Por qué los criterios de selección de ERP subestiman la integración
En una empresa mayorista, de distribución o de fabricación, el ERP rara vez funciona solo. Los pedidos llegan desde una tienda online, el sistema de almacén prepara y envía según el stock del ERP, y los pedidos y facturas con clientes y proveedores pasan por la integración EDI.
Cada uno de esos enlaces tiene que funcionar con el nuevo ERP desde el primer día. Los códigos de producto, las listas de precios y los formatos de pedido de un sistema nuevo rara vez coinciden con lo que la tienda online y los socios comerciales ya esperan. Cada enlace tiene entonces que reconstruirse o traducirse.
Gran parte de los consejos sobre cómo elegir un ERP tratan esto como un detalle de implementación. La demo muestra una API (application programming interface) abierta y la integración recibe su marca. El trabajo real se define después de la firma, cuando los límites del ERP ya no se pueden negociar. Unas preguntas sencillas a cada proveedor sacan ese trabajo a la luz mientras todavía puede cambiar la decisión.
Seis preguntas para proveedores que añadir a sus criterios de selección de ERP
Cualquier persona sin perfil técnico puede plantearlas en una demo, y cada respuesta puede compararse en toda la lista de finalistas. Juntas muestran cuánto de la conexión asume el propio ERP y cuánto tendrá que hacerse a su alrededor.
- ¿Qué datos de nuestro día a día puede compartir su sistema? Los pedidos, los precios específicos por cliente, el stock por almacén y las facturas suelen gestionarse por separado, y algunos sistemas comparten muchos más que otros.
- ¿Conectar otros sistemas tiene un coste adicional? Algunos proveedores lo incluyen en la licencia, otros cobran un módulo aparte y algunos productos on-premise más antiguos necesitan un complemento con su propia cuota de configuración.
- ¿Pueden actualizarse el stock y los precios con la frecuencia que necesita nuestra tienda online? Un sistema que comparte datos sin problemas una vez por noche puede tener dificultades cuando una tienda online necesita cifras de stock cada pocos minutos.
- ¿Pueden otros sistemas devolver pedidos y cambios de precio? Compartir datos hacia fuera es la mitad fácil, y algunos sistemas limitan lo que aceptan de vuelta para proteger sus propios registros.
- ¿Qué pasa con nuestras conexiones cuando publican una actualización? Pregunte con cuánta antelación se avisan los cambios y cuánto tiempo siguen teniendo soporte las versiones anteriores, porque los cambios sin aviso convierten cada conexión en mantenimiento continuo.
- ¿Podemos hablar con un cliente que conecte su sistema como lo haríamos nosotros? Su experiencia es la única afirmación que puede comprobar fuera de la demo.
Estas preguntas profundizan en una etapa de un proyecto de sistemas: decidir cómo se conectará el nuevo ERP. La secuencia completa, desde mapear las dependencias hasta presupuestar el trabajo, está en la checklist de integración.
¿Cómo subestiman los criterios de selección de ERP el coste total?
Dos ERP pueden puntuar igual en funcionalidades y diferir mucho en lo que cuesta conectarlos. Un sistema que comparte pedidos y stock pero no precios específicos por cliente deja un hueco serio para un mayorista con precios negociados por cuenta.
La forma habitual de cubrir esos huecos es el código a medida, escrito por el proveedor del ERP, un partner o un desarrollador interno. Funciona, pero las conexiones a medida son caras de desarrollar y mantener, y cada actualización importante del ERP suele implicar probarlas y, a menudo, rehacerlas.
Una plataforma de integración ofrece otro camino y mantiene ese trabajo en un solo lugar fuera del ERP, donde la empresa puede verlo y cambiarlo.
Cómo cambia una plataforma de integración la selección de un ERP
Un iPaaS (integration Platform as a Service) es un hub central en la nube que conecta los sistemas de una empresa en lugar de unir cada par directamente. Transforma los datos al formato que entiende cada sistema y automatiza el intercambio en tiempo real, según una programación o cuando algo cambia.
Eso alivia la presión sobre la selección del ERP. La tienda online, el sistema de almacén y los socios EDI pueden conectarse al hub, de modo que el nuevo ERP ya no necesita un conector listo para usar para cada uno de ellos. La empresa puede valorar cada ERP por su encaje y decidir cómo se conectará en la misma selección, no después de firmar.
La plataforma de integración de Alumio ofrece funciones que se pueden configurar en torno a lo que comparte cada ERP:
- Los pedidos y los precios llegan en el formato que espera cada sistema: un Transformer entre el ERP y la tienda online puede mapear los formatos de pedido y de precio.
- El stock llega a la tienda online en tiempo real o según una programación: una Route entre el ERP y la tienda online puede ejecutarse con la frecuencia que permitan los límites del ERP.
- Los pedidos confirmados llegan al almacén sin volver a teclearlos: una Route entre el ERP y el sistema de almacén puede pasar cada pedido para su preparación y devolver los datos de envío.
- Los pedidos EDI llegan al ERP listos para procesarse: una Route entre los socios comerciales y el ERP puede traducir cada pedido EDI entrante al formato propio del ERP.
- Una actualización del ERP supone un solo cambio, no uno por conexión: como los demás sistemas se conectan a través de la plataforma, un campo renombrado se corrige una sola vez, en el mapeo del ERP. El control de versiones y los flujos de aprobación permiten a la empresa revisar ese cambio antes de que entre en producción.
No hay comisiones por transacción, y el precio escala con el número de integraciones en lugar de con el volumen de datos.
Maxilia, mayorista de artículos promocionales, eligió su capa de integración como parte del cambio de plataforma, no después. Exact Online, Shopware y Sales Layer se conectan una sola vez a través de esa capa, y Maxilia reutiliza esas conexiones en cada nuevo mercado en el que entra.
Incluir el coste de integración en sus criterios de selección de ERP
Elegir un ERP decide durante años qué software gestiona las finanzas, el stock y los pedidos. Tratada como una simple marca, la integración se convierte en coste y retraso después de la firma, cuando los límites del ERP ya están fijados.
Hacer unas preguntas sencillas a cada proveedor convierte ese riesgo en algo que una lista de finalistas puede comparar. Con una plataforma de integración en el plan, los criterios de selección de ERP pueden valorar lo que más importa: lo bien que encaja el ERP con la forma de trabajar de la empresa.
La empresa firma sabiendo cómo se moverán los pedidos, los precios y el stock entre el ERP y la tienda online, el almacén y los socios comerciales que lo rodean. También puede cambiar esos flujos más adelante sin reabrir el contrato del ERP.
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