Por qué la integración del TPV debe ser bidireccional
Un sistema de punto de venta suele definirse como un sistema de ventas, pero funciona como un sistema de inventario. El intercambio debe ser en ambos sentidos.
- Salidas de ventas: cada transacción descuenta el inventario de la tienda, y la velocidad a la que se procesa determina qué tan desactualizada está la cifra online
- Entradas de stock: entregas, transferencias entre tiendas y devoluciones al inventario, que modifican la disponibilidad sin necesidad de una venta
- Precios y promociones: la caja necesita precios actualizados, incluidas las promociones que pueden variar según la tienda o el canal
- Pedidos online: reservas de click-and-collect y pedidos para envío desde tienda, que reducen el stock disponible antes de que un cliente presencial compre la misma unidad
El cuarto punto es donde la mayoría de las implementaciones tienen dificultades, ya que requiere que el canal online mantenga una reserva sobre un producto que un cliente tiene justo delante.
¿Por qué el inventario en tienda se desvía del sistema?
La causa mecánica es el procesamiento por lotes. Cuando las cajas envían las ventas a la oficina central durante la noche, la cifra de stock de cada tienda tiene un día de antigüedad durante la mayor parte de la jornada comercial. Ese es precisamente el momento en que los clientes online eligen dónde recoger su pedido.
La realidad física es la segunda causa, y la más difícil de resolver. Los artículos se mueven, se dañan, se abandonan en un probador o se venden en un lote registrado con un código diferente. Nada de esto es un fallo del sistema, pero todo hace que la cifra registrada difiera de lo que hay en la estantería.
La reserva es la tercera causa, y convierte una cifra precisa en una promesa incumplida. Una unidad reservada para un pedido online permanece en la estantería y, a menos que la caja sepa que está reservada, un cliente presencial la comprará.
Por lo tanto, una cifra de existencias en tienda puede ser totalmente correcta y, aun así, no ser segura para realizar ventas. Ese es un problema distinto a cuando dos sistemas no se ponen de acuerdo sobre quién es el dueño del dato, que es lo que la integración entre WMS y ERP resuelve.
Lo que le cuesta a un minorista una integración deficiente del TPV
Las pérdidas recaen en los canales que dependen del stock de la tienda, no en la tienda misma.
- Recogidas fallidas: un cliente se desplaza a una tienda por un artículo que el sistema indicaba como disponible, lo cual es peor que no ofrecer la opción de recogida en absoluto
- Cancelaciones de envíos desde tienda: un pedido enviado a una tienda que no puede completarlo, el cual debe ser redirigido cuando la promesa de entrega ya se ha realizado
- Reservas de seguridad en el stock de tienda: los minoristas ocultan el inventario de la tienda a los canales online para evitar los dos problemas anteriores, reteniendo así existencias que podrían venderse
- Personal que trabaja al margen del sistema: empleados que llaman a otras tiendas en lugar de confiar en la pantalla, una señal clara de que no se fían de la cifra que aparece
Cada uno de estos problemas afecta a un canal para el que la tienda no fue diseñada originalmente.
Por qué la integración del TPV determina lo que una tienda puede gestionar
Los minoristas añadieron el "click-and-collect" y el envío desde tienda para aprovechar el stock ya pagado y cercano al cliente. La premisa subyacente es que el inventario de la tienda es lo suficientemente preciso para vender, pero la mayoría de los sistemas de punto de venta son anteriores a esa necesidad.
Algunos minoristas llevan esto al extremo. Van Tilburg, un minorista de ropa neerlandés, mantiene el inventario que vende en línea en sus propias tiendas en lugar de en un almacén independiente. Por lo tanto, una venta en línea debe retirarse de la tienda rápidamente o la misma unidad podría venderse dos veces.
La transición a sistemas especializados (best-of-breed) le dejó aplicaciones que almacenaban datos de productos, inventario y pedidos en sus propias estructuras. En colaboración con su agencia digital Happy Horizon, implementaron la plataforma de integración Alumio para estandarizar esos datos entre ellas. Las actualizaciones de inventario de sus almacenes propios y de terceros ahora se dirigen a través de Microsoft Dynamics 365 Business Central hacia su tienda virtual Scayle, con los datos de productos y precios en rutas de datos independientes. Para un minorista en esa situación, la conexión entre la tienda física y la digital es una condición indispensable para poder vender, más que una simple medida de eficiencia.
Por lo tanto, el obstáculo para el cumplimiento omnicanal rara vez es el almacén, el transportista o la tienda virtual. Es la rapidez con la que una venta en una caja registradora se convierte en un hecho sobre el que el resto del negocio puede actuar. Eso es lo que determina desde dónde se envía un pedido.
Los minoristas resuelven esto de tres maneras. Una suite minorista que cubra el punto de venta (POS), el inventario y el comercio electrónico elimina la barrera, pero limita la elección de sistemas especializados en otras áreas. Los conectores nativos de POS a una plataforma de comercio electrónico gestionan el inventario y las ventas para las combinaciones habituales, pero suelen detenerse antes de llegar al ERP y al almacén. El intercambio de archivos nocturno es lo que todavía utilizan muchas cadenas de tiendas, y es lo que hace que el inventario de la tienda tenga un día de antigüedad.
¿Cómo se conecta una plataforma de integración al POS?
Una plataforma de integración como servicio (iPaaS) conecta sistemas a través de un centro único en lugar de crear enlaces entre cada par. Cada sistema se conecta a la plataforma de integración una sola vez. Luego, esta mueve los datos entre ellos y los adapta en el proceso, de modo que cada destino reciba la estructura que espera, ya sea en tiempo real o según un horario programado.
Aplicado a una cadena de tiendas, esto cambia lo que significa una venta. Una transacción en el punto de venta se convierte en un evento único que el ERP, la tienda virtual y el almacén reciben en su propio formato. Ya no es solo una línea en un archivo nocturno para que la oficina central la redistribuya.
Para que esto sea efectivo, deben cumplirse dos condiciones, y la velocidad es solo una de ellas. La primera es la sincronización: la disponibilidad en tienda debe actualizarse durante el horario comercial, no después del cierre. La segunda es la identidad. El código de producto que escanea una tienda a menudo no es el mismo que utiliza el ERP o la tienda virtual, por lo que el mismo artículo debe ser reconocido en los tres sistemas. Un archivo nocturno puede satisfacer la primera condición, pero nunca la segunda.
Alumio es una plataforma de integración diseñada para este tipo de entornos, donde los mismos flujos deben ejecutarse de forma idéntica en cada tienda. Dentro de la plataforma de integración Alumio, ese trabajo adopta cuatro formas.
- Ventas procesadas al instante: una ruta de datos basada en eventos dentro de Alumio lleva cada transacción al ERP y al canal en línea de inmediato, por lo que la disponibilidad en tienda refleja la situación de esta mañana y no la de anoche
- Reservas respetadas en caja: un proxy en tiempo real verifica si una unidad está reservada para una recogida o un pedido en línea antes de que el punto de venta permita su venta
- Definición única de producto y precio: un transformador de datos adapta los códigos de producto, códigos de barras y precios promocionales de la tienda al formato que esperan el ERP y la tienda virtual, para que el mismo artículo signifique lo mismo en todas partes
- Visibilidad a nivel de tienda: registros detallados muestran qué tienda envió qué y cuándo, de modo que cualquier discrepancia pueda rastrearse hasta una ubicación y un momento específicos en lugar de descubrirse en el siguiente recuento
Añadir una tienda o una nueva marca permite reutilizar los flujos ya existentes, lo cual es fundamental cuando la cadena se mide en cientos de establecimientos.
Qué aporta la integración del TPV a un minorista
La integración del TPV suele definirse como un requisito de generación de informes. Esto sitúa el listón en la precisión a la mañana siguiente, lo cual es adecuado para la contabilidad, pero insuficiente para las ventas.
Tres roles perciben esta brecha de forma distinta. El gerente de la tienda gestiona los pedidos online basándose en una cifra en la que su propio personal no confía. El director de comercio electrónico asume una promesa de recogida basada en datos de terceros. El jefe de operaciones minoristas establece el margen de seguridad, un equilibrio directo entre pedidos fallidos y stock sin vender.
Tratar el punto de venta como un sistema de inventario en lugar de uno de informes cambia el uso que se le puede dar a una tienda. Una tienda cuya cifra de stock es fiable para el negocio puede aceptar pedidos de recogida, satisfacer la demanda online de su región y contabilizar su inventario como vendible en lugar de oculto. Una plataforma de integración es lo que hace que esa cifra sea lo suficientemente actual como para confiar en ella, y lo que permite es aprovechar el inventario ya pagado en todos los canales.
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