Warum POS-Integration in beide Richtungen funktionieren muss
Ein Kassensystem wird meist als Verkaufssystem definiert, fungiert aber gleichzeitig als Bestandssystem. Der Datenaustausch muss in beide Richtungen erfolgen.
- Verkäufe (Sales out): jede Transaktion reduziert den Filialbestand. Die Geschwindigkeit dieser Übermittlung entscheidet darüber, wie veraltet der Online-Bestandswert ist.
- Bestandszugänge (Stock in): Lieferungen, Filialtransfers und Retouren, die die Verfügbarkeit ohne einen direkten Verkauf verändern.
- Preise und Aktionen (Prices and promotions down): die Kasse benötigt aktuelle Preisdaten, einschließlich Aktionen, die je nach Filiale oder Kanal variieren können.
- Online-Bestellungen (Online orders in): Click-and-Collect-Reservierungen und Ship-from-Store-Kommissionierungen, die den verkaufbaren Bestand reduzieren, bevor ein Laufkunde denselben Artikel kauft.
Der vierte Punkt ist die größte Herausforderung bei den meisten Implementierungen, da der Online-Kanal einen Anspruch auf einen Artikel erheben muss, der physisch direkt vor einem Kunden im Laden steht.
Warum weicht der Filialbestand vom Systembestand ab?
Die technische Ursache ist die Stapelverarbeitung (Batch Posting). Wenn Kassen ihre Verkäufe erst über Nacht an die Zentrale übermitteln, ist der Bestandswert jeder Filiale während des Großteils des Tages veraltet. Genau dann entscheiden Online-Kunden jedoch, wo sie ihre Ware abholen möchten.
Die physische Realität ist die zweite und schwierigere Ursache. Artikel werden bewegt, beschädigt, in der Umkleidekabine liegen gelassen oder als Teil eines Bundles unter einem anderen Code verkauft. Nichts davon ist ein Systemfehler, aber all das führt dazu, dass der erfasste Bestand von der Realität im Regal abweicht.
Reservierungen sind die dritte Ursache, die aus einem genauen Wert ein gebrochenes Versprechen machen. Ein Artikel, der für eine Online-Abholung reserviert ist, bleibt im Regal liegen – und wenn die Kasse nicht weiß, dass er reserviert ist, kauft ihn ein Laufkunde.
Ein Lagerbestandswert kann also absolut korrekt sein und dennoch nicht für den Verkauf geeignet sein. Das ist ein anderes Problem als die Uneinigkeit zweier Systeme darüber, wer die Datenhoheit besitzt – genau das, was WMS-ERP-Integration löst.
Was eine schwache POS-Integration einen Einzelhändler kostet
Die Verluste entstehen in den Kanälen, die auf den Filialbestand angewiesen sind, nicht in der Filiale selbst.
- Fehlgeschlagene Abholungen: ein Kunde fährt in eine Filiale für einen Artikel, der laut System vorrätig sein sollte – das ist schlimmer, als die Abholung gar nicht erst anzubieten
- Stornierungen bei Versand aus der Filiale: eine Bestellung wird an eine Filiale weitergeleitet, die sie nicht erfüllen kann, und muss neu zugewiesen werden, obwohl das Versprechen bereits gegeben wurde
- Sicherheitspuffer beim Filialbestand: Einzelhändler verbergen Filialbestände vor Online-Kanälen, um die ersten beiden Probleme zu vermeiden, und halten so verkaufsfähige Ware zurück
- Mitarbeiter umgehen das System: Angestellte telefonieren mit anderen Filialen, anstatt dem Bildschirm zu vertrauen – ein sicheres Zeichen dafür, dass den Zahlen nicht geglaubt wird
Jedes dieser Probleme betrifft einen Kanal, für den die Filiale ursprünglich gar nicht konzipiert war.
Warum die POS-Integration darüber entscheidet, was eine Filiale erfüllen kann
Einzelhändler haben Click-and-Collect sowie den Versand aus der Filiale eingeführt, um bereits bezahlte und kundennah gelagerte Bestände zu nutzen. Die zugrunde liegende Annahme ist, dass der Filialbestand genau genug für den Verkauf ist – doch die meisten Kassensysteme stammen aus einer Zeit vor dieser Anforderung.
Einige Einzelhändler treiben dies auf die Spitze. Van Tilburg, ein niederländischer Bekleidungshändler, lagert seine online verkauften Waren direkt in den Filialen statt in einem separaten Lager. Ein Online-Verkauf muss daher schnell aus der Filiale entnommen werden, da sonst derselbe Artikel doppelt verkauft wird.
Durch die Umstellung auf Best-of-Breed-Systeme verfügte das Unternehmen über Anwendungen, die Produkt-, Lager- und Bestelldaten jeweils in eigenen Strukturen speicherten. In Zusammenarbeit mit der Digitalagentur Happy Horizon wurde die Integrationsplattform Alumio implementiert, um diese Daten zu vereinheitlichen. Lagerbestandsaktualisierungen aus eigenen und externen Lagern werden nun über Microsoft Dynamics 365 Business Central an den Scayle-Storefront weitergeleitet, während Produktdaten und Preise über separate Datenrouten laufen. Für einen Einzelhändler in dieser Position ist die Verbindung zwischen Filiale und Online-Shop keine bloße Effizienzmaßnahme, sondern die Grundvoraussetzung für den Verkauf überhaupt.
Die Einschränkung bei der Omnichannel-Abwicklung liegt also selten am Lager, am Versanddienstleister oder am Webshop. Es geht darum, wie schnell ein Verkauf an einer Kasse zu einer Tatsache wird, auf die das restliche Unternehmen reagieren kann. Das entscheidet darüber, von wo aus eine Bestellung versendet wird.
Einzelhändler lösen dies auf eine von drei Arten. Eine Retail-Suite, die POS, Inventar und E-Commerce abdeckt, beseitigt die Grenzen, schränkt aber die Auswahl an Best-of-Breed-Lösungen in anderen Bereichen ein. Native POS-Konnektoren zu einer E-Commerce-Plattform verwalten Lagerbestände und Verkäufe für gängige Kombinationen, enden jedoch meist vor dem ERP und dem Lager. Der nächtliche Dateiaustausch ist das, was viele Filialnetze immer noch nutzen, und genau das macht Filialbestände einen Tag alt.
Wie verbindet sich eine Integrationsplattform mit dem POS?
Eine Integration Platform-as-a-Service (iPaaS) verbindet Systeme über einen zentralen Hub anstelle von Punkt-zu-Punkt-Verbindungen. Jedes System wird nur einmal mit der Integrationsplattform verbunden. Diese überträgt die Daten zwischen den Systemen und passt sie währenddessen an, sodass jedes Zielsystem die Daten in der erwarteten Struktur erhält – entweder in Echtzeit oder nach einem Zeitplan.
Auf ein Filialnetz angewendet, verändert dies die Definition eines Verkaufs. Eine Transaktion am Point of Sale wird zu einem Ereignis, das ERP, Webshop und Lager jeweils in ihrem eigenen Format erhalten. Es ist keine Zeile mehr in einer nächtlichen Datei, die von der Zentrale neu verteilt werden muss.
Damit dies funktioniert, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein, wobei Geschwindigkeit nur eine davon ist. Die erste ist das Timing: Die Verfügbarkeit in der Filiale muss während der Geschäftszeiten aktualisiert werden und nicht erst nach Ladenschluss. Die zweite ist die Identität. Der Produktcode, den eine Filiale scannt, ist häufig nicht derselbe, den das ERP oder der Webshop verwendet; daher muss derselbe Artikel über alle drei Systeme hinweg erkannt werden. Eine nächtliche Datei kann die erste Bedingung erfüllen, die zweite jedoch nie.
Alumio ist eine Integrationsplattform, die für genau diese Art von Filialnetz entwickelt wurde, in dem dieselben Abläufe in jeder Filiale identisch funktionieren müssen. Innerhalb der Alumio-Integrationsplattform nimmt diese Arbeit vier Formen an.
- Verkäufe in Echtzeit: eine ereignisgesteuerte Datenroute innerhalb von Alumio überträgt jede Transaktion sofort an das ERP und den Online-Kanal, sodass die Filialverfügbarkeit den aktuellen Stand von heute Morgen widerspiegelt und nicht den von letzter Nacht
- Reservierungen an der Kasse berücksichtigt: ein Echtzeit-Proxy prüft, ob ein Artikel für eine Abholung oder eine Online-Bestellung reserviert ist, bevor der Point of Sale den Verkauf zulässt
- Einheitliche Produkt- und Preisdefinition: ein Datentransformator passt Filial-Produktcodes, Barcodes und Aktionspreise an das Format an, das ERP und Webshop erwarten, sodass derselbe Artikel überall dasselbe bedeutet
- Transparenz auf Filialebene: detaillierte Protokolle zeigen, welche Filiale was und wann gesendet hat, sodass Unstimmigkeiten einem Standort und einem Zeitpunkt zugeordnet werden können, anstatt sie erst bei der nächsten Inventur zu entdecken
Das Hinzufügen einer Filiale oder einer Marke nutzt die bereits bestehenden Abläufe wieder, was besonders wichtig ist, wenn das Filialnetz Hunderte von Standorten umfasst.
Was eine POS-Integration für den Einzelhandel bedeutet
Die POS-Integration wird meist als Reporting-Anforderung definiert. Damit liegt die Messlatte bei der Genauigkeit am nächsten Morgen – was für die Buchhaltung ausreicht, für den Verkauf jedoch nicht.
Drei Rollen spüren diese Lücke auf unterschiedliche Weise. Der Filialleiter bearbeitet Online-Bestellungen auf Basis von Zahlen, denen das eigene Personal nicht vertraut. Der E-Commerce-Leiter trägt die Verantwortung für ein Abholversprechen, das auf fremden Daten basiert. Der Leiter des operativen Einzelhandelsgeschäfts legt den Sicherheitspuffer fest – ein direkter Kompromiss zwischen fehlgeschlagenen Abholungen und unverkaufter Ware.
Wenn man das Kassensystem als Inventursystem und nicht nur als Reporting-Tool betrachtet, eröffnen sich neue Möglichkeiten für die Filiale. Ein Geschäft, dessen Bestandszahlen das Unternehmen vertraut, kann Abholaufträge entgegennehmen, die Online-Nachfrage in der Region bedienen und den Bestand als verkaufsfähig statt als verborgen führen. Eine Integrationsplattform sorgt dafür, dass diese Zahlen aktuell genug sind, um sich darauf zu verlassen. Das Ergebnis ist ein bereits bezahlter Warenbestand, der über alle Kanäle hinweg nutzbar ist.
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