Waarom ERP-selectiecriteria integratie onderschatten
In een groothandel, distributie- of productiebedrijf staat het ERP zelden op zichzelf. Orders komen binnen via een webshop, het magazijnsysteem pickt en verzendt op basis van de ERP-voorraad en klanten en leveranciers wisselen orders en facturen uit via EDI-integratie.
Elk van die koppelingen moet vanaf dag één werken met het nieuwe ERP. Productcodes, prijslijsten en orderformaten in een nieuw systeem komen zelden overeen met wat de webshop en handelspartners al verwachten. Elke koppeling moet dan opnieuw worden gebouwd of vertaald.
Veel advies over het kiezen van een ERP-systeem behandelt dit als een implementatiedetail. De demo toont een open API (application programming interface) en integratie krijgt zijn vinkje. Het echte werk wordt pas na ondertekening in kaart gebracht, als de grenzen van het ERP niet meer onderhandelbaar zijn. Een paar eenvoudige vragen aan elke leverancier brengen dat werk in beeld zolang het de beslissing nog kan veranderen.
Zes vragen aan leveranciers voor je ERP-selectiecriteria
Elke vraag kan in een demo worden gesteld door iemand zonder technische achtergrond en elk antwoord is te vergelijken over de shortlist heen. Samen laten ze zien hoeveel van het koppelen het ERP zelf ondersteunt en hoeveel eromheen moet gebeuren.
- Welke van onze dagelijkse data kan jullie systeem delen? Orders, klantspecifieke prijzen, voorraad per magazijn en facturen worden vaak apart afgehandeld en sommige systemen delen daar veel meer van dan andere.
- Kost het koppelen van andere systemen extra? Sommige leveranciers nemen het op in de licentie, andere rekenen voor een aparte module en sommige oudere on-premise producten hebben een add-on met eigen installatiekosten nodig.
- Kunnen voorraad en prijzen zo vaak bijwerken als onze webshop nodig heeft? Een systeem dat eens per nacht moeiteloos data deelt, kan het lastig krijgen als een webshop om de paar minuten voorraadcijfers nodig heeft.
- Kunnen andere systemen orders en prijswijzigingen terugsturen? Data naar buiten delen is de makkelijke helft en sommige systemen beperken wat ze terug accepteren om hun eigen gegevens te beschermen.
- Wat gebeurt er met onze koppelingen als jullie een update uitbrengen? Vraag hoeveel aankondigingstijd wijzigingen krijgen en hoe lang oudere versies ondersteund blijven, want onaangekondigde wijzigingen maken van elke koppeling doorlopend onderhoud.
- Kunnen we spreken met een klant die jullie systeem koppelt zoals wij dat zouden doen? Hun ervaring is de enige claim die je buiten de demo kunt controleren.
Deze vragen gaan dieper in op één fase van een systeemproject: beslissen hoe het nieuwe ERP gaat koppelen. De volledige volgorde, van het in kaart brengen van afhankelijkheden tot het begroten van het werk, staat in de integratiechecklist.
Hoe onderschatten ERP-selectiecriteria de totale kosten?
Twee ERP-systemen kunnen gelijk scoren op functionaliteit en sterk verschillen in wat het kost om ze te koppelen. Een systeem dat orders en voorraad deelt maar geen klantspecifieke prijzen, laat een serieus gat voor een groothandel met onderhandelde prijzen per klant.
De gebruikelijke manier om zulke gaten te dichten is maatwerkcode, geschreven door de ERP-leverancier, een partner of een interne developer. Dat werkt, maar maatwerkkoppelingen zijn duur om te ontwikkelen en te onderhouden en elke grote ERP-update betekent meestal dat ze opnieuw getest en vaak aangepast moeten worden.
Een integratieplatform biedt een andere route en houdt dat werk op één plek buiten het ERP, waar het bedrijf het kan zien en aanpassen.
Hoe een integratieplatform de ERP-selectie verandert
Een iPaaS (integration Platform as a Service) is een cloudgebaseerde, centrale hub die de systemen van een bedrijf verbindt in plaats van elk paar rechtstreeks te koppelen. Het zet data om naar het formaat dat elk systeem begrijpt en automatiseert de uitwisseling realtime, volgens een schema of zodra er iets verandert.
Dat haalt de druk van de ERP-selectie. De webshop, het magazijnsysteem en EDI-partners kunnen met de hub koppelen, zodat het nieuwe ERP niet meer voor elk van hen een kant-en-klare connector nodig heeft. Het bedrijf kan elk ERP beoordelen op hoe goed het past en in dezelfde selectie beslissen hoe het gaat koppelen, niet pas na ondertekening.
Het Alumio-integratieplatform biedt functies die je kunt configureren rond wat elk ERP deelt:
- Orders en prijzen komen aan in het formaat dat elk systeem verwacht: een Transformer tussen het ERP en de webshop kan order- en prijsformaten mappen.
- Voorraad bereikt de webshop realtime of volgens een schema: een Route tussen het ERP en de webshop kan zo vaak draaien als de grenzen van het ERP toelaten.
- Bevestigde orders bereiken het magazijn zonder overtypen: een Route tussen het ERP en het magazijnsysteem kan elke order doorzetten voor picking en verzendgegevens terugsturen.
- EDI-orders komen klaar voor verwerking in het ERP aan: een Route tussen handelspartners en het ERP kan elke inkomende EDI-order vertalen naar het eigen formaat van het ERP.
- Een ERP-update betekent één wijziging, niet één per koppeling: omdat de andere systemen via het platform koppelen, wordt een hernoemd veld één keer aangepast in de mapping van het ERP. Met versiebeheer en goedkeuringsworkflows kan het bedrijf die wijziging controleren voordat ze live gaat.
Er zijn geen transactiekosten en de prijs schaalt mee met het aantal integraties in plaats van met het datavolume.
Maxilia, een groothandel in promotieartikelen, koos zijn integratielaag als onderdeel van de overstap naar een nieuw platform, niet achteraf. Exact Online, Shopware en Sales Layer koppelen elk één keer via die laag en Maxilia hergebruikt die koppelingen voor elke nieuwe markt waarin het actief wordt.
Integratiekosten opnemen in je ERP-selectiecriteria
De keuze voor een ERP bepaalt voor jaren welke software financiën, voorraad en orders draait. Als integratie een vinkje blijft, wordt het na ondertekening kosten en vertraging, als de grenzen van het ERP al vastliggen.
Door elke leverancier een paar eenvoudige vragen te stellen, wordt dat risico iets wat je op een shortlist kunt vergelijken. Met een integratieplatform in het plan kunnen ERP-selectiecriteria dan wegen wat het zwaarst telt: hoe goed het ERP past bij de manier waarop het bedrijf werkt.
Het bedrijf tekent in de wetenschap hoe orders, prijzen en voorraad zullen bewegen tussen het ERP en de webshop, het magazijn en de handelspartners eromheen. Het kan die stromen later ook aanpassen zonder het ERP-contract open te breken.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
