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Was war dein erster Job?
Mein allererster Job war hinter einer Kasse und in den Umkleideräumen von Primark, was mir sehr viel Spaß gemacht hat. Ich denke, man könnte sagen, es ist ziemlich anders als das, was ich im Moment mache, aber ich glaube, es ist wichtig, als Student einen Job zu haben, da er einen auf verschiedene Arten auf seine Zukunft vorbereitet und es ist immer schön, nebenbei etwas Geld zu verdienen!
Was machst du bei Alumio?
Nun, ich bin jetzt ein Mitarbeiter für Prozessoptimierung, aber ich war zuerst Assistentin der Geschäftsleitung. Als Assistentin der Geschäftsleitung habe ich das Unternehmen und alle internen Prozesse, die es durchläuft, sehr gut verstanden, da ich bei vielen Besprechungen anwesend war und aus erster Hand einen Einblick in wichtige Geschäftsabläufe erhielt. Nachdem ich die Vor- und Nachteile von Alumio kennengelernt und verstanden hatte, begann ich, mich für Prozessoptimierung zu interessieren, da ich dachte, ich könnte mein Wissen einbringen, um die internen Abläufe des Unternehmens zu verbessern... Und der Rest ist Geschichte!
Was sind Ihre wichtigsten beruflichen Aufgaben?
Wie mein aktueller Titel schon sagt, ist mein Hauptziel die Optimierung von Prozessen, sowohl organisatorisch als auch abteilungsübergreifend. Obwohl dies für manche trivial erscheinen mag, ist es entscheidend, sicherzustellen, dass Ihre Abläufe ordnungsgemäß funktionieren, um den Gesamterfolg des Unternehmens sicherzustellen. Wenn es eine Diskrepanz zwischen Abteilungen oder sogar innerhalb einer Abteilung selbst gibt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Abläufe keinen Mehrwert bieten und die Hauptursache für Zeit- und Ressourcenverschwendung sind. Mit anderen Worten, ich bin die „Effizienzpolizei“ und bemühe mich, all diese ineffizienten oder verschwenderischen internen Prozesse zu identifizieren und zu verbessern.
Was ist ein ineffizienter Prozess?
Ein ineffizienter Prozess kann viele verschiedene Formen annehmen, aber es handelt sich im Grunde genommen um einen Arbeitsablauf voller unnötiger Aktionen, die die Zeit der Mitarbeiter und in der Folge die Unternehmensressourcen verschwenden. Mein Ziel ist es, diese Muster zu identifizieren und sie in effiziente, gut funktionierende Arbeitsabläufe umzuwandeln, die sich positiv auf das gesamte Unternehmen auswirken.
Wie optimiert man einen ineffizienten Prozess?
Nun, ich muss zuerst herausfinden, welcher Prozess oder welche Prozesse verbessert werden müssen. Dazu sammle ich Daten mithilfe verschiedener Methoden wie Verhaltensanalysen, Mitarbeiterbefragungen, Interviews, Prozessanalysen und der allgemeinen Beobachtung der Verfahren, um Muster und potenzielle Engpässe zu finden. Daher besteht ein großer Teil meiner täglichen Aktivitäten darin, alle meine Recherchen zu dokumentieren, um sie den relevanten Parteien zu präsentieren.
Sobald ich Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert habe, analysiere ich sie sorgfältig und entwickle einen optimierten Prozess, der keine der vorherigen Lücken, Redundanzen oder zeitaufwändigen Aufgaben aufweist, die die Effizienz behinderten. Danach bespreche ich meine Ergebnisse mit den Abteilungsleitern und setze sie um. Dabei achte ich darauf, sie im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass sie weiterhin reibungslos ablaufen.
Ich denke, es ist wichtig zu erkennen, dass die Aufgabe, Prozesse zu optimieren, keine einmalige Sache ist, sondern eine kontinuierliche Anstrengung, und da sich das Unternehmen weiterentwickelt, ist es von entscheidender Bedeutung, die Prozesse zu verfolgen und zu verbessern, seitdem effizient Prozesse können werden erfolglos mit der Zeit.
Darüber hinaus funktionieren einige Prozesse zwar für sich allein gut, aber im größeren Zusammenhang möglicherweise nicht richtig. Daher ist es immer sinnvoll, die Aktionskette, mit der sie verknüpft sind, und die Auswirkungen zu berücksichtigen, die die Änderung eines Prozesses in größerem Maßstab, d. h. auf andere Abteilungen, haben wird.
Welche Prozesse haben Sie bisher innerhalb des Unternehmens optimiert?
Als ich die Rolle des Process Optimization Associate übernahm, beschäftigte ich mich hauptsächlich mit Vertriebsprozessen und wollte herausfinden, wie ich sie verbessern kann. Wie es in vielen Abteilungen der Fall ist, hat jeder Einzelne seine eigene Art, Dinge zu tun und Erfolge zu erzielen. Dies hängt mit der Tatsache zusammen, dass verschiedene Kundenbetreuer auf unterschiedliche Regionen und Märkte zugeschnitten sind, sodass ihre Strategien und Methoden wahrscheinlich auf ihre eigene Lead-Basis zugeschnitten sind. Allerdings hat jeder Verkäufer in den verschiedenen Phasen des Verkaufsprozesses sehr unterschiedliche Schritte befolgt, was sich als potenziell ineffiziente Arbeitsweise herausstellte.
Vor diesem Hintergrund habe ich mir eine klarere Struktur ausgedacht, die nach Ermessen jedes Verkäufers etwas geändert werden kann, aber die im Kern effizient bleibt und unsere Vertriebsstrategie in der gesamten Abteilung vereinheitlichen würde. Unabhängig davon, ob Sie Ihre eigene Vorgehensweise haben, ist Prozessautomatisierung immer der Schlüssel zu effizienterem Arbeiten!
Welche anderen Prozesse müssen Ihrer Meinung nach optimiert werden?
Wie bei jedem Unternehmen glaube ich, dass in Bezug auf die Prozessoptimierung noch viel zu tun ist. Wie bereits erwähnt, entwickeln sich Prozesse Hand in Hand mit einem Unternehmen und müssen regelmäßig an den Reifegrad und die Komplexität des Unternehmens angepasst werden. Wenn ein Unternehmen wächst, entstehen mehr Prozesse, was automatisch das Risiko redundanter und veralteter Prozesse erhöht.
Als kleines Unternehmen ist es relativ einfach, einen klaren Überblick über unsere Prozesse zu haben und diese zu dokumentieren. Wenn wir jedoch mit dem Tempo weiterwachsen, mit dem wir in den letzten Jahren gewachsen sind, zeichnen sich viele neue Prozesse ab, die optimiert werden müssen, und viele bestehende, die aktualisiert werden müssen. Der Übergang von einem Start-up zu einem Scale-Up ist sehr aufregend, aber wir müssen unsere Prozesse im Zaum halten, wenn wir weiterhin reibungslos funktionieren wollen. Das Hauptaugenmerk liegt jetzt darauf, uns auf die Zukunft vorzubereiten und sicherzustellen, dass wir unserem eigenen Wachstum nicht im Weg stehen.
Was ist der lohnendste Aspekt Ihrer Arbeit?
Ich glaube, der lohnendste Aspekt meiner Arbeit ist zu wissen, dass ich etwas bewegen und zum optimalen Funktionieren unseres Unternehmens beitragen kann. Es ist sehr lohnend, die Prozesse zu finden, die verbessert werden können, und es motiviert mich jeden Tag. Selbst kleinste Anpassungen unserer Prozesse können große Auswirkungen auf unseren Betrieb haben. Daher sollten wir jede Gelegenheit nutzen, um unsere Leistung zu verbessern.
Welchen Rat würden Sie jemandem geben, der sich für den Bereich Prozessoptimierung interessiert?
Obwohl die Abbildung von Prozessen in einem Unternehmen wie ein riesiges Unterfangen erscheinen mag, insbesondere in einem großen Unternehmen, sollten Sie immer bedenken, dass es sich um Versuch und Irrtum handelt. Das Wichtigste ist, ein starkes Fundament für die Organisation zu schaffen Haupt Prozesse und gehen Sie von dort aus Schritt für Schritt vor. Sie machen vielleicht nicht gleich beim ersten Mal alles richtig, aber wie das Motto der Prozessoptimierung lautet: „Es gibt immer Verbesserungspotenzial!“
Wie denkst du über deine bisherige Reise bei Alumio?
Ich denke, meine Reise bei Alumio war sehr interessant, und ich schätze es sehr, dass ich mich mit verschiedenen Abteilungen und Verantwortlichkeiten vertraut machen konnte. Ich denke, kleinere Unternehmen wie unseres haben den großen Vorteil, dass die Mitarbeiter mit dem Unternehmen wachsen und die perfekte Rolle für sie finden können. Ich schätze die Flexibilität von Alumio sehr, wenn es um berufliche Rollen geht, und ich fühle mich sehr glücklich, dass ich die Freiheit und das Vertrauen hatte, in meine ideale Rolle hineinwachsen zu können und gemeinsam mit meinen Kollegen den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu erzielen.
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