Intervju med Judith Boers om processoptimering på Alumio

Vad var ditt första jobb?

Mitt första jobb någonsin var bakom ett kassaregister och i provrummen i Primark, vilket jag gillade ganska mycket. Jag antar att du kan säga att det är ganska annorlunda än vad jag gör just nu, men jag tror att det är viktigt att ha ett jobb när du är student eftersom det förbereder dig för din framtid på flera sätt, och det är alltid trevligt att tjäna lite pengar på sidan!

Vad gör du på Alumio?

Tja, jag är nu processoptimeringsassistent, men jag var först verkställande assistent. Att vara Executive Assistant hjälpte mig att få ett mycket bra grepp om företaget och alla interna processer som löper genom det, eftersom jag var närvarande vid många möten och fick en förstahandsinblick i avgörande affärsverksamhet. När jag väl fick lära känna och förstå Alumio blev jag intresserad av processoptimering eftersom jag trodde att jag kunde bidra med min kunskap för att förbättra företagets interna funktion... Och resten är historia!

Vilka är dina huvudsakliga arbetsuppgifter?

Som min nuvarande titel antyder är mitt huvudmål att optimera processer, både organisatoriska och avdelningsomfattande. Även om detta kan verka trivialt för vissa, är det viktigt att se till att din verksamhet fungerar korrekt för att säkerställa företagets övergripande framgång. Om det finns en koppling mellan avdelningar eller till och med inom en avdelning själv, är chansen stor att verksamheten inte tillför något värde och är den främsta orsaken till bortkastad tid och resurser. Med andra ord är jag ”effektivitetspolisen” och strävar efter att identifiera och förbättra alla dessa ineffektiva eller slösaktiga interna processer.

Vad är en ineffektiv process?

En ineffektiv process kan anta många olika former, men det är i grunden ett arbetsflöde fyllt med onödiga åtgärder som slösar bort medarbetarnas tid och därmed företagets resurser. Mitt mål är att identifiera dessa mönster och omvandla dem till effektiva, välfungerande arbetsflöden som har en positiv inverkan i hela organisationen.

Hur optimerar du en ineffektiv process?

Tja, jag måste först identifiera vilken process eller processer som behöver förbättras. Detta gör jag genom att samla in data genom olika metoder, såsom beteendeanalys, medarbetarundersökningar, intervjuer, processkartläggning och övergripande observation av metoder för att hitta mönster och potentiella flaskhalsar. Som sådan innebär en bra del av mina dagliga aktiviteter att dokumentera all min forskning för att presentera den för relevanta parter.

När jag har identifierat förbättringsområden analyserar jag dem noggrant och utvecklar en strömlinjeformad process som inte har några av de tidigare luckor, redundanser eller tidskrävande uppgifter som hindrade effektiviteten. Efteråt diskuterar jag mina resultat med avdelningschefer och implementerar dem och ser till att hålla ett öga på dem för att säkerställa att de fortsätter att fungera smidigt.

Jag tycker att det är viktigt att inse att uppgiften att optimera processer inte är en engångs sak utan en kontinuerlig ansträngning, och när organisationen utvecklas är det viktigt att fortsätta spåra och förbättra processer sedan effektiv Processer kan bli ineffektiv med tiden.

Dessutom, även om vissa processer kan fungera bra på egen hand, kanske de inte fungerar korrekt i den större bilden, så det är alltid användbart att överväga kedjan av åtgärder de är kopplade till och de effekter som förändring av en process kommer att ha i större skala, dvs. på andra avdelningar.

Vilka processer har du optimerat hittills inom företaget?

När jag tog på mig rollen som Process Optimization Associate var jag främst intresserad av försäljningsprocesser och att se hur jag kunde förbättra dem. Som det händer i många avdelningar har varje individ sitt eget sätt att göra saker och uppnå framgång. Detta är kopplat till det faktum att olika Account Executives tillgodoser olika regioner och marknader, så deras strategier och metodik kommer sannolikt att anpassas till deras egen leadbas. Varje säljare följde dock mycket olika steg i olika stadier av försäljningsprocessen, och detta stod ut som ett potentiellt ineffektivt sätt att arbeta.

Med tanke på detta kom jag fram till en tydligare struktur som kunde modifieras något efter varje säljares gottfinnande men som skulle förbli effektiv till sin kärna och skulle förena vår försäljningsstrategi över hela avdelningen. Oavsett om du har ditt eget sätt att göra saker, är processautomation alltid nyckeln till att arbeta mer effektivt!

Vilka andra processer tycker du behöver optimeras?

Som det är fallet med alla företag tror jag att det fortfarande finns mycket arbete att göra när det gäller processoptimering. Som tidigare nämnts utvecklas processer hand i hand med ett företag och måste regelbundet anpassas för att passa organisationens mognadsnivå och komplexitet. När ett företag växer bildas fler processer, vilket automatiskt ökar risken för att ha överflödiga och föråldrade.

Som ett litet företag är det relativt enkelt att ha en tydlig överblick över våra processer och dokumentera dem. Men om vi fortsätter att växa i den takt vi har ökat under de senaste åren, finns det många framväxande processer i horisonten som måste strömlinjeformas och många befintliga som måste uppdateras. Övergången från en nystart till en uppskalning är mycket spännande, men vi måste hålla våra processer i schack om vi vill fortsätta fungera smidigt. Huvudfokus nu är att förbereda sig för vad framtiden innebär och att se till att vi inte står i vägen för vår egen tillväxt.

Vad är den mest givande aspekten av ditt jobb?

Jag tror att den mest givande aspekten av mitt jobb är att veta att jag kan göra skillnad och bidra till att vårt företag fungerar optimalt. Att hitta de processer som kan förbättras är mycket givande, och det håller mig motiverad varje dag. Även de minsta justeringarna i våra processer kan ha stor inverkan på vår verksamhet, så vi bör ta varje chans vi får för att förbättra vår prestanda.

Vilka råd skulle du ge till någon som är intresserad av processoptimeringsfältet?

Även om kartläggning av processer i ett företag kan verka som ett stort åtagande, särskilt i ett stort företag, bör du alltid komma ihåg att det är en fråga om försök och fel. Det viktiga är att skapa en stark grund för organisationens huvud processer och ta det steg för steg därifrån. Du kanske inte får allt rätt första gången, men som mottot för processoptimering säger, ”Det finns alltid utrymme för förbättringar!”

Hur tycker du om din resa på Alumio hittills?

Jag tycker att min resa på Alumio har varit väldigt intressant, och jag uppskattar verkligen att kunna bekanta mig med olika avdelningar och ansvarsområden. Jag tror att mindre företag som vårt har denna stora fördel att anställda kan växa med företaget och upptäcka den perfekta rollen för dem. Jag gillar verkligen Alumios flexibilitet när det gäller arbetsroller, och jag känner mig väldigt lycklig över att ha fått friheten och förtroendet att kunna växa till min ideala roll och tillföra maximalt värde till företaget tillsammans med mina kollegor.

‍