Warum ERP-Auswahlkriterien die Integration unterschätzen
In Großhandel, Distribution und Fertigung arbeitet das ERP selten für sich allein. Aufträge kommen aus dem Webshop, das Lagersystem kommissioniert und versendet auf Basis der ERP-Bestände, und Aufträge und Rechnungen mit Kunden und Lieferanten laufen über EDI-Integration.
Jede dieser Verbindungen muss vom ersten Tag an mit dem neuen ERP funktionieren. Artikelnummern, Preislisten und Auftragsformate eines neuen Systems passen selten zu dem, was Webshop und Handelspartner bereits erwarten. Jede Verbindung muss dann neu gebaut oder übersetzt werden.
Viele Ratgeber zur ERP-Auswahl behandeln das als Implementierungsdetail. Die Demo zeigt eine offene API (Application Programming Interface), und die Integration bekommt ihren Haken. Der eigentliche Aufwand wird erst nach der Unterschrift ermittelt, wenn die Grenzen des ERP nicht mehr verhandelbar sind. Ein paar klare Fragen an jeden Anbieter machen diesen Aufwand sichtbar, solange er die Entscheidung noch beeinflussen kann.
Sechs Anbieterfragen für Ihre ERP-Auswahlkriterien
Jede dieser Fragen kann in einer Demo auch ohne technischen Hintergrund gestellt werden, und jede Antwort lässt sich über die Shortlist hinweg vergleichen. Zusammen zeigen sie, wie viel der Anbindung das ERP selbst unterstützt und wie viel um das ERP herum geschehen muss.
- Welche unserer täglichen Daten kann Ihr System bereitstellen? Aufträge, kundenspezifische Preise, Bestände pro Lager und Rechnungen werden oft getrennt behandelt, und manche Systeme stellen davon deutlich mehr bereit als andere.
- Kostet die Anbindung anderer Systeme extra? Manche Anbieter schließen sie in die Lizenz ein, manche berechnen ein separates Modul, und manche älteren On-Premise-Produkte brauchen ein Add-on mit eigener Einrichtungsgebühr.
- Können Bestände und Preise so oft aktualisiert werden, wie unser Webshop es braucht? Ein System, das Daten problemlos einmal pro Nacht bereitstellt, kann an Grenzen stoßen, wenn ein Webshop alle paar Minuten Bestandszahlen braucht.
- Können andere Systeme Aufträge und Preisänderungen zurückspielen? Daten nach außen zu geben ist die einfachere Hälfte, und manche Systeme begrenzen, was sie annehmen, um ihre eigenen Datensätze zu schützen.
- Was passiert mit unseren Verbindungen, wenn Sie ein Update veröffentlichen? Fragen Sie, wie früh Änderungen angekündigt werden und wie lange ältere Versionen unterstützt bleiben, denn unangekündigte Änderungen machen jede Verbindung zur Daueraufgabe.
- Können wir mit einem Kunden sprechen, der Ihr System so anbindet, wie wir es vorhaben? Seine Erfahrung ist die einzige Aussage, die Sie außerhalb der Demo prüfen können.
Diese Anbieterfragen vertiefen eine Phase eines Systemprojekts: die Entscheidung, wie das neue ERP angebunden wird. Der vollständige Ablauf, von der Erfassung der Abhängigkeiten bis zur Budgetierung, steht in der Integrations-Checkliste.
Wie unterschätzen ERP-Auswahlkriterien die Gesamtkosten?
Zwei ERP-Systeme können bei den Funktionen gleich abschneiden und sich bei den Anbindungskosten stark unterscheiden. Ein System, das Aufträge und Bestände bereitstellt, aber keine kundenspezifischen Preise, hinterlässt eine ernste Lücke für einen Großhändler mit ausgehandelten Preisen pro Kunde.
Üblicherweise werden solche Lücken mit individuellem Code geschlossen, geschrieben vom ERP-Anbieter, einem Partner oder einem internen Entwickler. Das funktioniert, aber individuelle Verbindungen sind teuer in Entwicklung und Wartung, und jedes größere ERP-Update bedeutet meist, sie zu testen und oft zu überarbeiten.
Eine Integrationsplattform bietet einen anderen Weg und hält diese Arbeit an einem Ort außerhalb des ERP, wo das Unternehmen sie sehen und ändern kann.
Wie eine Integrationsplattform die ERP-Auswahl verändert
Ein iPaaS (integration Platform as a Service) ist ein cloudbasierter, zentraler Hub, der die Systeme eines Unternehmens verbindet, statt jedes Paar direkt zu koppeln. Es wandelt Daten in das Format um, das jedes System versteht, und automatisiert den Austausch in Echtzeit, nach Zeitplan oder bei Änderungen.
Das nimmt Druck aus der ERP-Auswahl. Webshop, Lagersystem und EDI-Partner können sich mit dem Hub verbinden, sodass das neue ERP nicht mehr für jedes dieser Systeme einen fertigen Konnektor braucht. Das Unternehmen kann jedes ERP nach Eignung bewerten und in derselben Auswahl entscheiden, wie es angebunden wird, nicht erst nach der Unterschrift.
Die Alumio-Integrationsplattform bietet Funktionen, die sich passend zu dem konfigurieren lassen, was jedes ERP bereitstellt:
- Aufträge und Preise kommen im Format an, das jedes System erwartet: Ein Transformer zwischen ERP und Webshop kann Auftrags- und Preisformate abbilden.
- Bestände erreichen den Webshop in Echtzeit oder nach Zeitplan: Eine Route zwischen ERP und Webshop kann so oft laufen, wie die Grenzen des ERP es zulassen.
- Bestätigte Aufträge erreichen das Lager ohne Abtippen: Eine Route zwischen ERP und Lagersystem kann jeden Auftrag zur Kommissionierung weitergeben und Versanddaten zurückmelden.
- EDI-Aufträge landen verarbeitungsbereit im ERP: Eine Route zwischen Handelspartnern und ERP kann jeden eingehenden EDI-Auftrag in das Format des ERP übersetzen.
- Ein ERP-Update bedeutet eine Änderung, nicht eine pro Verbindung: Da die anderen Systeme über die Plattform angebunden sind, wird ein umbenanntes Feld einmal im Mapping des ERP angepasst. Versionskontrolle und Freigabe-Workflows lassen das Unternehmen diese Änderung prüfen, bevor sie live geht.
Es gibt keine Transaktionsgebühren, und der Preis richtet sich nach der Zahl der Integrationen statt nach dem Datenvolumen.
Maxilia, ein Großhändler für Werbeartikel, hat seine Integrationsschicht als Teil des Plattformwechsels gewählt und nicht erst danach. Exact Online, Shopware und Sales Layer sind jeweils einmal über diese Schicht angebunden, und Maxilia nutzt diese Verbindungen für jeden neuen Markt wieder.
Integrationskosten als Teil Ihrer ERP-Auswahlkriterien
Die Wahl eines ERP entscheidet für Jahre, welche Software Finanzen, Bestände und Aufträge steuert. Bleibt die Integration ein Haken auf der Liste, wird sie nach der Unterschrift zu Kosten und Verzögerung, wenn die Grenzen des ERP schon feststehen.
Ein paar klare Fragen an jeden Anbieter machen dieses Risiko auf der Shortlist vergleichbar. Mit einer Integrationsplattform im Plan können ERP-Auswahlkriterien dann das gewichten, was am meisten zählt: wie gut das ERP zur Arbeitsweise des Unternehmens passt.
Das Unternehmen unterschreibt mit dem Wissen, wie Aufträge, Preise und Bestände zwischen dem ERP und dem Webshop, dem Lager und den Handelspartnern fließen werden. Diese Abläufe lassen sich später auch ändern, ohne den ERP-Vertrag neu aufzumachen.
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