Waarom POS-integratie in beide richtingen moet werken
Een kassasysteem wordt meestal gespecificeerd als verkoopsysteem, maar gedraagt zich als een voorraadsysteem. De uitwisseling verloopt in beide richtingen.
- Verkoop: elke transactie vermindert de winkelvoorraad, en de snelheid waarmee die informatie wordt verwerkt, bepaalt hoe verouderd het online cijfer is
- Voorraad binnen: leveringen, onderlinge overboekingen tussen winkels en retourzendingen naar de voorraad, die de beschikbaarheid wijzigen zonder dat er een verkoop plaatsvindt
- Prijzen en promoties: de kassa heeft actuele prijzen nodig, inclusief promoties die per winkel of per kanaal kunnen verschillen
- Online bestellingen: click-and-collect reserveringen en ship-from-store picks, die de verkoopbare voorraad verminderen voordat een winkelende klant hetzelfde artikel koopt
Het vierde punt is waar de meeste implementaties moeite mee hebben, omdat het vereist dat het online kanaal beslag legt op voorraad waar een klant naast staat.
Waarom wijkt de winkelvoorraad af van het systeem?
De mechanische oorzaak is batchverwerking. Wanneer kassa's verkoopgegevens pas 's nachts naar het hoofdkantoor sturen, is het voorraadcijfer van elke winkel gedurende het grootste deel van de dag verouderd. En dat is precies het moment waarop online klanten kiezen waar ze hun bestelling willen ophalen.
De fysieke realiteit is de tweede oorzaak, en de lastigere. Artikelen worden verplaatst, beschadigd, achtergelaten in een paskamer of verkocht in een bundel die onder een andere code is geregistreerd. Niets daarvan is een systeemfout, maar het zorgt er wel voor dat het geregistreerde cijfer afwijkt van wat er in het schap ligt.
Reservering is de derde oorzaak, en deze verandert een nauwkeurig cijfer in een gebroken belofte. Een artikel dat is toegezegd aan een online afhaalbestelling blijft in het schap liggen, en tenzij de kassa weet dat het gereserveerd is, koopt een winkelende klant het alsnog.
Een voorraadcijfer in de winkel kan dus volledig kloppen en toch onbetrouwbaar zijn voor verkoopdoeleinden. Dat is een ander probleem dan wanneer twee systemen het oneens zijn over wie de eigenaar is van het cijfer, wat is waar WMS ERP-integratie een oplossing voor biedt.
Wat een zwakke POS-integratie een retailer kost
De verliezen komen terecht in de kanalen die afhankelijk zijn van winkelvoorraad, niet in de winkel zelf.
- Mislukte afhaalbestellingen: een klant reist naar een winkel voor een artikel dat volgens het systeem op voorraad zou zijn; dit is erger dan het helemaal niet aanbieden van afhaalopties
- Annuleringen bij verzending vanuit de winkel: een bestelling die naar een winkel wordt doorgestuurd die deze niet kan verwerken, waardoor deze opnieuw moet worden uitgezet terwijl de belofte al is gedaan
- Veiligheidsmarges op winkelvoorraad: retailers verbergen winkelvoorraad voor online kanalen om de eerste twee problemen te voorkomen, waardoor verkoopbare voorraad onbenut blijft
- Personeel dat om het systeem heen werkt: medewerkers die andere winkels bellen in plaats van op het scherm te vertrouwen; een duidelijk teken dat het cijfer niet als betrouwbaar wordt beschouwd
Elk van deze problemen komt terecht in een kanaal waarvoor de winkel oorspronkelijk nooit was ingericht.
Waarom POS-integratie bepaalt wat een winkel kan uitleveren
Retailers hebben click-and-collect en verzending vanuit de winkel toegevoegd om voorraad die al betaald is en dicht bij de klant ligt, optimaal te benutten. De aanname hierbij is dat de winkelvoorraad nauwkeurig genoeg is om op te verkopen, maar de meeste kassasystemen dateren van vóór die aanname.
Sommige retailers hanteren de extreme variant. Van Tilburg, een Nederlandse kledingretailer, houdt de voorraad die online wordt verkocht in de winkels zelf in plaats van in een apart magazijn. Een online verkoop moet daarom snel uit de winkel worden gehaald, anders wordt hetzelfde exemplaar twee keer verkocht.
De overstap naar best-of-breed systemen had geleid tot applicaties die elk product-, voorraad- en ordergegevens in hun eigen structuur opsloegen. In samenwerking met hun digital agency Happy Horizon implementeerden ze het Alumio-integratieplatform om die gegevens tussen de systemen te standaardiseren. Voorraadupdates vanuit eigen en externe magazijnen lopen nu via Microsoft Dynamics 365 Business Central naar de Scayle-webshop, waarbij productgegevens en prijzen via aparte datastromen (Routes) verlopen. Voor een retailer in die positie is de verbinding tussen winkel en webshop een voorwaarde om überhaupt te kunnen verkopen, in plaats van slechts een efficiëntiemaatregel.
De beperkende factor voor omnichannel fulfillment is dus zelden het magazijn, de vervoerder of de webshop. Het is de snelheid waarmee een verkoop aan één kassa een feit wordt waar de rest van het bedrijf op kan acteren. Dat bepaalt namelijk vanuit waar een bestelling wordt verzonden.
Retailers lossen dit op drie manieren op. Een retailsuite die POS, voorraadbeheer en e-commerce dekt, heft de grens op, maar beperkt de keuzevrijheid voor best-of-breed oplossingen elders. Native POS-connectoren naar een e-commerceplatform regelen voorraad en verkoop voor de meest voorkomende combinaties, maar stoppen meestal voor het ERP en het magazijn. Nachtelijke bestandsuitwisseling is waar veel winkelketens nog steeds op draaien, en dat is precies waarom winkelvoorraad altijd een dag oud is.
Hoe maakt een integratieplatform verbinding met het POS?
Een integration platform-as-a-service (iPaaS) verbindt systemen via één centrale hub in plaats van via koppelingen tussen elk afzonderlijk paar. Elk systeem maakt één keer verbinding met het integratieplatform. Het platform verplaatst vervolgens gegevens tussen de systemen en past deze onderweg aan, zodat elke bestemming de structuur krijgt die het verwacht, hetzij direct bij een gebeurtenis, hetzij volgens een vast schema.
Toegepast op een winkelketen verandert dit wat een verkoop inhoudt. Een transactie bij het verkooppunt wordt één gebeurtenis, die het ERP, de webshop en het magazijn elk in hun eigen formaat ontvangen. Het is niet langer een regel in een nachtelijk bestand dat door het hoofdkantoor moet worden herverdeeld.
Om dit te laten werken moeten twee dingen waar zijn, en snelheid is er daar slechts één van. Het eerste is timing: de beschikbaarheid in de winkel moet tijdens openingstijden worden bijgewerkt in plaats van na sluitingstijd. Het tweede is identiteit. De productcode die een winkel scant, is vaak niet dezelfde als die het ERP of de webshop gebruikt, dus hetzelfde artikel moet in alle drie de systemen als zodanig worden herkend. Een nachtelijk bestand kan uiteindelijk aan het eerste voldoen. Aan het tweede voldoet het nooit.
Alumio is een integratieplatform dat is gebouwd voor dit soort omgevingen, waar dezelfde processen identiek moeten draaien in elke winkel. Binnen het Alumio-integratieplatform krijgt dat werk vier vormen.
- Verkopen verwerkt zodra ze plaatsvinden: een event-driven data Route binnen Alumio stuurt elke transactie direct door naar het ERP en het online kanaal, zodat de beschikbaarheid in de winkel de situatie van vanochtend weerspiegelt in plaats van die van gisteravond
- Reserveringen gerespecteerd bij de kassa: een real-time Proxy controleert of een artikel is gereserveerd voor een afhaal- of online bestelling voordat het verkooppunt toestaat dat het wordt verkocht
- Eén product- en prijsdefinitie: een data Transformer past productcodes, barcodes en actieprijzen uit de winkel aan naar de vorm die het ERP en de webshop verwachten, zodat hetzelfde artikel overal hetzelfde betekent
- Zichtbaarheid op winkelniveau: gedetailleerde Logs tonen welke winkel wat en wanneer heeft verzonden, zodat een discrepantie herleidbaar is naar een locatie en tijdstip in plaats van dat deze pas bij de volgende telling wordt ontdekt
Het toevoegen van een winkel of een nieuwe formule hergebruikt de processen die al draaien, wat essentieel is wanneer de keten uit honderden locaties bestaat.
Wat POS-integratie oplevert voor een retailer
POS-integratie wordt meestal gedefinieerd als een rapportagevereiste. Dat legt de lat bij nauwkeurigheid tegen de volgende ochtend, wat voldoende is voor de boekhouding, maar ontoereikend voor de verkoop.
Drie rollen ervaren dit gat op verschillende manieren. De winkelmanager verwerkt online bestellingen op basis van cijfers die het eigen personeel niet vertrouwt. De e-commerce director is verantwoordelijk voor een afhaalbelofte die gebaseerd is op andermans data. Het hoofd retail operations bepaalt de veiligheidsmarge, een directe afweging tussen mislukte afhaalorders en onverkochte voorraad.
Door het kassasysteem te behandelen als een voorraadsysteem in plaats van een rapportagesysteem, verandert de functie van een winkel. Een winkel waarvan de cijfers door de organisatie worden vertrouwd, kan afhaalorders verwerken, online vraag in de regio vervullen en de voorraad als verkoopbaar beschouwen in plaats van als verborgen. Een integratieplatform zorgt ervoor dat die cijfers actueel genoeg zijn om op te vertrouwen, waardoor voorraad die al betaald is, via elk kanaal kan worden ingezet.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
