras: en Route mellan handelspartner och affärssystemet kan översätta varje inkommande EDI-order till affärssystemets eget format.
- En uppdatering av affärssystemet innebär en ändring, inte en per koppling: eftersom de andra systemen kopplas via plattformen rättas ett omdöpt fält en gång, i affärssystemets mappning. Versionshantering och godkännandeflöden låter företaget kontrollera ändringen innan den går live.
Det finns inga transaktionsavgifter, och priset skalar med antalet integrationer i stället för med datavolymen.
Maxilia, en grossist inom profilprodukter, valde sitt integrationslager som en del av plattformsbytet, inte efteråt. Exact Online, Shopware och Sales Layer kopplas var och ett in en gång via det lagret, och Maxilia återanvänder de kopplingarna för varje ny marknad företaget går in på.
Gör integrationskostnaden till en del av dina urvalskriterier
Valet av affärssystem avgör för många år vilken programvara som sköter ekonomi, lager och ordrar. Behandlas integration som en bock blir den kostnader och förseningar efter påskrift, när affärssystemets begränsningar redan är låsta.
Några enkla frågor till varje leverantör gör den risken till något som går att jämföra på kortlistan. Med en integrationsplattform i planen kan urvalskriterierna sedan väga det som betyder mest: hur väl affärssystemet passar sättet företaget arbetar på.
Företaget skriver på med vetskap om hur ordrar, priser och lager kommer att röra sig mellan affärssystemet och webbshoppen, lagret och handelspartnerna runt omkring. Det kan också ändra de flödena senare utan att öppna avtalet för affärssystemet igen.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
